Как избавиться от необходимости собирать закрывающие документы вручную

Кейс клиента

Автор и редактор журнала Консоль

21 июня 2021 1 мин 786 Написать комментарий

Компания в кейсе — одна из ведущих консалтинговых компаний, которая занимается аутсорсингом и HR-услугами. Через нее бизнес может обеспечить подбор персонала, работу административных, маркетинговых, кадровых функций и даже работу ресепшена и отдела кадров. Каждый месяц компания работает с 400-500 исполнителей.

Проблема: много ручной работы и отсутствие закрывающих документов

Особенность компании — широкий спектр услуг и исполнители в разных статусах: и самозанятые, и физлица, работающие по договору ГПХ. При работе с самозанятым нужно проверять, стоит ли он на учете в налоговой, и запрашивать чек. От всех контрагентов нужны бумаги, подтверждающие сделку: договоры, допсоглашения, счета и акты.

Если отношения превращаются в трудовые, компания может получить штраф

Иногда в сотрудничестве бизнеса с самозанятым выстраиваются трудовые отношения. Чтобы обезопасить компанию от штрафов, нужно грамотно выстроить гражданско-правовые отношения.

Оригиналы всех бумаг нужно отправлять компании

Для начала работы с самозанятым требовались подписанные договор и приложение к договору. После каждой задачи нужен был подписанный акт: он доказывает, что исполнитель выполнил задачу, а заказчик ее принял. Документы отправлялись по почте: это занимало время, а некоторые фрилансеры и вовсе не торопились с их отправкой.

При получении вознаграждения самозанятый мог не прислать чек или прислать его с ошибкой

Чек — полноценный документ. Он подтверждает расходы и освобождает компанию от обязанностей налогового агента и перечисления страховых взносов. Самозанятые могли по невнимательности прислать чек на неправильную сумму или ошибиться в ИНН. Все это нужно перепроверять.

Решение: внедрить электронный документооборот

Мы предложили внедрить в бизнес Консоль.Про. Сервис забрал на себя весь цикл работы с исполнителями: от грамотного оформления отношений до автоматического закрытия чеков. Все это в едином пространстве: платформа подстраивается под работу и с самозанятыми, и исполнителями по ГПХ.

Результат: процессы автоматизированы, собирать бумаги не нужно — каждый занимается своей работой

Внедрен электронный документооборот (ЭДО). Консоль.Про регистрирует физическое лицо в качестве самозанятого, подписывает акты, проверяет налоговый статус исполнителя, регистрирует его доходы в налоговой, автоматически выбивает чеки и оплачивает налог. Процент собираемости закрывающих документов увеличился с 50% до 100%.
Бухгалтеры не загружены сверхурочной работой. Бухгалтеры больше не проверяют вручную статусы самозанятых, их чеки и акты. Сервис делает все автоматически: это снижает риски человеческой ошибки и вопросов от ФНС. Скорость подписания договора сократилась с трех дней до 20 минут.
Консоль.Про взаимодействует с исполнителями. Сервис разбирается со всеми нюансами оформления и помогает зарегистрироваться в ФНС. Комании не нужно тратить на это время персонала.
Стало дешевле, чем раньше. Благодаря ЭДО компания стала экономить на бумаге и доставке документов.