Игорь Максименко — учредитель аутсорсинговой компании. «Транслон» находит и предоставляет клиентам внештатный персонал для оказания различных услуг. Когда в силу вступил закон об установлении специального налогового режима, компания решила взаимодействовать с самозанятыми. Игорь рассказал, с какими сложностями компания столкнулась, сотрудничая с исполнителями. Какие решения он принимал, чтобы не попасть под переквалификацию отношений.
Добрый день, меня зовут Игорь Максименко, я основатель «Транслон»
Наши клиенты — крупные логистические и торговые компании со своими складами или производствами, занимающиеся обработкой, хранением, перевозкой товаров для покупателей. Часто в таких компаниях бывают периоды простоя, или, наоборот, повышенного спроса на товары. В таких случаях мы помогаем клиентам избежать срывов производства или сбыта продукции.
«Транслон» собирает «под ключ» всех необходимых исполнителей: грузчиков, упаковщиков, комплектовщиков, разнорабочих.
Компания реализует свою деятельность с 2015 года. До установления специального налогового режима мы привлекали физлиц по договору ГПХ, подрядные организации, или ИП с небольшими бригадами рабочих. После 2020 года мы начали сотрудничать с исполнителями в статусе самозанятых.
Привлекая в компанию самозанятых,
мы столкнулись с «подводными камнями»
Не учли нюансы сотрудничества
Первое время мы пытались самостоятельно оформлять исполнителей. Общались с рабочими через мессенджеры, договаривались о встречах и направляли договоры.
Понятно, что когда исполнителей много и весь процесс построен вручную, есть вероятность допустить ошибку. Так и произошло. У нас был случай, когда мы не уследили и пригласили к сотрудничеству двоих бывших сотрудников. При этом с момента их увольнения прошло менее двух лет. По закону мы не имели права этого делать (ч. 2 ст. 6 закона ФЗ от 27 ноября 2018 года № 422).
Налоговая обратила на это внимание и запросила пояснения по ним. После проверки отношения с рабочими признали трудовыми. Решить проблему не вызвало никаких трудностей. Компания доплатила за исполнителей НДФЛ и страховые взносы. Такая ситуация научила нас внимательней относиться к условиям сотрудничества с самозанятыми.
Долго получали отчетные документы
Деятельность исполнителей проектная. Они приезжают на объект, выполняют свою работу, получают вознаграждение и прощаются с нами. Таких рабочих может быть несколько десятков по всей стране. Уследить за всеми сложно.
Наши специалисты по персоналу неделями подписывали с самозанятыми договоры и акты. Добиться же от них чеков было практически невозможно.
Без отчетных документов нельзя защитить права обеих сторон и в случае проверки налоговой подтвердить легальность сотрудничества. Мы это понимали, но у рабочих постоянно возникали сложности: «не смогли разобраться в приложении „Мой налог“», «нет возможности отправить документ», и 1000 других причин.
Компания быстро отказалась от такого формата взаимодействия и стала искать платформы, которые помогли бы оперативно и удобно оформлять документы.
С Консоль.Про мы в любой момент можем подтвердить законность отношений
В 2022 году мы нашли Консоль.Про. Сейчас все документы по нашим самозанятым быстро собираются и хранятся на платформе. Также Консоль.Про помогает компании контролировать статус исполнителей и условия сотрудничества.
Честно признаться, мы не сразу перешли на платформу, а параллельно искали и сравнивали с другими сервисами. Нашли три-четыре и протестировали их функционал на разных группах исполнителей. Все сервисы не подошли нам по разным причинам:
неудобный интерфейс. Сложно грузить и корректировать документы, или вовсе не было возможности использовать свои шаблоны договоров и актов;
неудобные приложения для пользования. Исполнители путались в навигации и по факту их не использовали;
нет квалифицированной службы поддержки. На некоторых платформах с нами общались сотрудники, которые не обладали ни знаниями, ни компетенциями по ведению бизнеса, документации с самозанятыми.
В итоге поняли, что никто из других платформ не давал таких безопасных и прозрачных условий сотрудничества с самозанятыми, как Консоль.Про. А интерфейс платформы настолько понятен и прост, что сразу понравился нашим исполнителям. Это и было решающим голосом при ее выборе.
Все сотрудничество контролируем через платформу
Консоль.Про тут же уведомляет нас, если исполнитель ранее был сотрудником компании. А если самозанятый потерял свой статус, платформа не позволит оплатить его услуги. Это дает гарантии безопасного сотрудничества как для компании, так и для исполнителей. Мы больше не переживаем за риски переквалификации отношений с самозанятыми. Исполнители смогут проверить свой актуальный статус и в случае потери восстановить его.
С помощью платформы мы не только контролируем все процессы, но и облегчаем жизнь нашим самозанятым. У нас были случаи, когда они забывали платить налоги. Из-за этого исполнители выплачивали большие штрафы. Чтобы избежать подобных случаев, на платформе мы подключили налоговую копилку. В конце каждого месяца Консоль.Про автоматически платит налоги за внештатников.
Все документы получаем в электронном виде
Теперь наши договоры, акты и чеки всегда под рукой в одном месте. Мы загрузили шаблоны на платформу и отправляем исполнителям на подпись автоматически. При необходимости под конкретного исполнителя мы можем скорректировать шаблон в любой момент.
Специалистам по персоналу больше не нужно вылавливать исполнителей на объектах и ждать неделями, пока те подпишут документы. Документы подписываются онлайн прямо на платформе. Это очень удобно, особенно для тех внештатников, чья деятельность не привязана к офису.
Популярное по теме за месяц
Как оформить самозанятого в 1С: Бухгалтерия 8.3: подробная инструкция
Считается ли самозанятость трудоустройством
Могут ли самозанятые нанимать работников
