Возврат средств по акту сверки: как составить письмо и какие документы приложить

Когда придется составлять письмо на возврат денежных средств по акту сверки

Письмо на возврат денежных средств — это официальное обращение к контрагенту с просьбой вернуть излишне или ошибочно перечисленные деньги. Есть несколько причин, почему это может возникнуть:

• Неправильная сумма в платежном поручении. 

Пример. Компания «Ат Сервис» должна была перечислить поставщику «Солнечный» 50 000 рублей за товар. Однако при заполнении платежного поручения бухгалтер допустил ошибку и указал сумму 500 000 рублей. После проверки по образцу акта сверки была обнаружена переплата. Компания «Ат Сервис» направила поставщику письмо с просьбой вернуть излишне перечисленные 450 000 рублей.

• Ошибка в получателе платежа. 

Пример. Компания «Техно Сервис» регулярно работает с двумя поставщиками:

1. «ТехноКомплект» (ИНН 1234567890) — поставляет запчасти.

2. «ТехноКомплект-Строй» (ИНН 0987654321) — поставляет строительные материалы.

Бухгалтер «Техно Сервис», не проверив ИНН, отправил платеж на 500 000 рублей по реквизитам «ТехноКомплект-Строй», хотя деньги предназначались «ТехноКомплект». Ошибка обнаружилась только через неделю, когда ожидаемая поставка запчастей не поступила. Компания после акта сверки направила письмо контрагенту. 

• Ошибка в счете от контрагента.

Пример. Компания «СтройЛогистика» приняла условия договора оферты и заказала у поставщика «МеталлТрейд» 100 металлических балок по цене 2 500 р./шт. на общую сумму 250 000 р. Однако в счете-фактуре «МеталлТрейд» по ошибке указал:

1. Количество: 100 шт. (верно)

2. Цена: 3 500 р./шт. (вместо 2 500 р.)

3. Итог: 350 000 р. (переплата 100 000 р.)

Бухгалтерия «СтройЛогистики» не заметила расхождения и перевела 350 000 р. Через несколько дней при сверке документов менеджер по закупкам увидел несоответствие цены в договоре и счете.

• Отказ покупателя от поставки, если по договору был перечислен аванс, но сделка не состоялась. 

Пример. Компания «АгроТех Сервис»  приняла условия договора оферты с поставщиком «СельхозСнаб» на закупку партии удобрений на сумму 1 200 000 р., с условием:

1. Аванс 30% (360 000 р.) — перечислили сразу после подписания договора.

2. Остаток (840 000 р.) — должны были оплатить после поставки. 

Через 2 недели «АгроТех Сервис» отказался от товара из-за изменения рыночной цены. «АгроТех» направил официальное уведомление об отказе от поставки, письмо акта сверки о возврате денежных средств. 

Важно выбирать благонадежных контрагентов, как это сделать, читайте в статье.

Обычно переплату обнаруживает бухгалтерия при инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности и во время составления акта сверки взаиморасчетов. Как написать письмо на возврат денег от поставщика образец и инструкцию найдете ниже. 

Как составить образец письма о возврате денежных средств по акту сверки 

Организация вправе направить требование о возврате денежных средств и основываться исключительно на данных собственного учета. Однако правильнее провести сверку взаимных расчетов с контрагентом. Скачать акт сверки сможете в конце статьи. 

Проведите сверку взаимных расчетов

Чтобы подтвердить текущее состояние взаимных расчетов на конкретную дату, проведите сверку взаимных расчетов. По итогам заполните акт сверки. Акт сверки — документ, который помогает сравнить расчеты, убедиться, что долгов нет, или подтвердить переплату. Учтите, чтобы подготовить акт сверки, эту возможность надо предварительно предусмотреть в договоре. Если в договоре об акте ничего нет, контрагент может отказаться его подписывать. 

Унифицированной формы акта сверки нет, ее можно разработать самостоятельно (письмо Минфина от 18.02.2005 № 07-05-04/02). Организация вправе разработать собственную форму документа, использовать шаблоны бухгалтерских сервисов либо применять форму, которую закрепили в договоре с контрагентом. Заполнять акт сверки можно на бумаге или в электронном виде. Требования к акту сверки взаиморасчетов в электронной форме установили в приказе ФНС от 13.05.2022 №ЕД-7-26/405@. Рекомендуем заполнять документ в электронной форме. Это позволит автоматизировать внутренние бизнес-процессы организаций, в том числе обработку данных в своих информационных системах учета, оптимизировать взаимодействие между участниками хозяйственной жизни, представлять электронный акт сверки взаиморасчетов в налоговые органы при их истребовании или для пояснений. 

Несмотря на то что акт сверки не относится к первичным учетным документам, рекомендуем включать в него:

• наименование документа;

• период, за который составили акт сверки взаиморасчетов;

• наименование сторон, адреса, ИНН;

• валюту расчетов;

• входящее сальдо и обороты за период с указанием номера и даты документов;

• информацию о разногласиях с контрагентом в акте сверки;

• подписи сторон.

Подготовить образец акта сверки можно через множество разных сервисов, которые предоставляют бухгалтерские компании. Но можно скачать акт сверки в конце статьи, где мы предусмотрели все необходимые реквизиты. 

Подписывать акт сверки должен единоличный исполнительный орган. Если подписывает акт сверки другое лицо, например, бухгалтер, у него должна быть машиночитаемая доверенность. Как оформить этот документ, читайте в статье. 

Что делать, если не согласны с расчетами контрагента в акте сверки?

Если вы не согласны с актом сверки, который направил вам контрагент, подпишите акт сверки с разногласиями. Укажите в своем акте сумму задолженности и приложите протокол разногласий к акту сверки. Если не хотите подписывать акт сверки с разногласиями, вы можете просто составить свой акт сверки с другой суммой задолженности и направить его либо не подписывать тот, который направил контрагент. 

Если по результатам акта сверки взаиморасчетов окажется, что вы должны вернуть денежные средства или вам должны их вернуть, придется составлять письмо о возврате денежных средств. 

Составьте письмо о возврате денежных средств

Единой установленной формы письма о возврате денег не существует — организация составляет его в произвольной форме. В письме надо указать:

• основание, которое подтверждает наличие задолженности — акт сверки взаиморасчетов или товарно-транспортная накладная. Больше о ТТН читайте в статье;

• требование о возврате средств;

• реквизиты, куда надо перечислить средства. 

Можно также указывать причину возникновения задолженности, поскольку из акта сверки взаиморасчетов это не всегда сразу очевидно, а также конкретизировать срок, в течение которого контрагент должен вернуть деньги. 

Документ подготовьте на фирменном бланке организации, заверьте его печатью и подписью руководителя. Ниже вы найдете письмо о задолженности по акту сверки образец. Включите в письмо:

• наименование организации, ее юридические реквизиты и Ф.И.О. руководителя компании-должника;

• сумма к возврату, которую определили по итогам акта сверки;

• причины возврата;

• реквизиты для перечисления средств;

• срок, в течение которого надо вернуть денежные средства;

• приложения к документу. Надо прилагать к письму акт сверки, платежное поручение и другие подтверждающие задолженность документы. 

Составьте сопроводительное письмо

К акту сверки можно приложить сопроводительное письмо. В нем следует указать, какой документ направили, цель отправки и срок возврата. Унифицированной формы сопроводительного письма нет, желательно указать:

• отправителя и получателя документа;

• наименование документа, который направляют — акт сверки взаиморасчетов. Скачать акт сверки сможете ниже;

• период, за который составили акт;

• результат сверки — то есть задолженность, которая образовалась по итогам сверки;

• просьба подписать и вернуть документ в установленный срок.

Сопроводительное письмо — это необязательный документ, но лучше его составить, чтобы контрагент сразу понял, о чем речь. Скачать образец сопроводительного письма можете ниже. 

Направьте письмо о возврате денежных средств контрагенту

Чтобы обеспечить доказательства в случае возникновения спора, надо документально подтвердить факт получения письма контрагентом. Используйте один из трех способов отправки акта сверки и документа о возврате денег. 

Первый способ — вручить письмо и образец акта сверки лично. В таком случае можно подготовить две формы письма о возврате денежных средств. Одну отдать контрагенту, а на второй поставить отметку о получении документов. Второй способ — отправить почтой заказным письмом с уведомлением о вручении. Третий — через систему электронного документооборота. Самый удобный способ третий. Но его можно применять, если между компаниями есть соглашение об электронном обмене юридическими документами. 

Если контрагент не предоставил подписанный образец акта сверки в установленный срок, следует направить ему официальный запрос с требованием дать ответ по документу. 

Популярное по теме за месяц

Делимся экспертизой

Ранимые и быстро выгорают: шесть мифов о работе с зумерами

Разбираемся в особенностях сотрудничества с поколением Z и развенчиваем популярные мифы

163

9

18.07.25

Делимся экспертизой

Товарные знаки: виды, особенности, способы регистрации

Какие виды товарных знаков существуют и как их зарегистрировать

163

16

03.07.25

Кейсы наших клиентов

«AP Групп»: привлекают до 500 самозанятых в месяц через сервис Консоли

Благодаря Консоли компания стабильно привлекает до 500 исполнителей в месяц и тем самым закрывает все заявки клиентов

87

2

1 04.07.25