Оглавление
Ошибка 1. Нет конкретных сроков оплаты
Формулировки «Оплатим в ближайшее время» или «Перечислим деньги после поступления средств» в гарантийном письме не имеют юридической силы. Так невозможно определить момент нарушения обязательств.
Как правильно. Указывать точную дату или конкретный период. Например, «до 15.08.2025» или «в течение 10 рабочих дней».
Ошибка 2. Письмо подписало ненадлежащее лицо
Гарантийное письмо оплаты может быть подписано лицом, которое не обладает полномочиями на подписание таких документов. Например, это может быть сотрудник без доверенности. В таком случае контрагент может оспорить документ в суде и гарантийное письмо признают недействительным.
Как правильно. Подписывать должен руководитель организации или лицо по доверенности с указанием реквизиты доверенности. С 2025 года для таких ситуаций нужна машиночитаемая доверенность. Больше о ней читайте в статье.
Ошибка 3. Нет ссылки на договор или основание платежа
Популярная ошибка в гарантийном письме — нет четкого указания, за что именно производят оплату. Многие компании ограничиваются общими фразами: «Гарантируем оплату в размере 500 000 рублей». Без привязки к конкретному договору или обязательству, такой документ теряет юридическую силу. Непонятно, за какую работу или услугу должна быть произведена оплата, какие условия сделки. Например, компания направила гарантийное письмо с обещанием оплатить 300 000 р., но не указала, что платеж относится к договору аренды. Кредитор потребовал эти деньги в счет погашения долга по поставке товара — возник спор, который пришлось решать в суде.
Как правильно. Необходимо указывать в гарантийном письме об оплате ссылку на договор. Например, «ООО Альфа гарантирует оплату по Договору поставки № 45 от 10.01.2024 в сумме 500 000 (пятьсот тысяч) рублей».
Можно ли с помощью гарантийного письма изменить условия договора?
С помощью гарантийного письма можно изменить условия действующего договора — например, перенести срок оплаты. Важно понимать, если вы примете такие изменения, новые условия заменят первоначальные. Это означает, что в случае просрочки неустойку будут рассчитывать уже не по исходному договору, а согласно положениям гарантийного письма. Если вы не хотите менять условия договора, четко зафиксируйте свое несогласие в письменной форме. Без такого документа суд может расценить ваши действия как акцепт предложенных условий.
Ошибка 4. Неправильное вручение гарантийного письма
Проблема заключается в том, что многие компании ограничиваются простой отправкой гарантийного письма по электронной почте или передачей через курьера без должного оформления факта получения документа. Это рискованно, так как при возникновении спора, будет очень сложно доказать факт вручения гарантийного письма контрагенту.
Во-первых, при отсутствии надлежащего подтверждения получения гарантийного письма, контрагент может легко заявить, что не получал документ. Во-вторых, без фиксации даты получения невозможно точно определить момент, с которого начинается отсчет срока исполнения обязательств. Особую опасность представляет ситуация, когда контрагент оспаривать содержание гарантийного письма, утверждать при этом, что ему направило совершенно другой документ.
Как правильно. Гарантийное письмо важно правильно вручить контрагенту. Перед вручением убедитесь, что документ содержит: полные реквизиты обеих сторон, четкое обязательство об оплате с указанием суммы и срока, подпись уполномоченного лица и печать организации, дату составления. Далее выберите способ вручения — личное вручение под расписку, почтовым отправлением или через электронную почту. Заведите журнал исходящей корреспонденции, где фиксируйте дату отправки, способ вручения, данные получателя, номер почтового отправления, другие идентификационные данные.
Совет
Для особо важных договоров используйте одновременно два способа вручения.
При работе с новыми контрагентами заранее согласуйте в договоре предпочтительные способы обмена документами.
Регулярно обновляйте список уполномоченных лиц, которые имеют право работать с корреспонденцией.
Ведите журнал входящей и исходящей корреспонденции.
Все о гарантийном письме
Читайте в статье о других аспектах оформления гарантийных писем
Читать статью
