Электронный документооборот

Электронный документооборот — процесс, при котором с клиентами, контрагентами и госорганами документы заключаются в электронной форме. Электронный документооборот между организациями тоже возможен.
Электронный документ — обычный документ в PDF или Word, его можно открыть в любом редакторе. Электронные документы имеют точно такую же юридическую силу, как бумажные документы, но подписываются не собственноручно, а с помощью электронной подписи (ЭП). ЭП — это код или ключ, который показывает, что документ подписан именно вами.
Вот как работает сервис ЭДО простыми словами:

1. У вас в компании есть курьер, который развозит документы контрагентам. Он — внештатный исполнитель и имеет статус самозанятого. Чтобы начать с ним сотрудничать, нужно подписать договор оказания услуг. Вы составляете договор с данными исполнителя и всеми нужными условиями.
2. С помощью электронной подписи подписываете его и отправляете исполнителю.
3. Исполнитель получает документ и ставит на нём свою электронную подпись — ничего не нужно печатать и потом сканировать.
4. Договор заключён и теперь есть у обеих сторон — и у вас, и у исполнителя. После этого в договор уже нельзя внести никакие исправления.

Документы можно подписывать на бумаге и в электронной форме. Но если исполнителей становится больше 1000, отправлять им всем документы почтой сложно. Здесь поможет электронный документооборот: с ним документы легко собирать и подписывать, он экономит время кадровых сотрудников и расходы компании.
Основное преимущество ЭДО — не нужно тратить время на обмен документами и их заполнение. Все документы будут храниться в одном месте и не потеряются, а работать с ними проще.

Сервис электронного документооборота позволяет в электронной форме подписать любой документ, если в законодательстве РФ нет на это прямого запрета. Сейчас ведение электронного документооборота позволяет подписывать кадровые документы, больничные листы и счета-фактуры. Раньше эти документы можно было передавать только в бумажном виде.

Нет, ни компании, ни самозанятому не нужно самим оформлять электронную подпись. Для работы в Консоль. Про используется ПЭП — простая электронная подпись. Для подписания документов достаточно ввести код из смс. Квалифицированная электронная подпись не нужна.

Оператор данных — посредник, аккредитованный ФНС, который вместо вас проверяет все документы, подписи, сообщает дату и время отправки документов и информирует об ошибках или сбоях. Оператор помогает сделать документооборот по ЭДО более безопасным.
Консоль.Про — тоже официальный оператор данных, с её помощью можно подключать новых исполнителей, оформлять и подписывать документы, вести электронный документооборот с контрагентами.
Консоль.Про отвечает за сохранность данных — ответственность за хранение всех документов несёт платформа, а не вы.