Весь документооборот и выплаты по исполнителям А1 TEAM проводили вручную. У сотрудников компании могло уходить больше недели, чтобы подписать договоры, акты и собрать чеки. Однако даже после долгих сборов документов приходилось постоянно проверять корректность заполнения. В статье расскажем, как Консоль.Про помогла компании без ручных проверок собирать все подписанные документы в одном месте, а выплаты проводить в один клик.
О клиенте
А1 TEAM —- маркетинговое агентство. Компания с 2015 года планирует и организовывает внутрикорпоративные мероприятия. Также агентство занимается продвижением и стимулированием спроса на товары, услуги бизнеса из разных сфер: от крупнейших сетей продуктовых магазинов до интернет-сервисов.
Проблема. Долгий сбор документов и постоянная проверка их содержимого
Головной офис агентства находится в Москве, а исполнители оказывают услуги из разных городов России. Также с компанией сотрудничают несколько самозанятых из Беларусь и Украины.
Из-за территориальной разбросанности исполнителей компания подписывала документы разными способами: через курьеров, электронную почту, или направляла оригиналы по почте России. На сбор могло уходить больше недели. Это увеличивало нагрузку на сотрудников, задерживало рабочие процессы и мешало корректно вести отчетность.
Чтобы реализовать запросы клиента, мы привлекаем под конкретный проект промоутеров, фотографов, дизайнеров, супервайзеров, копирайтеров, промоперсонал. В месяц у нас может быть более 50 проектов по всей стране, по которым мы сотрудничаем с сотнями исполнителей из разных городов России и из-за рубежа.
Прежде чем начать с ними сотрудничество, мы запрашивали сканы паспортов и справки о самозанятости. Затем по каждому исполнителю вручную составляли договор о сотрудничестве, соглашение о конфиденциальности, акт, и отправляли их на подпись по электронной почте.
После этого приходилось ждать по несколько дней, пока исполнители ознакомятся с документами, и смогут их выслать подписанными в бумажном виде. А когда они присылали, была большая вероятность не получить какой-то документ и повторно запрашивать.
Если все документы не были подписаны — мы не могли провести выплаты. Также в случае проверки госорганов мы понимали, что не сможем быстро найти нужный документ.
На сборе готовых актов и договоров работа сотрудников агентства не заканчивалась. Приходилось тратить время, чтобы перечитать их. Подрядчики могли внести в документы свои корректировки, не до конца заполнить или допустить ошибку.
Часто мы получали подписанные договоры и соглашения о конфиденциальности не в том виде, в котором отправляли. Как бы мы ни шифровали документы, исполнители могли скопировать все содержимое, перенести на новый вордовский лист и скорректировать их. Например, убрать какой-либо пункт в договоре, дополнить соглашение новыми условиями сотрудничества.
Еще были случаи, когда самозанятые неправильно заполняли документы. К примеру, с ошибкой вносили реквизиты счета, могли забыть внести данные по прописке.
Приходилось повторно отправлять шаблоны документов на подпись. На фоне таких случаев возникали конфликты. Исполнители не понимали, почему мы возвращали документы. Они считали, что с их стороны все условия выполнены, а компания попросту не хочет выплачивать вознаграждение.
Мы объясняли, что им нужно правильно заполнить и подписать именно первоначальные шаблоны документов, так как скорректированные могут не пройти проверку налоговой. Это грозило штрафами как для компании, так и для самозанятых.
Выплаты вознаграждений бухгалтерия проводила каждому исполнителю лично через расчетный счет. Прежде чем проводить оплату, бухгалтеры проверяли наличие подписанных актов. Как только исполнители получали вознаграждение, они могли забыть о чеках и не отвечать на письма по несколько дней.
В компании был случай, когда самозанятый получил вознаграждение и пропал. Мы никак не могли до него достучаться, чтобы получить чек. Писали, звонили, но ничего не происходило. Не понимали, почему исполнитель так поступил. Ведь в случае проверки налоговой, за отсутствие чека штраф могут получить как компания, так и исполнитель. В итоге чек от специалиста мы смогли получить только через суд.
Решение. Наладить документооборот и выплаты через Консоль.Про
С помощью Консоль.Про компания смогла избавить сотрудников от бесконечного сбора документов и их проверок. Договоры, акты и соглашения на исполнителей теперь загружены на платформу. Их можно подписать дистанционно.
Выплаты самозанятым бухгалтерия может проводить в один клик. Консоль.Про самостоятельно формирует чек и проверяет статус самозанятого перед оплатой.
Что для этого сделали
Загрузили документы на платформу
Компания решила отказаться от старых шаблонов документов и использовать образцы договоров и актов из платформы. Юристы А1 TEAM совместно с коллегами Консоль.Про скорректировали шаблоны документов из платформы под запросы компании и условия сотрудничества с исполнителями.
Готовые документы хранятся на платформе. Сотрудники больше не переживают, что какие-то сведения исполнители могут поменять. Все данные в договорах и актах на платформе защищены, их невозможно скопировать и изменить.
Сейчас на платформе мы пользуемся справочником услуг с готовыми формулировками. Раньше все наименования услуг нам приходилось вручную вносить в шаблоны договоров.
Оформили электронные подписи
Исполнители и А1 TEAM теперь могут подписывать документы из любой точки мира с помощью простой электронной подписи (ПЭП). Чтобы ее получить, не нужно никуда ходить. Она оформляется автоматически на платформе. При каждом подписании документа самозанятый и компания получают по СМС уникальный код, который им нужно ввести на самой платформе.
Автоматизировали выплаты и сбор чеков
Бухгалтерам больше не нужно распечатывать акты, ждать, пока исполнители их подпишут, и вручную проводить все выплаты. Теперь А1 TEAM оплачивает услуги самозанятых через номинальный счет в один клик. Для этого исполнителю достаточно подписать акт на самой платформе с помощью ПЭП, и платформа сразу же переведет ему вознаграждение. А если специалист потерял статус самозанятого, оплата не пройдет.
За чеки сотрудники компании теперь тоже не переживают. Консоль. Про автоматически формирует их после оплаты и сохраняет на платформе. Его могут скачать в любой момент как компания, так и исполнители.
Раньше, когда мы проводили выплаты, наши исполнители заваливали нас вопросами о том, когда придет оплата и как им определить, что сумма пришла от компании. С Консоль.Про у самозанятых больше нет никаких вопросов. В личном кабинете каждый исполнитель видит, что акт подписан, и значит оплата придет в течение установленного срока.
Результаты
100% | В один клик | Без рисков |
|---|---|---|
закрывающих документов получает компания | проводятся выплаты и собираются чеки | компания оформляет и ведет сотрудничество с исполнителями |
Популярное по теме за месяц
Самозанятые в декрете: какие выплаты положены и как их получить
Как оформить самозанятого в 1С: Бухгалтерия 8.3: подробная инструкция
Считается ли самозанятость трудоустройством
