Почти все предприятия и индивидуальные предприниматели доверяют право подписывать документацию своим подчиненным — бухгалтерам или другим сотрудникам. Для этого у сотрудников была КЭП юридического лица. С 1 сентября им необходимо перейти на электронную подпись физического лица и машиночитаемую доверенность. В статье узнаете, как быстро и без ошибок оформить и применять МЧД, а также нужна ли она для работы на платформе Консоль.Про.
Оглавление
Что изменилось с 1 сентября
Вступили в силу изменения в представлении электронной отчетности от имени предприятий через представителя. До 31 августа удостоверять бумаги можно было несколькими способами:
подпись ставит директор бизнеса или предприниматель, применяют сертификат УКЭП;
подпись ставит работник, применяет ЭП бизнеса или индивидуального предпринимателя;
сотрудник получает личную ЭП как физлицо и прикладывает МЧД к документации.
С 1 сентября применять можно только первый и третий вариант.
Важно! Изменения не распространяются на директоров бизнеса и предпринимателей. Они не должны подтверждать дополнительно свои полномочия, достаточно иметь УКЭП.
Что такое МЧД
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это аналог бумажной доверенности. Ее выпускают в электронной форме в формате XML, удостоверенной квалифицированной ЭП руководителя. Доверенность содержит информацию о доверителе и доверенном, который будет действовать от его имени, полномочия, срок действия, дату выпуска.
Формат доверенности необходимо выяснять в каждой конкретной структуре. В некоторых органах есть собственный формат. Чаще всего применяют 003 — между хозяйствующими субъектами, с государственными органами, различными информационными системами.
Внимание
МЧД подтверждает возможность применения УКЭП физлица. Предполагается, что нововведение обезопасит и освободит владельца подписи юрлица, например, генерального директора или главного бухгалтера — от рутины, связанной с удостоверением документации.
Таким образом, МЧД не нужна для документооборота с предприятиями, которые не требуют от начальника, генерального директора или главбуха удостоверять бумаги УКЭП.
Для чего надо оформлять МЧД
Главная задача МЧД — подтвердить право работника удостоверять документацию от имени бизнеса. Введение МЧД снизит вероятность ошибок, ее фальсификации. А главное — повысит безопасность ЭП. Ранее сотрудники применяли сертификат ЭП юрлица либо дубликат ключа директора. Это было небезопасно, так как сотрудник получал доступ к полномочиям директора. От имени начальника он мог совершить любые действия — заключать сделки, распоряжаться средствами бизнеса и даже ликвидировать его.
При этом МЧД могут получить не только штатные работники, но и те, кто работают на аутсорсинге. Применять ее они могут для:
подачи бухгалтерской и налоговой отчетности;
работы с государственными информационными системами, например, Госуслуги, ЕГАИС;
обмена документооборота с контрагентами онлайн;
оформления грузов и транспортных средств;
совершения юридических действий от имени предприятия.
Также МЧД можно использовать, чтобы предоставлять доступ к конфиденциальной информации либо подтверждать полномочия на совершение операций в банках.
Как оформить МЧД
Предлагаем алгоритм, как оформить МЧД в четыре шага.
Шаг 1. Оформить ЭП физлица
Получить квалифицированную ЭП физлица можно в удостоверяющем центре. Она включает в себя персональные данные человека. Применять ее можно как в личных, так и в рабочих целях.
Места расположения аккредитованных удостоверяющих центров есть на сайте Минцифры. Выберите удобный вам по месту расположения. Подготовьте — удостоверение личности, СНИЛС, ИНН, квитанция об оплате.
Шаг 2. Получить МЧД
Чтобы сотрудник мог удостоверять документацию от имени предприятия или индивидуального предпринимателя, необходимо будет получить МЧД. Создать ее можно в специальных сервисах операторов ЭДО, удостоверяющих центрах, программах организации, бесплатном сервисе ФНС.
Разберем, как создать МЧД на специальном сервисе ФНС.
Для этого перейдите в сервис. Выберите тип МЧД, которая вам необходима. После нажмите на «Создать доверенность». Далее перейдите к следующему этапу — ввод сведений.
Необходимо будет заполнить сведения:
о МЧД. Система предложит автоматически сгенерированный номер. В поле «Внутренний номер доверенности» внесите номер, который ей присвоили. Далее укажите дату выдачи и окончания. Если поставить галочку в строке «Без срока действия», значит ее выдадут сроком на один год. После кликните кнопку «Следующий раздел».
о доверителе. Выберите категорию доверителя — российское юрлицо или индивидуальный предприниматель. После заполните информацию. Для предприятия — ИНН, КПП, ОГРН. Для индивидуального предпринимателя — Ф.И.О., дату рождения, пол, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП. Если доверитель юридическое лицо, появятся заполненные поля с названием, адресом и регионом. В появившейся строке «ЕИО» внесите Ф.И.О. директора. После кликните кнопку «Следующий раздел».
о представителе. Выберите категорию представителя. Заполните данные о представителе. После кликните кнопку «Следующий раздел».
о передаваемых полномочиях. В появившейся строке выберите один из двух вариантов. Первый — выберите из классификатора полномочий. Сервис предложит вам перечень полномочий, вы можете выбрать те, что вам необходимы. Второй вариант — введите полномочия вручную.
о настройках МЧД. В разделе будут собраны все сведения о МЧД. Проверьте данные и нажмите на кнопку «Сформировать XML». Скачайте ее на компьютер и после того, как директор подпишет УКЭП доверенность, загрузите ее в реестр ФНС.
Шаг 3. Подписать МЧД УКЭП директора или предпринимателя
Чтобы удостоверить МЧД, у руководителя или индивидуального предпринимателя должна быть УКЭП. Получить ее можно в ФНС.
Шаг 4. Разместить МЧД в хранилище
Предприятия или индивидуальные предприниматели самостоятельно выбирают, где хранить МЧД. Полный перечень привели в Постановлении Правительства от 21.02.2022 № 223 в ред. от 12.09.2023. МЧД можно хранить:
в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА);
в аккредитованных удостоверяющих центрах;
у операторов ЭДО;
у аккредитованных доверенных третьих сторон;
удостоверяющих центрах государственных органов;
в информационных системах федеральных органов исполнительной власти или органов государственных внебюджетных фондов.
Как применять МЧД
Доверенный может применять МЧД двумя способами:
прикреплять МЧД к документам. Для этого надо найти доверенность в архиве информационной системы, направить ее отдельным файлом и указать ее реквизиты;
сведения о доверенности попадают в общую базу МЧД. Получатель введет номер доверенности и получит подробные сведения о ней. Среди них — срок действия, полномочия.
С помощью МЧД можно удостоверять всю документацию — отчеты в государственные органы, справки, письма.
Надо ли применять МЧД для работы на платформе Консоль.Про
Для работы на платформе Консоль.Про оформлять и применять МЧД не надо. Дело в том, что МЧД необходима, чтобы удостоверять документы УКЭП физического лица. Все договоры, задания, закрывающие бухгалтерские и другую документацию на платформе удостоверяют ПЭП (п. 15.3 Пользовательского соглашения платформы Консоль.Про).
Оформите доверенность на представителя на бумажном носителе по форме Консоли. МЧД оформлять не надо.
Вопрос. В чем отличие УКЭП от ПЭП?
Ответ. ПЭП — это набор букв, символов, цифр. Другими словами, это логин и пароль. Ее используют, чтобы зайти на сайт в интернете. Внутри организаций ПЭП применяют для обмена информацией. В соглашении указывают обстоятельства, когда с помощью ПЭП можно удостоверить бумаги. При этом нельзя применять ПЭП в работе с бумагами, которые содержат государственную тайну.
В отличие от ПЭП, УКЭП — это аналог собственноручной подписи, которую создают с помощью специальных криптографических программных средств. Применять УКЭП можно без заключения соглашения с другой стороной для подачи бухгалтерской и налоговой отчетности, для участия на торгах и сделках.
Популярное по теме за месяц
Adlook: ускорили выплаты паблишерам с одного дня до 10 минут
Какие налоги ИП платят на УСН
Что мотивирует сотрудников кроме денег
