«Акт подписан, лежит у юриста», «Директор в командировке», «Отправим на следующей неделе» — знакомые отговорки? Если заказчик месяц не может поставить подпись, пора направлять письмо с требованием вернуть документы. В статье разберем действия, если на вашу фразу «Просьба подписать и вернуть наш экземпляр с подписью и печатью» заказчик не реагирует, а также как грамотно запросить документы у контрагента.
Оглавление
Зачем нужно получать подписанные документы от контрагента
На практике часто возникают ситуации, когда кажется, что возвращать экземпляр подписанного документа необязательно. Например, услугу оказали, деньги получили, претензий ни у кого не возникло. Исполнитель добросовестно направил акты на подписание, но свой экземпляр так и не получил обратно. И вроде настаивать на возврате документов уже не обязательно, ведь главное — оплату провели. Но такие пренебрежения к документам может привести к проблемам.
Согласие со всеми условиями. Подпись контрагента на документе означает его официальное согласие со всеми условиями. Без этого вы не сможете доказать, что вторая сторона действительно принимала работы, соглашалась с изменениями или была ознакомлена с важными условиями. Например, если возникнет спор, устная фраза «Мы же договорились», не будет иметь юридической силы без подписанного документа.
Защита от недобросовестных действий. Контрагенты могут сознательно затягивать возврат подписанных документов, чтобы впоследствии оспорить условия сделки. Без оригинала с подписью сложно доказать, что:
заказчик действительно принял работы;
стороны согласовали дополнительные условия;
контрагента уведомляли о возможных изменениях.
Если документ не вернули, вторая сторона может заявить, что не подписывала его или в нем были другие условия.
Основание для бухгалтерского и налогового учета. Первичные документы — акты, договоры — нужны, чтобы подтвердить доходы и расходы. Без них бухгалтерия может отказаться проводить оплату, налоговая может быть не примет расходы к учету, а также возможны штрафы за нарушение правил документооборота. Например, если документ потребуют в рамках встречной проверки и его не предоставят, исполнителя оштрафуют на 10 000 рублей (п. 2 ст. 126 НК).
Как требовать документы от контрагента
Чтобы получить подписанный экземпляр документа от контрагента, подготовьте сопроводительное письмо. По закону составлять сопроводительное письмо — необязательно. Но рекомендуем отправлять его вместе с документами. В письме можно предусмотреть просьбу подписать и вернуть один экземпляр по указанному адресу. Также в письме можно также указать количество отправляемых документов, цель, ожидаемый результат.
Что включить в сопроводительное письмо
Унифицированной формы сопроводительного письма нет. Вы можете разработать ее самостоятельно или воспользоваться образцом в конце статьи. В шапке письма необходимо указать:
полные реквизиты исполнителя — название организации, юридический адрес, контактные данные;
сведения о получателе — наименование компании-контрагента, ФИО и должность ответственного лица;
дату составления и исходящий номер письма.
Важно! Не забудьте проставить в сопроводительном письме отметку о наличии приложений. Отметку оформляют либо в виде перечня, либо как стандартную опись. Так исполнитель сможет проверить целостность комплекта направляемых документов и минимизировать риски потери отдельных документов. Образец письма найдете в конце статьи.
Основную часть письма начните с описания причин направления документов, например, на подписание. Далее сформируйте запрос, что в определенный срок хотите получить подписанный экземпляр документа, например, «Наш экземпляр просьба подписать и вернуть». Подготовьте опись приложений. Перечислите названия документов, их номера и даты составления, количество экземпляров и листов. В заключительной части письма укажите контактные данные ответственного лица, проставьте печать организации и получите подпись руководителя, а также впишите адрес, куда надо вернуть подписанные экземпляры.
Вопрос. Кто может быть ответственным за составление сопроводительного письма?
Ответ. Кого назначат ответственным за составление и отправку сопроводительного письма — зависит от типа отправляемых документов. Например, для направления документов в ФНС или ответов — бухгалтер, для договоров и дополнительных соглашений — ответственным назначат юриста, при коммерческом предложении — менеджер по продажам.
Как передать сопроводительное письмо
Правильно отправить сопроводительное письмо — еще одна важная задача для отправителя. Ведь в интересах отправителя, чтобы письмо в целости и сохранности дошло до получателя. Есть несколько способов отправки: вручить лично, отправить курьером, направить через ЭДО.
Вручить лично. Если есть возможность передать документ лично, лучше сделать так. Вы увидите, что документ точно в руках получателя. Для вручения лично подготовьте два экземпляра: один для отправителя, второй для получателя. Попросите получателя на вашем экземпляре поставить отметку о получении. Отметка должна содержать дату фактического принятия документов, должность сотрудника, который принял документы, подпись с расшифровкой и печать организации или ИП при наличии.
Отправить Почтой России. Если контрагент находится далеко, лучше отправить сопроводительное письмо с документами Почтой России. Оформите все заказным или ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Опись вложения фиксирует перечень документов, уведомление подтверждает факт получения. Чтобы получить возмещение при возможной утрате письма и документов, отправьте все ценным письмом.
Отправить курьером. Используйте курьерскую доставку, если находитесь с контрагентом в пределах одного города. Отправляйте документы только с известными курьерскими компаниями с хорошей репутацией, составьте подробный перечень передаваемых документов в двух экземплярах. Один останется у вас с отметкой курьера, второй отправите получателю. Также попросите курьеру получить подпись получателя и предоставить вам письменное уведомление о вручении.
Используйте электронный документооборот. Вы можете использовать электронный документооборот, но только если заранее это согласовали с контрагентом в договоре. Если это будет необходимо, запросите у оператора ЭДО подтверждение доставки.
Важно! Не используйте такие способы передачи, как через электронную почту или социальные сети. Их легко могут взломать мошенники, и не будет понятно, кто получил документы и сопроводительное письмо. К тому же с 30 мая 2025 года ужесточили правила по работе и обработке персональных данных. Если персональные данные попадут не в те руки, Роскомнадзор может привлечь к ответственности. Больше об этом читайте в статье «За какие ошибки бухгалтера в работе с персданными оштрафуют на миллионы». Как в целом выстроить работу по обработке персональных данных читайте в отдельной статье.
Что делать, если контрагент не возвращает подписанные экземпляры
Представим, вы отправили сопроводительное письмо с документами, в котором попросили вернуть подписанные образцы, но контрагент молчит. Что делать? По закону нет четко установленных сроков, когда контрагент должен вернуть вам подписанные документы. Поэтому вторая сторона может чувствовать свободу и не торопиться с подписанием.
Начните с вежливого напоминания, возможно, задержка произошла из-за технических или организационных проблем. Отправьте письмо или сообщение с просьбой подтвердить статус подписания и предложите удобный способ обмена документами, например, через ЭДО.
Пример
Уважаемый Игорь Викторович. Направляем вам напоминание о необходимости вернуть подписанный экземпляр договора № 234 от 08.08.2025 года. Мы отправили вам документы заказным письмом с описью вложения через Почту России, 20.07.2025 года. Документы пока не получены нами. Просим вас подтвердить статус подписания или, если документы уже готовы, направить оригиналы удобным способом:
лично или оформив курьерскую доставку по адресу нашего офиса: г. Москва, ул. Октября, стр. 23, 2 этаж, каб. 212;
через Почту России.
Если возникли какие-либо проблемы с отправкой документов, просим оповестить. Срок для возврата — до 20.08.2025 года.
С уважением, ведущий юрист ООО «Мечта» Петрова Анастасия Игоревна.
Если реакции нет, переходите к более жестким мерам. Направьте претензию с четким сроком для возврата документов. Укажите, что в противном случае вы будете вынуждены приостановить исполнение обязательств или обратиться в суд. Отправляйте претензию заказным письмом с уведомлением, чтобы иметь доказательство. Если договор уже исполнили, например, вы поставили товар или выполнили работу, но контрагент отказывается отправлять вам подписанный образец, соберите все доказательства соглашения: переписку, акты, платежные документы. Это понадобится, если дело дойдет до суда.
Чтобы избежать таких проблем в будущем, рекомендуем на стадии заключения договора или в уже действующем договоре предусмотреть штрафные санкции за несвоевременный возврат документов. Например, за несвоевременную передачу Стороне подписанных экземпляров документов, вторая Сторона уплачивает штраф в размере 10% от стоимости договора. Также назначьте конкретного сотрудника, который будет контролировать процесс подписания и возврата документов. Пропишите эту обязанность в должностной инструкции или в трудовом договоре. А при отправке документов контрагенту прикладывайте готовый конверт с обратным адресом и оплаченной доставкой. Ему останется только вложить подписанные бумаги и отправить их обратно.
Вопрос. Какие последствия могут быть, если заказчик отказывается подписывать акт?
Ответ. Акт выполненных работ — первичный документ, который фиксирует, что исполнитель выполнил работы, а заказчик принял их. Акт должны подписать обе стороны. Если одна сторона не подпишет документ, то он считается недействительным. Такой образец не позволяет заказчику обосновать свои расходы, а исполнителю — подтвердить получение доходов.
На практике часто возникают ситуации, когда заказчик уклоняется от подписания акта. Тогда сначала надо направить контрагенту официальное требование с четким указанием сроков для подписания документа. Если заказчик и дальше молчит, можно составить акт об отказе от подписания, а при наличии соответствующих условий в договоре — рассмотреть возможность одностороннего подписания акта.
Перед односторонним подписанием акта официально уведомьте заказчика о завершении работ по договору. В уведомлении укажите место проведения приемки, конкретную дату и время для осмотра результатов, перечень прилагаемых документов — два экземпляра акта выполненных работ, два экземпляра справки по форме КС-3, если речь идет о строительном подряде. После этого подписанный исполнителем акт, счет на оплату и письменную претензию с требованием оплатить работу отправьте заказчику.
Заказчик может обратиться в суд с требованием признать акт недействительным. Суд примет положительное решение, если будут основания, подтверждающие объективные причины отказа от подписания акта (п.4 ст. 753 ГК). Положения этой статьи устанавливают презумпцию действительности одностороннего акта выполненных работ (определение СК по экономическим спорам Верховного Суда РФ от 24.09.2019 N 305-ЭС19-9109).
Чтобы защитить свои интересы в суде, исполнителю нужно заранее позаботиться о доказательствах, которые подтверждают надлежащее выполнение работ. Односторонние акты признаются надлежащими доказательствами выполнения работ, если подрядчик доказал факт предъявления этих актов заказчику, а заказчик не направил подрядчику мотивированных возражений, касающихся выполнения работ.
Сопроводительное письмо с требованием вернуть экземпляр
Популярное по теме за месяц
Контролируемые иностранцы: кого включат в реестр и чем грозит сотрудничество с ними
Информационное письмо в банк: как подготовить описание бизнеса
Возврат средств по акту сверки: как составить письмо и какие документы приложить
