Акт выполненных работ или оказанных услуг: что заказчику нужно знать о документе

Зачем нужен акт 

По закону между заказчиком и самозанятым должны складываться гражданско-правовые, а не трудовые отношения. Федеральная налоговая служба (ФНС) служба следит, чтобы это требование не нарушали.  

Доказать госорганам законность сотрудничества с подрядчиком поможет акт выполненных работ или оказанных услуг, в котором указано, какие услуги, в какой период и в каком объеме оказал исполнитель, как стороны рассчитывали вознаграждение.

По сути, акт отражает тот факт, что заказчику важен конечный результат деятельности самозанятого, а не процесс, как в случае трудовых отношений. Получается, что документ  помогает компании перестраховаться от переквалификации отношений с внештатным исполнителем, а значит защищает от финансовых потерь. 

Когда составлять документ

Рассмотрим четыре основных случая, когда компании и исполнителю следует составлять акт выполненных работ или оказанных услуг. 

Компания сотрудничает с самозанятым на постоянной основе 

Налоговая следит за тем, чтобы компании не прятали за статусом самозанятых обычных сотрудников и тем самым не уклонялись от уплаты налогов. У госоргана даже есть специальная система, которая анализирует периодичность и источники выплат, взаимосвязь самозанятых и их бывших работодателей.

Если у ФНС возникают подозрения по поводу сотрудничества заказчика и подрядчика, то она может провести проверку. Если найдут нарушения, то гражданско-правовые отношения с самозанятым могут переквалифицировать в трудовые, а также доначислить налоги, страховые взносы, штрафы и пени.

Чтобы избежать такой ситуации при постоянном сотрудничестве с самозанятым, нужно составлять акт выполненных работ или оказанных услуг. 

Компания хочет избежать лишних споров

Акт выполненных работ или оказанных услуг — документ, который подписывают и заказчик, и самозанятый. Это защищает обе стороны и доказывает, что услуги оказаны в полном объеме и у сторон нет друг к другу претензий по поводу вознаграждения, объема или качества. Самозанятому будет проще доказать, что он оказал услуги в полном объеме, а компании не придется спорить о размере вознаграждения.

Компания хочет навести порядок во внутреннем учете

Акты — важная часть документооборота компании. Документы помогают бухгалтеру отнести расходы к конкретной сфере, например, направить траты за услуги разработчика в IT-отдел, а за услуги курьера — в отдел доставки.

Компания хочет контролировать качество оказания услуг

В договоре между самозанятым и компанией можно прописать процесс приемки работы. Тогда в случае, когда компанию не устроило качество оказанных услуг, она может не подписывать акт.  В такой ситуации компания может потребовать, чтобы самозанятым устранил недостатки в разумные сроки или возместил возместить расходы компании на устранение недочетов. Еще один вариант — уменьшить вознаграждение соразмерно недостаткам.

Образец акта выполненных работ для самозанятых граждан

Разберемся, как самозанятому сделать акт выполненных работ. В документе должны быть такие сведения:

• наименование;

• дата составления;

• наименование или ФИО заказчика и исполнителя;

• вид и объем оказанных услуг;

• стоимость оказанных услуг, при необходимости можно указывать и сумму НДС;

• подписи исполнителя и заказчика или уполномоченных ими лиц

• печати сторон при их наличии.

Также в акте можно указать реквизиты договора, к которому его составляют. Еще можно добавить поле с повышающим коэффициентом за эффективность, если такой предусмотрен в договоре. Например, если исполнитель оказывает услуги по доставке товаров, то можно предусмотреть повышающий коэффициент за расстояние, которое курьер проехал на велосипеде. Для его расчета можно добавить поля «Количество километров, пройденных на велосипеде», «Стоимость 1 км» и итоговую сумму.

Дополнительно к акту можно приложить отчет с важной информацией. Например, выгрузить из мобильного приложения реестр с данными обо всех доставленных заказах за конкретный период.

Если вы не готовы самостоятельно составлять акт и боитесь допустить ошибку, то можете использовать бланк акта выполненных работ для самозанятых, которые составили юристы Консоль.Про. Скачать образец акта можно по ссылке ниже. 

Ответы на популярные вопросы 

Платформа Консоль.Про уже три года налаживает безопасное и выгодное сотрудничество между компаниями и исполнителям. За это время наши юристы и менеджеры поддержки получили сотни вопросов по поводу того, как самозанятому выставить акт выполненных работ и как заказчику проверить его корректность. Ответим на основные из них. 

Как правильно? Акт о выполненных работах или акт об оказанных услугах?

Акты называют в зависимости от договора, к которому приложен документ. 

Так, если заказчик и исполнитель составили договор возмездного оказания услуг, то они могут оформить акт об оказании услуг, акт приемки-передачи оказанных услуг или акт об оказанных услугах. А если речь идет о договоре подряда, то следует составлять акт о выполненных работах или акт сдачи-приемки выполненных работ.

Как составить акт, чтобы избежать переквалификации отношений?

Если в акте о выполненных работах или оказанных услугах будут ошибки, то налоговая может не принять во внимание эти документы и переквалифицировать гражданско-правовые отношения заказчика и исполнителя в трудовые. 

Рассмотрим пример плохо составленного акта. 

Из этого акта непонятно, какой объем услуг был фактически оказан и какой результат ожидали. Неясно, как производили расчет, за какой промежуток времени были оказаны услуги. В документе указана почасовая оплата, что характерно для трудовых отношений. 

Как итог — такой акт могут признать формальным, а отношения — переквалифицировать в трудовые.

А теперь рассмотрим пример правильно составленного акта.

В соответствии с Договором Исполнитель по Заданию № 123 от 10 ноября 2023 г. за период с 11 ноября 2023 г. по 28 ноября 2023 г. оказал, а Заказчик принял следующие услуги:

Нужно ли оформлять акт об оказанных услугах, если компания платит аванс?

Акт следует оформлять, даже если компания платит аванс. При этом сам аванс следует прописать в договоре в разделе «Стоимость услуг и порядок оплаты». Например, указать, что исполнитель получает предоплату в размере 50% до начала оказания услуг, а остаток — после подписания акта об их оказании. В акте сумма аванса включается в итоговое вознаграждение: складывается и аванс, и остаток.

Как упростить процесс составления акта 

Если вы хотите сэкономить время на составлении актов о выполненных работах или оказанных услугах и избежать ошибок, то можете доверить эту задачу Консоль.Про.

Если компания сотрудничает с небольшим количеством исполнителей, то на платформе можно создавать акты вручную.

А если исполнителей много, то создание актов можно автоматизировать. Достаточно указать информацию о самозанятых в специальном реестре в экселе и загрузить его в систему — она все проверит, сформирует акты и подскажет, если есть проблемы.

На платформы есть шаблоны актов для исполнителей по договору ГПХ и для тех, кому нужно настроить форму под специфику своего бизнеса.

К тому же Консоль.Про может использовать уже готовые бланки компаний. Мы интегрируем их на платформу, и бухгалтерам не придется перестраивать документооборот под чужие процессы.

Вы можете назвать пачку актов и добавить к ней описание, чтобы ничего не потерялось. После этого их можно подписывать разом с помощью электронной подписи, а затем документы готовы к отправке исполнителям.

Когда самозанятые подпишут акты, система автоматически сформирует и задекларирует чеки и перечислит им деньги.

А вот так выглядит готовый акт. Он хранится вместе с договором и другими важными документами в одном месте, так что ничего не потеряется.

Популярное по теме за месяц

1

Оплата самозанятому от юридического лица

Рассказываем, какие документы можно считать основанием для выплат, что учесть при оплате вознаграждения самозанятому

2

Особенности работы самозанятым в 2024 году: плюсы и минусы

Разбираемся, чем могут заниматься самозанятые и какие налоги обязаны уплачивать

3

Могут ли самозанятые нанимать работников

Рассказываем о правилах для самозанятых физлиц и индивидуальных предпринимателей