Работодатели доверяют подчиненным подписывать документы. Работникам для этого нужны электронная подпись и машиночитаемая доверенность. В статье узнаете, как создать и применять МЧД, чтобы подписывать электронные документы за директора, нужна ли она для работы на платформе Консоль.Про.
Оглавление
Что такое МЧД
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — аналог бумажной. Ее выпускают в электронной форме в формате XML, удостоверенной квалифицированной электронной подписью руководителя. В доверенности указывают данные: о доверителе и доверенном, который будет действовать от его имени и подписывать документы своей ЭП, полномочия, срок действия, дату выпуска. Она дает право работнику на подпись электронных документов от имени работодателя. Директору же МЧД не нужна. Он подписывает документы без лишнего подтверждения полномочий, достаточно УКЭП.
Формат доверенности зависит от ее разработчика. ФНС разработала форму 003 — МЧД единого формата. Ее применяют организации, государственные органы в электронных ИС. МЧД единого формата успешно регистрируют в реестре ФНС. Существуют еще форматы 5.02 и 002. ФНС больше не принимает МЧД версии 5.01 с 1 марта 2025 года (Письмо ФНС от 18 декабря 2023 г. № ЕА-4-26/15789@). А Минцифры приняли решение не использовать формат 002 с той же даты. Поэтому подписывать документы лучше МЧД 003.
Внимание
МЧД подтверждает право работника подписывать документы своей УКЭП. Это избавляет руководство от рутины с удостоверением и подписью документов. Но МЧД не нужна для документооборота с предприятиями, которые не требуют от начальника, генерального директора или главбуха подписывать бумаги электронной подписью и удостоверять их.
Для чего нужна МЧД
Задача МЧД — подтвердить право работника удостоверять документацию своей подписью. Создание МЧД снижает ошибки и фальсификации, повышает безопасность электронной подписи. Ранее применяли сертификат электронной подписи юрлица либо дубликат ключа директора. Это был риск, сотруднику давали доступ к полномочиям директора. От имени начальника он мог подписывать документы и совершать любые действия — заключать сделки, распоряжаться средствами бизнеса и даже ликвидировать его.
МЧД могут использовать не только работники, но и исполнители на аутсорсинге. Доверенность поможет при подаче и подписи отчетности, работать с ГИС, подписывать документы и обмениваться ими с помощью ЭДО с контрагентами онлайн, оформлять грузы и транспортные средства, совершать иные действия. МЧД пригодится, чтобы предоставить доступ к конфиденциальной информации или подтвердить полномочия на операции в банках, если нужно подписать документы ЭП.
Как выпустить МЧД
Чтобы сформировать МЧД действуйте в четыре шага.
Шаг 1. Создать ЭП физлица
Выпустить квалифицированную электронную подпись физлица можно в удостоверяющем центре ФНС. Она включает в себя персональные данные человека. Подписывать ею документы в личных и в рабочих целях. Места расположения аккредитованных удостоверяющих центров есть на сайте Минцифры.
Шаг 2. Выпустить МЧД
Чтобы сотрудник мог подписывать документацию от имени работодателя, необходимо выпустить МЧД. Создать ее можно в спецсервисах операторов электронного документооборота, удостоверяющих центрах, программах организации, бесплатном сервисе на сайте ФНС. Создать МЧД можно на специальном сервисе сайта ФНС.
Перейдите в сервис ФНС. Выберите тип МЧД. Нажмите на «Создать доверенность». Следующий этап — ввод сведений.
Необходимо заполнить сведения:
о МЧД;
о настройках МЧД.
Проверьте данные и нажмите на кнопку «Сформировать XML». Скачайте МЧД, попросите директора подписать ее УКЭП, загрузите в реестр на сайте ФНС.
Шаг 3. Подписать МЧД УКЭП руководителя
У работодателя должна быть квалифицированная электронная подпись. Сделать ее можно в ФНС. Ею он подписывает МЧД.
Шаг 4. Найти место хранения для МЧД
Предприятия или индивидуальные предприниматели самостоятельно выбирают, где хранить МЧД. Полный перечень привели в Постановлении Правительства от 21.02.2022 № 223. Например, МЧД можно хранить в ЕСИА, аккредитованных УЦ, у операторов электронного ДО и т. д.
Как применять МЧД
После создания электронной доверенности, работник может подписывать документы вместо директора. Доверенный использует два способа:
прикрепляет МЧД к электронным документам, удостоверенным подписью физлица. Для этого надо найти доверенность в архиве электронной ИС, направить ее отдельным файлом и указать реквизиты;
сведения о доверенности попадают в общую базу МЧД. Заинтересованное лицо введет номер доверенности и увидит сведения о ней. Среди них — срок действия, полномочия.
С помощью МЧД удостоверяйте всю электронную документацию, которую подписали ЭП — отчеты в ФНС и другие госорганы, справки, письма.
Нужна ли МЧД для работы на платформе Консоль.Про
Для работы на сайте Консоль.Про создавать и применять МЧД не надо. МЧД необходима, чтобы удостоверять электронные документы, которые подписали УКЭП физического лица. Все договоры, задания, закрывающие бухгалтерские и другую документацию на платформе подписывают простой электронной подписью (п. 15.3 Пользовательского соглашения платформы Консоль.Про). Выдайте доверенность представителю на бумажном носителе по форме Консоли. МЧД оформлять не надо.
Популярное по теме за месяц
Как заключить договор оказания услуг с самозанятым репетитором
Информационное письмо в банк: как подготовить описание бизнеса
Возврат средств по акту сверки: как составить письмо и какие документы приложить
