DKRS: в 15 раз ускорили электронный документооборот с исполнителями

Все документы с самозанятыми оформляли на бумаге. Из-за этого нагрузка на кадры и бухгалтерию была колоссальной

21 октября 2023 3 мин 907 Написать комментарий

Все документы с самозанятыми оформляли на бумаге. Чтобы подписать акт или дополнительное соглашение, исполнителям приходилось ехать в офис. Из-за этого нагрузка на кадры и бухгалтерию компании была колоссальной.

О компании

DKRS больше 10 лет занимается подбором исполнителей для крупных клиентов на разные виды услуг — от погрузочно-разгрузочных и логистических до кассовых и клининговых. Сейчас у компании более 30 клиентов, среди которых «Яндекс», «Самокат», OZON, «Детский мир», Familia, и около 20 тысяч самозанятых исполнителей.

DKRS выросла из небольшой локальной компании в международный бизнес — исполнителей соединяют с заказчиками в 200 городах России, 80 городах Казахстана и по всей Белоруссии. В день специалисты DKRS обрабатывают более 10 тысяч заявок и выводят на объекты клиентов в среднем 3 000 исполнителей.

Основная ценность сотрудничества с DKRS для бизнеса в том, что ответственность за все убытки несут не исполнители, а компания. Также DKRS в режиме 24/7 реагирует на запросы заказчиков: может найти исполнителей под срочную задачу и помочь разрешить спорные ситуации.

Проблема. Сложный бумажный документооборот с самозанятыми

До создания статуса самозанятого в DKRS всех исполнителей оформляли вручную по договорам ГПХ. Это занимало много времени и сил — нужно было подписывать договоры, дополнительные соглашения, закрывающие акты. Когда услуги оказывают 100 человек, это вполне возможно, но когда исполнителей стало больше трех тысяч, нагрузка на кадры стала практически неподъемной.

В 2020 году в законодательстве появился новый налоговый режим — самозанятость, и DKRS решила перейти на сотрудничество по нему и одновременно оптимизировать документооборот, ведь заявки от новых исполнителей приходили ежедневно.

Решение. Полностью автоматизировали сотрудничество с самозанятыми через Консоль.Про

Сначала DKRS перевела на Консоль.Про только часть исполнителей, но постепенно наращивала объемы сотрудничества — по мере развития платформы и доработок со стороны Консоль.Про по просьбам компании.

Что для этого сделали

Организовали привлечение и техническую поддержку самозанятых

Исполнителей DKRS иногда привлекает самостоятельно, но если объемы большие, например, 300–500 человек, компания использует услуги Консоль.Про. Мы подробно описывали их в блоге в материале о нашей поддержке.

Процесс привлечения исполнителей через Консоль.Про выглядит следующим образом. Специалисты платформы получают от DKRS списки потенциальных исполнителей, которые сами позвонили или написали в компанию и рассказали о своем желании сотрудничать. Им Консоль.Про направляет специальные ссылки для регистрации на платформе, а если что-то непонятно, сама проводит процесс онбординга и помогает пройти все шаги.

Если исполнителю неудобно общаться по телефону, оператор Консоль.Про направляет его в чат поддержки — там тоже могут помочь. Так DKRS снимает нагрузку на своих сотрудников по техническому привлечению самозанятых, и исполнители быстро подключаются к платформе и вовремя получают оплату.

Кроме онбординга и привлечения исполнителей DKRS с помощью Консоль.Про смогла наладить следующие процессы.

Ускорили в 10 раз процесс оформления самозанятых

Раньше DKRS требовалось не менее 30 минут, чтобы оформить документы на бумаге с самозанятым: договоры, дополнительные соглашения. Чтобы подписать каждый дополнительный документ, например, закрывающий акт, исполнителю приходилось приезжать в офис.

После перехода на Консоль.Про процесс оформления занимает около 3 минут. Компания подгружает необходимые документы на платформу и отправляет исполнителю, он знакомится с ними и подписывает удаленно электронной подписью.

Оптимизировали выплаты по проектам

Заказчики DKRS по всем проектам ведут табели учета времени исполнителей, в котором сами проставляют ФИО, часы работы и другие необходимые данные. DKRS, получив эти табели, формирует реестры на выплаты и подгружает на платформу Консоль.Про.

Руками вбивать информацию по каждому исполнителю не нужно — платформа обрабатывает реестры и организовывает автоматический процесс выплат. Кроме того, на платформе можно подписать акт и закрыть выплату по проекту, что важно в том числе для отправки отчетности в налоговую со стороны DKRS.

Услуги исполнителей DKRS оплачивает ежедневно, поэтому автоматизация — лучшее решение для экономии времени и корректного процесса выплат.

Внедрили несколько сценариев для разных видов услуг

DKRS привлекает исполнителей, оказывающих разные услуги, например, погрузка-разгрузка, упаковка, маркировка, курьерские услуги. Для каждого вида на платформе созданы специальные сценарии, чтобы сотрудникам DKRS не приходилось каждый раз вводить одинаковые параметры для оплат и направления отчетных документов.

Результаты

В 10 раз ускорили процесс оформления	Автоматизировали выплаты	Снизили нагрузку на сотрудников
На оформление самозанятого уходит в среднем 3 минуты, а не 30, как раньше.	Компании нужно только загрузить реестр на платформу.	Около 50% исполнителей привлекает команда Консоль.Про.