Почти все руководители организаций и ИП доверяют право подписывать документы своим подчиненным — бухгалтерам или другим сотрудникам. Для этого у сотрудников была КЭП юридического лица. С 1 сентября им необходимо перейти на электронную подпись физического лица и машиночитаемую доверенность. В статье узнаете, как быстро и без ошибок оформить и применять МЧД, а также нужна ли она для работы на платформе Консоль.Про.
Оглавление
Что изменилось с 1 сентября
Вступили в силу изменения в представлении электронной отчетности от имени организаций через представителя. До 31 августа подписывать документы организации или ИП можно было несколькими способами:
подпись ставит директор организации или ИП, использует сертификат УКЭП;
подпись ставит сотрудник, использует электронную подпись компании или ИП;
сотрудник получает личную электронную подпись как физическое лицо и прикладывает МЧД к документам.
С 1 сентября использовать можно только первый и третий вариант.
Важно! Изменения не распространяются на руководителей организаций и ИП. Они не должны подтверждать дополнительно свои полномочия, достаточно иметь УКЭП.
Что такое МЧД
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это аналог бумажной доверенности. Документ выпускают в электронной форме в формате XML, подписанный квалифицированной электронной подписью руководителя. Доверенность содержит информацию о доверителе и лице, который будет действовать от его имени, полномочия, срок действия, дату выпуска.
Формат доверенности необходимо выяснять в каждой конкретной структуре. В некоторых органах есть собственный формат. Чаще всего используют 003 — между хозяйствующими субъектами, с государственными органами, различными информационными системами.
Внимание
МЧД подтверждает возможность использования усиленной квалифицированной электронной подписи физлица, именно УКЭП. Предполагается, что нововведение обезопасит и освободит владельца подписи юридического лица — например, генерального директора или главного бухгалтера — от рутины, связанной с подписанием электронных документов.
Таким образом, МЧД не нужна для документооборота с организациями, которые не требуют от руководителя, генерального директора или главбуха подписывать документы УКЭП.
Для чего надо использовать МЧД
Главная задача МЧД — подтвердить право работника подписывать электронные документы от имени организации. Введение МЧД снизит вероятность ошибок, фальсификации доверенности или использование документа в неправомерных целях. А главное — повысит безопасность использования электронных подписей. Ранее сотрудники организаций использовали сертификат электронной подписи юридического лица либо дубликат электронного ключа руководителя. Это было небезопасно, так как сотрудник получал доступ к полномочиям руководителя. От имени руководителя он мог совершить любые действия — заключать сделки, распоряжаться средствами организации и даже ликвидировать компанию.
При этом МЧД могут получить не только штатные работники, но и те, кто работают на аутсорсинге. Использовать доверенность они могут для:
подачи бухгалтерской и налоговой отчетности;
работы с государственными информационными системами, например, Госуслуги, ЕГАИС;
обмена электронными документами с контрагентами;
оформления грузов и транспортных средств;
совершения юридических действий от имени организации.
Также МЧД можно использовать, чтобы предоставлять доступ к конфиденциальной информации либо подтверждать полномочия на совершение операций в банках.
Как оформить МЧД
Предлагаем алгоритм, как оформить машиночитаемую доверенность в четыре шага.
Шаг 1. Оформить электронную подпись физического лица
Получить квалифицированную электронную подпись физического лица можно в удостоверяющем центре. Подпись включает в себя персональные данные лица. Использовать ее можно как в личных, так и в рабочих целях.
Места расположения аккредитованных удостоверяющих центров есть на сайте Минцифры. Выберите удобный вам по месту расположения. Подготовьте документы — удостоверение личности, СНИЛС, ИНН, квитанция об оплате.
Шаг 2. Получить машиночитаемую доверенность
Чтобы сотрудник мог подписывать документы от имени организации или ИП, необходимо будет получить машиночитаемую доверенность. Создать ее можно в специальных сервисах операторов ЭДО, удостоверяющих центрах, программах организации, бесплатном сервисе ФНС.
Разберем, как создать машиночитаемую доверенность на специальном сервисе ФНС.
Для этого перейдите в сервис. Выберите тип доверенности, которая вам необходима. После нажмите на «Создать доверенность». Далее перейдите к следующему этапу — ввод сведений.
Необходимо будет заполнить сведения:
о доверенности. Система предложит автоматически сгенерированный номер. В поле «Внутренний номер доверенности» внесите номер, который присвоили документу внутри компании. Далее укажите дату выдачи и окончания. Если поставить галочку в строке «Без срока действия», значит доверенность будет выдана сроком на один год. После кликните кнопку «Следующий раздел».
о доверителе. Выберите категорию доверителя — российское юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. После заполните информацию. Для юридического лица — ИНН, КПП, ОГРН. Для ИП — Ф.И.О., дату рождения, пол, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП. Если доверитель юридическое лицо, появятся заполненные поля с названием компании, адресом и регионом. В появившейся строке «ЕИО» внесите Ф.И.О. руководителя. После кликните кнопку «Следующий раздел».
о представителе. Выберите категорию представителя — физическое лицо, ИП или юридическое лицо. Заполните данные о представителе. После кликните кнопку «Следующий раздел».
о передаваемых полномочиях. В появившейся строке выберите один из двух вариантов. Первый — выберите из классификатора полномочий. Сервис предложит вам перечень полномочий, вы можете выбрать те, что вам необходимы. Второй вариант — введите полномочия вручную.
о настройках доверенности. В разделе будут собраны все сведения о машиночитаемой доверенности. Проверьте данные и нажмите на кнопку «Сформировать XML». Скачайте ее на компьютер и после того, как руководитель подпишет УКЭП доверенность, загрузите ее в реестр ФНС.
Шаг 3. Подписать доверенность УКЭП руководителя организации или ИП
Чтобы подписать доверенность у руководителя организации или индивидуального предпринимателя, должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись. Получить ее можно в ФНС.
Шаг 4. Разместить МЧД в хранилище
Организации или ИП самостоятельно выбирают, где хранить машиночитаемую доверенность. Полный перечень привели в Постановлении Правительства от 21.02.2022 № 223 в ред. от 12.09.2023. Доверенность можно хранить:
в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА);
в аккредитованных удостоверяющих центрах;
у операторов ЭДО;
у аккредитованных доверенных третьих сторон;
удостоверяющих центрах государственных органов;
в информационных системах федеральных органов исполнительной власти или органов государственных внебюджетных фондов.
Как применять машиночитаемую доверенность
Доверенное лицо может применять машиночитаемую доверенность двумя способами:
прикреплять МЧД к подписанным документам. Для этого лицо должно найти доверенность в архиве информационной системы и направить доверенность отдельным файлом.
указать реквизиты доверенности. Сведения о доверенности попадают в общую базу МЧД. Получатель документов введет номер доверенности и получит подробные сведения о ней. Среди них — срок действия, полномочия.
С помощью МЧД можно подписывать любые документы — отчеты в государственные органы, справки, документы, письма и использовать в кадровом и электронном документообороте.
Надо ли использовать МЧД для работы на платформе Консоль.Про
Для работы на платформе Консоль.Про оформлять и использовать машиночитаемую доверенность не надо. Дело в том, что МЧД необходима, чтобы подписывать электронные документы усиленной квалифицированной электронной подписью физического лица. Все договоры, задания, закрывающие бухгалтерские и другие документы на платформе подписывают простой электронной подписью (п. 15.3 Пользовательского соглашения платформы Консоль.Про).
Оформите доверенность на представителя на бумажном носителе по форме Консоли. Ее будет достаточно, чтобы подписывать документы на платформе Консоль.Про. МЧД оформлять не надо.
Вопрос. В чем отличие УКЭП от ПЭП?
Ответ. ПЭП — это подпись в виде набора букв, символов, цифр. Другими словами, это логин и пароль. Такую подпись используют, чтобы зайти на сайт в интернете. Внутри организаций ПЭП применяют для обмена информацией. По соглашению между сторонами ПЭП можно приравнять к собственноручной подписи. В соглашении указывают обстоятельства, когда с помощью простой электронной подписи можно подписать документ. При этом нельзя использовать ПЭП в работе с документами, которые содержат государственную тайну.
В отличие от ПЭП, УКЭП — это аналог собственноручной подписи, которую создают с помощью специальных криптографических программных средств. Применять УКЭП можно без заключения соглашения с другой стороной. УКЭП используют для подачи бухгалтерской и налоговой отчетности, для участия на электронных торгах, на сделках.
Популярное по теме за месяц
Сдача квартиры в аренду: гайд для самозанятых
Машиночитаемая доверенность на исполнителя: как оформить, какие риски
Получаем статус самозанятого: пошаговая инструкция
