Акт о расхождении и несоответствии товара: образец и пример заполнения

Почему нужно оформлять акт несоответствия поставленного товара

Компании на постоянной основе покупают разные товары: для перепродажи, использования в работе, или сырья. При каждой такой покупке заключается договор, например, договор поставки, и в нем детально описывается покупаемый товар: количество, характеристики, гарантийные сроки, наличие дефектов.

Договорившись о цене и характеристиках товара, продавец грузит товар, составляет накладную и отправляет его покупателю. В накладной указывается наименование товара, маркировку, вид тары, разновидность упаковки, массу нетто, брутто, объем, а также другие важные данные, соответствующие условиям договора.

Привезя товар, покупатель проверяет накладную и сам товар. Он обязан убедиться, что полученный груз полностью соответствует заключенному договору: количество товара, его качество, комплектность и т. д.

Если покупатель заметит, что полученный товар не соответствует условиям договора или другим требованиям, он должен составить акт о расхождении товара. Этот документ будет юридическим основанием для предъявления дальнейших претензий продавцу.

Без акта не получится:

• Доказать нарушение условий договора. Акт — это доказательство того, что товар не соответствует условиям договора. Он фиксирует конкретные расхождения и несоответствия, указывается дата и время обнаружения несоответствий, присутствуют подписи представителей покупателя и продавца.

• Получить возмещение убытков. Если товар не соответствует договору, покупатель имеет право требовать от продавца возмещения убытков, в том числе утраченной прибыли и расходов на хранение товара.

• Вернуть товар или обменять его на аналогичный. В случае несоответствия товара условиям договора покупатель имеет право вернуть товар или обменять его на аналогичный.

Акт о расхождении товара — это важный документ, который помогает защитить права покупателя и регулировать торговые отношения. Правильное оформление акта поможет успешно решить спор с продавцом и получит компенсацию за несоответствие товара договору.

В нашем блоге мы рассказывали про составление и других актов. Например, рассмотрели в статье порядок составления и форму передаточного акта при реорганизации компании. 

В каких ситуациях заполняют акт о расхождении

Акт о расхождении товара фиксирует несоответствие полученного товара условиям договора или другим требованиям. Его необходимо составлять в разных ситуациях, когда товар не соответствует ожиданиям покупателя. Вот несколько примеров, когда нужно оформлять акт о расхождении товара.

Несоответствие наименования. В документах указан один товар, а привезли другой. Например, в договоре указано, что покупается «‎черный чай в пакетиках», а привезли «‎зеленый чай в пакетиках» .

Расхождение количества. В документах указано одно количество товара, а привезли другое. Например, в накладной указано 100 коробок строительных материалов, а привезли только 95.

Несоответствие качества. В документах указаны определенные параметры качества товара (например, сорт, степень обработки), а привезли товар с более низким качеством. Например, в договоре указано, что товар должен быть первого сорта, а привезли товар второго сорта.

Обнаружение дефектов. Товар имеет дефекты, которые делают его непригодным для использования по назначению. Например, в телевизоре не работает звук, или в холодильнике не закрывается дверь.

Несоответствие требованиям безопасности. Товар не соответствует требованиям безопасности, установленным техническими регламентами или стандартами. Например, в детской игрушке обнаружены мелкие детали, которые могут быть опасны для ребенка.

Несоответствие иным стандартам. Товар не соответствует иным стандартам, указанным в договоре или технической документации. Например, в договоре указано, что товар должен быть изготовлен из определенного материала, а привезли товар из другого материала.

Формирование комиссии для составления акта

Составление акта о расхождении товара — это процедура, требующая не только правильного оформления документа, но и участия уполномоченных лиц. Для официального и правового подтверждения несоответствия товара требуется создание комиссии.

Формирование комиссии — это необходимый шаг при оформлении акта о расхождении товара, поскольку она обеспечивает объективность оценки ситуации. В комиссию помимо продавца и покупателя могут входить независимые лица, способные беспристрастно изучить товар и зафиксировать все несоответствия. 

В состав комиссии входят:

• Представитель покупателя — лицо, которое обнаружило несоответствие товара и инициатор составления акта;

• Представитель продавца — лицо, которое ответственно за поставку товара. Это может быть менеджер по продажам, заведующий складом и др.;

• Независимый эксперт — в случае необходимости в комиссию может быть включен независимый эксперт, например, при оценке качества товара, которое требует специальных знаний;

• Свидетели — в комиссию могут входить люди, которые были свидетелями обнаружения несоответствия товара. Например, сотрудники складского отдела, грузчики, другие лица.

Процесс формирования и работы комиссии по составлению акта о расхождении товара начинается с инициативы покупателя. Он уведомляет продавца о необходимости создания комиссии, объясняя причину — несоответствие полученного товара условиям договора. Далее стороны совместно согласовывают состав комиссии и срок ее работы.

После согласования состава комиссия проводит осмотр товара, тщательно изучая его и фиксируя все обнаруженные несоответствия. Затем члены комиссии составляют акт о расхождении товара, в котором подробно описывают все установленные факты и несоответствия. В заключение все члены комиссии подписывают акт, подтверждая его правильность и точность описания.

Форма акта о несоответствии поставленного товара

Обязательной формы для данного нет. С 2013 года компании могут самостоятельно разработать и утвердить форму для акта об установленных расхождениях. Также можно воспользоваться формой ТОРГ-2, утвержденной Госкомстатом России. 

В этом разделе мы рассмотрим, как составить свою форму этого акта, а следующем разберем, как заполнить форму ТОРГ-2, или ТОРГ-3, если закупались иностранные товары.

Структурно акт о расхождении при приемке товара выглядит так:

• Шапка: указывается название документа, дата и место составления, данные об организации, начале и окончании приемки поставленного товара. Время приемки указывается точно, например, с 10:00 до 12:00 часов 15.03.2023 г.

• Состав комиссии: фиксируется название организации, должность, ФИО и правовой статус участников комиссии.

• Результаты приемки: отмечаются данные грузоотправителя и перевозчика, сведения о договоре и транспортной накладной, количество доставленного товара, дефекты, брак.

• Заключение комиссии: делается вывод о выявленных недостатках, чего недостает, что лишнее, какие дефекты обнаружены, и в чем причина брака или боя. Здесь формируется мнение комиссии о причинах выявленных недостатков, основанное на проведенном осмотре.

• Подписи: в конце акта все члены комиссии расписываются в составленном ими документе.

При расхождении количества товара акт должен содержать следующую информацию:

• Точное наименование товара: указать наименование товара, количество которого не соответствует документам.

• Фактическое количество товара: указать реальное количество товара, которое было получено.

• Расхождение в количестве: рассчитать разницу между количеством, указанным в документах, и фактическим количеством товара.

• Причины расхождения: указать предполагаемые причины расхождения в количестве товара, например, потеря товара при транспортировке.

• Дополнительные доказательства: приложить фотографии или другие документы, подтверждающие расхождение в количестве товара.

Чтобы применять такую форму документа, желательно приложить ее к договору. В договоре также можно описать порядок работы комиссии и обязательные требования к ее составу и заключениям. Например, обязательно вызывать независимого эксперта при составлении акта о расхождении при приемке товара, или вести протокол на время работы комиссии.

Если сотрудничаете с самозанятыми, то для составления акта могут понадобиться их персональные данные. В нашей статье мы рассказали, как наладить работу с персональными данными самозанятых.

Порядок заполнения акта об установленных расхождениях по форме ТОРГ-2

Как мы уже писали выше, компании могут разработать свою форму акта об установленных расхождениях, или воспользоваться формой ТОРГ-2 или ТОРГ-3. Первая заполняется при расхождении в количестве и качестве местных товаров, а ТОРГ-3 — при расхождениях в иностранных товарах. Их содержание немного отличается, поэтому рассмотрим каждый акт отдельно.

Форма ТОРГ-2, или Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей, состоит из четырех листов. Бланк можно скачать на сайте Консультант.

Первая страница. На ней вы указываете ключевую информацию о вашей компании: наименование, адрес, номер телефона, код по ОКУД, ОКПО и т. д. Важно, чтобы все данные соответствовали учредительным документам. Не забудьте проставить дату и номер акта, а также указать основание для его составления.

Далее на первой странице указывается информация о месте приемки товара, дате обнаружения несоответствий, реквизитах договора и документов, подтверждающих поставку товара (например, транспортная накладная).

Вторая страница. На ней располагаются три таблицы. Первая таблица предназначена для описания транспортных средств, использованных для перевозки груза, а также упаковки и маркировки.

В следующей таблице вы указываете реальные данные о полученном товаре и указываете расхождения с информацией в документах. В третьей таблице подробно описывается сам товар: наименование, единицы измерения, количество, цена и т. д.).

Третья страница. Здесь фиксируются условия хранения продукции до вскрытия на складе, состояние тары и маркировки, а также сведения о проведении выборочной проверки. Особое внимание уделяется параметрам груза — артикулу, количеству, цене, сорту — с учетом выявленных отклонений, недостачи или излишка.

Четвертая страница. На этой странице фиксируется фактическое количество продукции, указываются сведения о проведенной проверке и ее методах. Здесь же комиссия выносит решение, например, «‎предъявить претензию на сумму недостачи».

В конце акта указываются данные о членах комиссии и представителе компании-поставщика. Акт подписывается уполномоченными лицами с обеих сторон. Скачать образец заполненной формы ТОРГ-2 можно по ссылке.

Если вы используете программы для ведения бухгалтерии, такие как 1С Бухгалтерия, то можете заполнять акт ТОРГ-2 не вручную, а в виде электронного документа. Это удобно, так как многие программы имеют встроенные шаблоны для этого акта, что позволяет сократить время на заполнение и исключить ошибки.

Для многих компаний важным является не только правильное оформление документов, но и правильное ведение денежных расчетов. Если ваш контрагент — самозанятый, и ему нужно принять оплату и выдать чек. В статье рассказали, нужна ли самозанятым онлайн-касса, или можно обходиться без нее.

Порядок заполнения акта об установленных расхождениях по форме ТОРГ-3

ТОРГ-3 похож на предыдущий акт, но он состоит только из 3 листов, и последний иногда является необязательным. Акт расхождения по форме ТОРГ-3 оформляется при получении товаров иностранного производства.

На первой странице, как и в ТОРГ-2, указываются реквизиты компании. 

Вторая страница — это таблица с данными о товаре: наименование, количество, код по ОКЕИ и т. д. Здесь сравниваются данные из документов с реальными показателями после проверки.

Третья страница заполняется только в случае, если экспертиза не требуется. На ней комиссия записывает свои выводы о причинах обнаруженных расхождений по количеству или качеству. 

Акт подписывают члены комиссии, а также представитель независимой компании, как гарантия объективности. Заполненный образец можно скачать по ссылке.

Заполнить акт ТОРГ-3 можно не только вручную, но и с помощью специализированных программ, например, 1С Бухгалтерия. В 1С есть встроенный функционал для создания акта о расхождении. Вы можете воспользоваться шаблоном, а система автоматически подставит часть необходимой информации.

Краткий итог

1. Акт о расхождении — не формальность, а важное доказательство нарушения договора, что позволяет требовать возмещения убытков, возврата товара или его замены.

2. Акт нужен при несоответствии наименования, количества, качества товара, при обнаружении дефектов, нарушения безопасности, несоответствия стандартам.

3. Для объективности и правовой силы акта создается комиссия из представителей покупателя и продавца, а также независимых экспертов и свидетелей.

4. Компании могут разработать свою форму акта, либо использовать форму ТОРГ-2 (для местных товаров) или ТОРГ-3 (для иностранных товаров).

5. В акте указываются данные о товаре, о доставке, об обнаруженных несоответствиях, а также заключение комиссии о причинах расхождений и требования к поставщику.

6.  Форму ТОРГ-2 и ТОРГ-3 можно заполнять не только вручную, но в виде электронного документа, если у вас есть программы вроде 1С Бухгалтерия и других.

Популярное по теме за месяц

1

Как самозанятые платят алименты в 2024 году

В статье разберемся, должен ли самозанятый платить алименты на содержание детей и как рассчитывают размер платежа

2

Особенности работы самозанятым в 2024 году: плюсы и минусы

Разбираемся, чем могут заниматься самозанятые и какие налоги обязаны уплачивать

3

Считается ли самозанятость трудоустройством

Разбираемся, чем отличается работа по трудовому договору и работу по гражданско-правовому договору