В период пандемии брендинговое агентство столкнулось с кадровыми изменениями. Большая часть сотрудников перешла на удаленный режим работы, а кто-то и вовсе ушел на фриланс. Из-за этого оставшимся сотрудникам стало сложно вручную оформлять документы и проводить выплаты по исполнителям. В статье расскажем, как Консоль.Про помогла компании избавиться от бумажной рутины и снизить нагрузку на штатных работников.
О клиенте
Coruna Branding — интеллектуальное брендинговое агентство, которое уже более 30 лет занимается разработкой брендов для российских и международных компаний. Агентство помогает клиентам найти уникальность своего бренда, выстроить стратегию его продвижения и создать на рынке визуальный образ продукта или услуги. Среди исполнителей компании копирайтеры, дизайнеры, маркетологи в статусе самозанятых и ИП по всей стране.
Проблема. Долгий документооборот вне офиса
Головной офис компании находится в Санкт-Петербурге, и до пандемии все сотрудничество с исполнителями менеджеры вели очно. Исполнитель приезжал в офис, подписывал соглашение о конфиденциальности, договор о сотрудничестве, а по окончании оказания услуг — акт. Ручной документооборот не отнимал много времени и сил. Сотрудников в компании было достаточно, а количество исполнителей в статусе самозанятых и ИП к тому времени было несколько человек.
После 2021 года кадровая ситуация в Coruna Branding изменилась. Количество штатных сотрудников сократилось, а исполнителей в статусе самозанятых и ИП возросло. Это сильно повлияло на рабочую нагрузку сотрудников. Менеджерам приходилось отправлять каждому фрилансеру комплект документов по почте и отслеживать возврат оригиналов в офис. Сложность еще была в том, что исполнители разбросаны по всей стране и не все вовремя направляли подписанные договора, акты и чеки. Готовые документы компания могла ждать от исполнителей неделями.
Руководство Coruna Branding пыталось собственными силами уменьшить нагрузку на менеджеров. У сотрудников были ассистенты по ведению документации, компания перевела документооборот в CRM систему, но это не сильно повлияло на результат.
К концу 2023 года с агентством сотрудничало больше 20 внештатников, и ситуация с документооборотом стала критической. Были случаи, когда исполнители получали вознаграждение, но не подписывали акт, или могли забыть прислать чеки. Недостающие документы менеджеры обнаруживали только через несколько дней. Для компании это было риском. В случае налоговой проверки, отношения с исполнителями могли признать трудовыми. И тогда агентству пришлось бы выплатить НДФЛ и страховые взносы за весь период сотрудничества.
Coruna Branding получила от Консоль.Про предложение автоматизировать весь документооборот с исполнителями через платформу. Компания внимательно ознакомилась с условиями сотрудничества и в начале 2024 года приняла решения воспользоваться услугами платформы.
Решение. Ускорить документооборот и выплаты через Консоль.Про
С момента сотрудничества компании с исполнителями через платформу прошло меньше года, но Coruna Branding уже видит результаты. Благодаря Консоль.Про агентство смогло избавить менеджеров от бесконечных сборов и проверок документов, и при этом гарантировано получать их от исполнителей. Теперь все договоры, акты, соглашения хранятся на платформе и доступны в любой момент. У компании есть возможность выгружать чеки и акты в 1С. Это большой плюс для бухгалтерии, контролирующей расходы.
Также сотрудникам агентства больше не нужно вручную оформлять платежные поручения и проводить выплаты. С помощью Консоль.Про компания оплачивает услуги специалистов всего за пару минут.
Что для этого сделали
Перевели документы на платформу
До сотрудничества с Консоль.Про компания частично автоматизировала документооборот своими силами. Сотрудники айти отдела включили шаблоны документов в электронную систему компании. Документы находились в одном месте, но менеджерам все равно приходилось делать ручную работу. Например, вносить в договоры паспортные данные исполнителей, скачивать документы на компьютер и отправлять их на подпись по электронной почте.
Теперь на платформе хранятся все документы на исполнителей. Среди них: акты, соглашения, договоры о сотрудничестве для самозанятых, ИП и приложения к ним с перечнем работ. Сотрудникам больше не нужно вручную заполнять документы и направлять по почте, а исполнителям распечатывать и присылать сканы.
Все данные для составления и подписания документов автоматически вносятся в систему при регистрации исполнителей на платформе. Чтобы подписать документ, исполнитель вводит 4 цифры из СМС. Это простая электронная подпись в виде кода. Она равнозначна собственноручной. Благодаря переходу на электронный документооборот на платформе собираемость документов стала 100%
Наладили выплаты и сбор чеков
Изначально компания не рассматривала платформу для оплаты услуг исполнителей. Первое время агентство продолжало это делать через свой расчетный счет. Сотрудники тратили чуть ли не целый рабочий день, чтобы проверить банковские реквизиты исполнителей и оформить на них платежные поручения.
Через несколько месяцев компания решила провести платеж по исполнителям через Консоль.Про с помощью номинального счета. Теперь агентство оплачивает услуги исполнителей за пару минут.
Менеджерам достаточно оформить акт об оказании услуг. Как только исполнитель его подпишет, платформа тут же переведет ему вознаграждение со счета. После оплаты услуг Консоль.Про автоматически формирует чек, который можно скачать прямо из платформы.
Нам понравилось, что на платформе также есть возможность оплачивать услуги исполнителей через аванс. Мы не так часто это делаем, но периодически у нас появляется такая потребность.
Снизили нагрузку на сотрудников
Консоль.Про помогла агентству снизить нагрузку на менеджеров. Раньше сотрудники тратили несколько дней, чтобы подготовить шаблоны договоров, актов, соглашений. Затем в течение нескольких недель ждали от специалистов подписанных документов и чеков.
Теперь все документы подписываются электронно, а выплаты происходят автоматически. Чтобы контролировать наличие и готовность всех документов на платформе, достаточно одного сотрудника.
Благодаря Консоль.Про мы смогли снять с менеджеров все задачи, связанные с оформлением и контролем документации по исполнителям. На них осталось только формирование заявки на оплату внутри агентства. Это занимает меньше пяти минут. Наличие и готовность всех закрывающих документов на платформе теперь у нас контролирует один человек — финансовый менеджер.
Результаты
100% документов | 1 человек | 5 минут |
|---|---|---|
получает компания через платформу | контролирует документы по исполнителям | уходит на оплату услуг внештатников |
Популярное по теме за месяц
Штрафы для самозанятых: за что ФНС накажет плательщика НПД
Writer’s Way: за день собирают все документы и проводят выплаты исполнителям
Закупочный акт: как заполнить форму ОП-5
