«Грузчик Онлайн» предоставляет услуги линейного персонала для логистических компаний и производственных предприятий. Раньше для выполнения задач клиентов компания привлекала физлиц без статуса, со временем решили сотрудничать и с самозанятыми. Специалисты «Грузчик Онлайн» тратили целый день, чтобы собрать с исполнителей сканы документов, проверить корректность заполнения, внести данные в СРМ, вручную оформить платежные поручения по каждому и провести выплаты.
В статье читайте, как Консоль помогла компании избавиться от ручного документооборота и оплачивать услуги исполнителей за 10 минут.
О клиенте
«Грузчик Онлайн» — бренд холдинга «РНГ». На рынок аутсорсинга линейного персонала компания вышла в 2019 году. Клиенты компании — крупные и малые логистические компании со своими складами, а также производственные предприятия. Чтобы обеспечить клиентам бесперебойную работу, рекрутеры находят исполнителей, проводят онбординг и в течение 24 часов привлекают их к оказанию услуг. Ежедневно с «Грузчик Онлайн» сотрудничают комплектовщики, фасовщики, маркировщики, грузчики, подсобники и разнорабочие из России, стран СНГ, ближнего и дальнего зарубежья.
Проблема. Долгий сбор документов и сложности с выплатами
До подключения к Консоли все документы и выплаты сотрудники «Грузчик Онлайн» вели вручную. Процесс был долгим и неудобным. Логисты направляли самозанятым по электронной почте шаблоны договоров и актов. Исполнители распечатывали их, подписывали и отправляли сканы в ответном письме. Самозанятые старались быстро направлять документы, но часто присылали их в плохом качестве, могли забыть подписать или некорректно заполнить.
Каждый скан договора и акта приходилось перепроверять вручную, повторно списываться с исполнителями, просить исправить ошибки и прислать документы в хорошем качестве. Учитывая, что ежедневно компания привлекает к сотрудничеству в среднем от 10 до 20 новых исполнителей со статусом самозанятых, на сбор договоров, актов и чеков по ним у сотрудников могло уходить по несколько часов.
Особенно много времени уходило на сбор чеков. Кто-то из исполнителей забывал их сделать, прислать, а кто-то не хотел. Приходилось переписываться и объяснять исполнителям важность документа с точки зрения законодательства.
В первые месяцы деятельности мы сотрудничали с крупной логистической компанией, куда направили порядка 10 самозанятых, и столкнулись с проверкой ФНС. За несколько часов нам пришлось среди сотен писем найти, распечатать и систематизировать договоры, акты, чеки, платежные документы и справки по исполнителям из этого объекта. Проверку мы прошли, но тогда я понял, что вторую такую же проверку, с бумажной волокитой проходить не хотелось бы.
Исполнители получают выплаты ежедневно. Перед каждой оплатой бухгалтеры запрашивали реквизиты банковских счетов исполнителей. Эти данные вручную вносили в платежные поручения. На каждого самозанятого специалисты тратили 5—7 минут.
Самое сложное было — успеть оформить платеж до конца рабочего дня банка. Если немного задержаться, банк приостанавливал платеж до следующего дня. А если опоздать с выплатами в пятницу, приходилось ждать новой рабочей недели. Это не нравилось исполнителям: они хотели получать деньги за оказанные услуги день в день.
Чтобы освободить бухгалтеров от долгих ручных выплат и увеличить лояльность исполнителей, руководство компании стало искать платформы по сотрудничеству с самозанятыми. В 2023 году, по совету сотрудника, «Грузчик Онлайн» обратил внимание на Консоль. После встречи с представителями Консоли компания приняла решение перейти на платформу
Решение. Оформлять исполнителей и проводить выплаты через Консоль
После перехода на Консоль, в «Грузчик Онлайн» не тратят время на ручной сбор и проверку документов. Договоры, акты по исполнителям хранятся на платформе. А бухгалтеры не переживают, что не успеют оформить платежные поручения и провести выплаты.
Что для этого сделали
Проверили документы
В «Грузчик Онлайн» есть свой штат юристов, которые отвечают за разработку договоров и актов. И вместе с тем, специалисты компании решили воспользоваться помощью коллег из Консоли. Юристы платформы проверили шаблоны договоров и актов на предмет рисков переквалификации отношений с исполнителями и дали рекомендации по снижению рисков со стороны ФНС и ГИТ.
Внедрили ЭДО
Теперь специалистам компании не нужно оформлять вручную и отправлять по почте каждому исполнителю документы на подпись. Скорректированные договоры и акты специалисты Консоль загрузили на платформу.
Исполнителям тоже не нужно скачивать договоры и акты, распечатывать, подписывать, тратить время и деньги на отправку. Чтобы подписать любой документ, самозанятому достаточно открыть его в личном кабинете и ввести свой уникальный четырехзначный код. Это простая электронная подпись (ПЭП), которая имеет такую же юридическую силу как собственноручная.
Сейчас при оформлении исполнителей мы используем два шаблона договора. Один — основной, вне зависимости от квалификации специалиста. Другой — шаблон договора для квалифицированных специалистов, например, сварщиков. Так нам проще вести учет исполнителей и видеть, каких специалистов у нас достаточно, а каких не хватает, с учетом запросов клиентов.
Избавились от ошибок при заполнении документов
Компании больше не нужно проверять, все ли страницы подписаны в документах и есть ли в них ошибки. При регистрации на платформе самозанятый один раз вводит все свои данные, которые автоматически переносятся в договоры, акты и в реестры для выплат.
Если у исполнителя изменились документы или реквизиты счета, он может сам корректировать сведения в личном кабинете. Данные автоматически обновятся во всех процессах на платформе.
Автоматизировали выплаты
С Консолью бухгалтеры могут проводить выплаты исполнителям ежедневно и в любое время. Весь процесс занимает до 10 минут:
логисты компании создают реестры в формате Excel с информацией об оказанных каждым исполнителем услугах;
бухгалтер «Грузчик Онлайн» загружает реестр на платформу;
акты по исполнителям из реестра создаются автоматически и попадают на подпись в личные кабинеты исполнителей;
как только исполнитель подпишет документ с помощью ПЭП, платформа переведет ему оплату с номинального счета.
При этом специалисты не тратят время на проверку статусов исполнителей, реквизитов, и не беспокоятся, что оплата не пройдет. Все это контролирует Консоль.
Следим за иностранцами
В месяц с компанией сотрудничают несколько исполнителей из стран СНГ, ближнего и дальнего зарубежья. По каждому такому самозанятому компания должна отчитываться в МВД. Если этого не сделать, бизнесу грозит внушительный штраф.
Раньше специалисты «Грузчик Онлайн» вели списки, с кем они заключали и расторгали договоры ГПХ. По этим спискам вручную оформляли уведомление в МВД через портал «Госуслуги»
Консоль упростила для компании этот процесс. После регистрации иностранца на платформе по нему автоматически формируется уведомление. Готовые уведомления можно передать лично в отделение МВД, либо отправить через «Госуслуги».
С Консолью мы не переживаем, что можем забыть подать уведомления по иностранцам. После регистрации исполнителя на платформе он подсвечивается в списке приглашенных. Напротив ФИО тут же появляется отметка, с напоминанием отправить в МВД уведомление.
Мы также подключили на платформе функцию с автоматическим формированием уведомлений. Нам не нужно тратить время, чтобы вручную вводить все данные по иностранцам на «Госуслугах». Достаточно скопировать готовое уведомление из платформы, загрузить в приложение и нажать на кнопку «отправить».
Планы компании на будущее
С помощью Консоли «Грузчик Онлайн» смог решить свои основные задачи — наладить электронный документооборот и бесперебойные выплаты в срок. На этом руководство не собирается останавливаться.
В компании есть собственная CRM система, где фиксируются список исполнителей, клиентов, услуг и сроки их выполнения. В планах — совместно со специалистами Консоли настроить API и автоматически передавать на платформу эти данные. Так нагрузка на клиентов и бухгалтеров сократится еще в несколько раз.
Результаты
На платформе | За 10 минут | Автоматически |
|---|---|---|
подписывают и хранят все документы | вместо целого дня проходят выплаты исполнителям | на платформе формируются уведомления для МВД |
Популярное по теме за месяц
Договор подряда на строительные и ремонтные работы: как составить
Какие налоги ИП платят на УСН
Все о бюджетировании: виды, методы, подходы и пошаговый алгоритм
