В налоговом кодексе есть понятие «налоговый агент» — это лицо, которое удерживает налог и выплачивает его в бюджет. Обычно агентом становится компания: она платит налог за сотрудников или физических лиц, которые работают без самозанятости по договору ГПХ.

Самозанятый при работе с компаниями сам платит налог на профессиональный доход (НПД) — 6%. То есть налогообложение на режиме НПД работает по-другому, чем при сотрудничестве с физлицами. У самозанятых нет налоговых агентов, а у компаний нет обязательств по выплатам. Но если самозанятый утрачивает свой статус, организация автоматически начинает сотрудничать с ним как с физлицом по договору ГПХ, а не как с самозанятым.

Если ФНС заметит, что компания сотрудничает с физлицом и не платит за него налоги, она выпишет штраф:

Если компания не знала о том, что исполнитель больше не самозанятый, неуплату должны посчитать неумышленной. Но пока по таким делам мало практики, поэтому точно сказать нельзя.

Например, компания ООО «Восторг» заказала сайт у дизайнера-фрилансера. Компания не проверила самозанятого, заключила с ним договор и перевела 20 000 ₽ за услугу. Дизайнер пообещал отправить чек позже, а потом перестал отвечать на сообщения. У ООО «Восторг» не было закрывающего документа, но бухгалтер компании не обнаружила это вовремя. Зато обнаружила ФНС. Компании пришлось заплатить 8 600 ₽ налогов и страховых взносов и еще 3 440 ₽ штрафа. В итоге вместо 20 000 ₽ ООО «Восторг» потратили 32 040 ₽.

Если не провести проверку и перевести деньги обычному физлицу, компании придется дополнительно заплатить в качестве налога от 43 до 60,2% от переведенной суммы.

Самостоятельно. Сняться с учета можно в один клик в приложении «Мой налог». Заявление автоматически отправится в ФНС. Датой снятия с учета будет считаться тот день, когда пользователь нажал в приложении кнопку «Снять себя с учета».

По инициативе ФНС. Если налоговая выявила, что самозанятый не соответствует требованиям законодательства, постановку на учет аннулируют. Всего таких требований восемь, они перечислены в федеральном законе.

Например, самозанятый Иван работал как фрилансер. 05.05.2023 года выдал чек на 10 000 ₽. Из-за этой суммы им был превышен допустимый лимит дохода в 2,4 млн ₽ в год. В этот же день ФНС снимет Ивана с учета.

Исполнитель узнает об аннулировании статуса самозанятого из приложения «Мой налог». Организации могут узнать об этом, только если специально проверят самозанятого на сайте ФНС.

Проверка статуса исполнителя нужна перед тем, как компания начнет с ним сотрудничать, а также перед каждой оплатой. Если плательщик налога на профессиональный доход утратил статус самозанятого, с выплаченного вознаграждения вы должны будете уплатить НДФЛ и страховые взносы. Исключение — если бывший самозанятый получил статус индивидуального предпринимателя.

Проверить самозанятого гражданина можно на сайте налоговой службы или запросить у него справку. Эти способы подходят, если вы сотрудничаете с небольшим количеством самозанятых, поскольку требуют времени бухгалтера или других сотрудников. Когда самозанятых становится больше 10, проверять каждого вручную становится слишком дорого.

Рассмотрим каждый из способов подробнее.

Самый простой способ — проверить самозанятого по ИНН на сайте налоговой:

В режиме онлайн сервис проверит и сообщит, является ли налогоплательщик самозанятым. Это бесплатно.

Статус исполнителя можно проверить, запросив у него справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД. Такая справка не выдается лицу при регистрации, но самозанятый может сформировать ее самостоятельно в приложении «Мой налог» в любое время.
Справка имеет форму КНД 1 122 035, представлена в электронном виде и содержит ЭЦП налогового органа. Она приравнивается к официальному документу от ИФНС вне зависимости от того, в электронном или распечатанном виде она передана заказчику.

Например, Иван работает фотографом. Он решил вести деятельность как самозанятый и зарегистрировал статус через приложение «Мой налог». Иван предложил свои услуги ООО «Восторг». Перед заключением договора с Иваном компания попросила его предоставить справку о постановке на учет в качества налогоплательщика НПД.

Чтобы сформировать документ, Ивану нужно действовать по следующей инструкции:

В приложении справка формируется мгновенно, Иван может сразу направить ее в ООО «Восторг» в электронном виде или распечатать и передать лично, с курьером или по почте. Достоверность сведений, содержащихся в справке, подтверждена сгенерированной ЭЦП налогового органа.

По сравнению с онлайн-проверкой статуса на сайте ФНС в справке из приложения больше информации о контрагенте. Документ содержит:

В справке указано, за какой период предоставлены сведения.

Бывает такое, что договор заключили, статус проверили, а после оплаты исполнитель потерял статус. Например, последняя выплата превысила годовой лимит в 2,4 млн рублей в год. Или компания проводила выплату в два этапа — аванс и основная сумма, а перед второй выплатой исполнитель самостоятельно закрыл самозанятость.

В любом случае, если самозанятости у исполнителя нет и чеком его статус не подтверждается, то считается, что компания платила физическому лицу по договору ГПХ. Со всех таких выплат нужно заплатить налоги и взносы — 13% НДФЛ и 30% страховых взносов. Если компания добровольно и быстро оплатит налоги и взносы, она может избежать штрафов. Вот что нужно сделать — читайте ниже.

Посчитать пени проще всего с помощью специального калькулятора, например калькулятора «Консультанта». В нем нужно выбрать вид платежа — взнос на пенсионное страхование, медицину и временную нетрудоспособность, а также сумму задолженности — сколько нужно заплатить за исполнителя. Выплаты нужно посчитать по действующим ставкам:

Так, если исполнитель суммарно за оказание услуг получил 90 000 ₽, а потом снялся с учета и не отправил чек, компания заплатит 19 800 ₽ в ПФР, 2610 ₽ в ФСС и 4590 ₽ в ФОМС. Всего 27 000 ₽ + пени.

При выплатах физлицу по ГПХ компания признается налоговым агентом — она должна отчитаться за выплату в инспекцию и заплатить налоги за исполнителя. Поэтому нужно заплатить налог за исполнителя в размере 13%, пени за просрочку налога и отправить уточненные декларации НДФЛ.

С 90 000 ₽ нашему исполнителю придется заплатить 11 700 ₽ НДФЛ + пени. В таком случае налоговая и фонды не начнут проверки и не придется платить штрафы.

Привлечение к оказанию услуг самозанятых сопряжено с определенными рисками. Их минимизируют проверка статуса плательщика НПД, правильно составленный договор и сопутствующие документы: приложения, задания, акты об оказании услуг или выполнении работ.

Перед заключением договора запросите у потенциального исполнителя ИНН, паспортные данные. Попросите предоставить справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД или проверьте статус сами на сайте ФНС.

Статус самозанятого могут иметь и несовершеннолетние граждане с 14 лет. Если планируете сотрудничать и с лицами до 18 лет, учитывайте характер их деятельности — она не должна входить в перечень работ, запрещенных законодательством.

Правоотношения с самозанятыми оформляют по договору ГПХ. Мы рассказывали, как правильно заключить договор с самозанятым и какие виды соглашений можно использовать. Чаще всего заключают договор возмездного оказания услуг или договор подряда.

Нельзя сотрудничать с самозанятыми, если они работали в вашей компании менее 2 лет назад.

Избегайте моментов, указывающих на трудовые отношения с самозанятым: регулярных выплат в одинаковой сумме, неопределенного срока договора, запрета на привлечение исполнителем третьих лиц, постоянного характера деятельности. Если ИФНС переквалифицирует отношения из гражданско-правовых в трудовые, вам придется оплачивать недоимку по НДФЛ и страховым взносам за весь период сотрудничества. Кроме того, возможны штрафы от налоговой и трудовой инспекций.

Чтобы обезопасить себя от негативных последствий, грамотно составьте текст договора ГПХ, отразив в нем следующие моменты:

Последний пункт позволяет компании избежать последствий, даже если статус не был проверен перед начислением вознаграждения.

На официальном ресурсе ФНС проверить самозанятого можно только вручную. Если исполнителей много, проверить статус каждого из них перед каждой выплатой нереально. Консоль. Про автоматически проверяет исполнителей по реестру ФНС и по своей внутренней базе. Если самозанятый потеряет статус, компания получит уведомление. Консоль. Про не позволит самозанятому подписать акт выполненных работ, а вам — провести оплату.