Гарантийное письмо об оплате — это простой, но эффективный способ закрепить обязательства и минимизировать риски. В статье разберем, когда необходимо такое письмо, как его правильно составить и отозвать. В конце есть образцы гарантийных писем об оплате, чтобы вы не тратили время на составление.
Оглавление
Когда понадобится гарантийное письмо
Гарантийное письмо — это документ, в котором покупатель обещает оплатить товары, услуги или работы по договору. Гарантийное письмо — необязательный документ, стороны самостоятельно принимают решение о его необходимости. Гарантийное письмо необходимо:
Для подтверждения оплаты по договору.
Документ подтверждает обязательство оплатить сумму по договору в установленный срок. В нем указывают: реквизиты договора, точную сумму, срок оплаты и реквизиты сторон. Гарантийное письмо подписывает руководитель или уполномоченное лицо, заверяет печатью. Такой формат защищает интересы и служит доказательством намерений выполнить обязательства. В случае спора документ можно использовать в суде.
Для отсрочки платежа.
Когда покупатель просит отсрочку, но готов подтвердить свои обязательства письменно в гарантийном письме.
Для погашения задолженности.
Если заказчик уклоняется от оплаты за предоставленные услуги, то исполнитель вправе запросить у него гарантийное письмо к договору. Документ подтвердит наличие долга и обозначит конкретные сроки его погашения. Также в гарантийном письме надо предусмотреть последствия, которые наступят в случае несвоевременной оплаты.
Для выполнения обязательств по договору аренды.
Когда арендатор не может вовремя внести арендный платеж, стороны могут оформить гарантийное письмо с новыми сроками погашения задолженности. В документе также прописывают меры ответственности за нарушение взятых обязательств — например, штрафные санкции.
Для предъявления третьим лицам.
Например, арендатор, который еще не завершил процедуру регистрации юридического лица, может запросить у будущего арендодателя гарантийное письмо для предъявления его в регистрирующих органах. Здесь гарантийное письмо выступает доказательством серьезности намерений арендатора.
Для поставки товаров.
Когда поставщик желает предложить свои товары потенциальному покупателю, он может составить гарантийное письмо-оферту. В документе поставщик подтверждает готовность поставить конкретный товар в определенном объеме, фиксирует сроки, определяет существенные условия сотрудничества. Читайте статьи, как оформить возврат тары поставщику и как составить акт о расхождении и несоответствии товара.
Для исцеления договора.
Иногда возникают ситуации, когда договор подписывает сотрудник, который не имел на это полномочий. Согласно п. 1 ст. 183 ГК, обязательства по договору ложатся на подписавшее его лицо, а не на организацию, которую оно представляло. Однако эту проблему можно решить, если действующий руководитель компании подтвердит свое согласие с условиями договора.
Уполномоченный представитель организации может подготовить гарантийное письмо. В гарантийном письме лицо подтверждает готовность исполнить все обязательства, предусмотренные договором, несмотря на то, что изначально его подписало неуполномоченное лицо. В гарантийном письме надо отразить готовность исполнить обязанности по договору, реквизиты договора, ссылку на документы, которые подтверждают полномочия лица, подписавшего гарантийное письмо.
Также важно понимать, что наличие гарантийного письма не снимает с должника ответственности за нарушение обязательств. Например, по условиям договора оплата должна быть произведена в течение 7 дней, а в гарантийном письме — срок в 30 дней. В таком случае кредитор вправе требовать уплаты неустойки, начиная с 8-го дня — то есть с момента нарушения срока, который установили в договоре. Гарантийное письмо лишь фиксирует намерение должника, но не отменяет его обязательств по первоначальным договоренностям.
Как гарантийное письмо может прервать срок исковой давности?
Когда контрагент задерживает плату за поставленные товары, выполненные работы или оказанные услуги, кредитор имеет право взыскать задолженность в течение общего срока исковой давности — три года (п. 1 ст. 196 ГК). Но есть законный способ продлить этот срок без немедленного обращения в суд — гарантийное письмо.
Согласно ст. 203 ГК, любое письменное признание долга должником прерывает срок исковой давности. Значит кредитор может запросить гарантийное письмо у должника. После получения документа у кредитора появится еще три года для подачи иска в суд и взыскания задолженности.
Как написать гарантийное письмо об оплате
Унифицированной формы гарантийного письма нет. Но документ должен отвечать установленным правилам деловой корреспонденции.
В гарантийном письме надо указать:
Ф.И.О. и должность ответственного лица, который подготовил документ, полное наименование и ИНН организации-адресата;
ФИО и должность лица, который подписывает гарантийное письмо от имени организации-инициатора, полное наименование и ИНН этой организации, ее банковские реквизиты;
дату составления документа;
суть обязательств. Подробно опишите в гарантийном письме сумму задолженности с указанием ее состава, реквизиты договора, на основании которого возник долг, обещание погасить задолженность и график погашения задолженности;
подписи уполномоченных лиц. Документ заверяют подписями уполномоченных должностных лиц — генерального директора и главного бухгалтера организации. Возле подписи должна быть расшифровка. Если организация использует печать в своей деятельности, на гарантийном письме обязательно должен быть ее оттиск.
Также рекомендуем указывать в письме обстоятельства, из-за которых возникла задолженность. Конкретизируйте, за какую именно поставку товара, выполнение работ или оказание услуг образовался долг, укажите первоначально установленные договором сроки оплаты и причины, по которым они были нарушены. Это поможет четко идентифицировать обязательство и избежать возможных разногласий в будущем.
Важно! Направление второй стороне гарантийного письма — основание для прерывания срока давности. В этом случае срок, который отведен кредитору на подачу иска, начнет течь заново (ст. 203 ГК).
Какие документы приложить к гарантийному письму
Гарантийное письмо не всегда может быть единственным подтверждением отношений. В таких случаях приходится прикладывать и другие документы к гарантийному письму. Например, документы, которые подтверждают изложенные в нем обстоятельства. В случаях, когда просрочка платежа связана с неполучением средств от контрагента, следует приложить копию гарантийного письма от заказчика, выписку по расчетному счету, переписку между сторонами.
Также, если гарантийное письмо подписывает представитель по доверенности, необходимо приложить заверенную копию такой доверенности с четко прописанными полномочиями на подписание таких документов. Когда письмо подписывает действующий руководитель организации, приложение документов о полномочиях не надо. Исключение — если договор, по которому возник долг, подписал предыдущий руководитель, а гарантийное письмо подписывает новый руководитель. В таком случае лучше приложить — копию приказа о назначении нового руководителя, протокол общего собрания участников.
Как вручить гарантийное письмо
Часто предприниматели считают, что достаточно просто отправить шаблон гарантийного письма по электронной почте или передать его с курьером. Однако при возникновении споров, правильное вручение гарантийного письма может стать решающим фактором.
Самый надежный способ передачи документа — вручить лично под расписку. В этом случае представитель вашей организации посещает офис контрагента и передает гарантийное письмо уполномоченному лицу, которое ставит отметку о получении на вашем экземпляре письма. Также гарантийное письмо можно направить почтой заказным письмом с уведомлением о вручении. Важно сохранить все почтовые квитанции и уведомление о вручении — они могут понадобиться, если будут судебные разбирательства.
Еще один популярный способ — обмен по электронной почте или ЭДО, если в договоре стороны предусмотрели адрес email. В ином случае не получится достоверно установить принадлежность электронной почты контрагенту.
Можно ли отозвать гарантийное письмо оплаты
Бывают ситуации, когда необходимо отозвать гарантийное письмо об оплате: изменились обстоятельства, обнаружили ошибку или возникли разногласия с контрагентом. Отзыв гарантийного письма возможен не всегда. Это зависит от того, было ли оно уже получено адресатом и какие условия в нем указали.
В случаях, когда гарантийное письмо содержит прямое признание долга, такое письмо нельзя отозвать. Это положение основано на принципах добросовестности и стабильности гражданского оборота. Также не всегда можно отозвать гарантийные письма, которые содержат признаки оферты. В таком случае отзыв надо направить контрагенту до момента принятия им письма или начала исполнения обязательств по нему (п. 3 ст. 438 ГК). Например, если контрагент приступил к выполнению работ, отозвать такое гарантийное письмо уже невозможно.
Какие ошибки допускают стороны при составлении гарантийного письма
Разберем самые популярные четыре ошибки, которые допускают при составлении гарантийного письма оплаты.
Нет конкретных сроков оплаты
Формулировки «Оплатим в ближайшее время» или «Перечислим деньги после поступления средств» в гарантийном письме не имеют юридической силы. Так невозможно определить момент нарушения обязательств.
Как правильно. Указывать точную дату или конкретный период. Например, «до 15.08.2025» или «в течение 10 рабочих дней».
Письмо подписало ненадлежащее лицо
Гарантийное письмо оплаты может быть подписано лицом, которое не обладает полномочиями на подписание таких документов. Например, это может быть сотрудник без доверенности. В таком случае контрагент может оспорить документ в суде и гарантийное письмо признают недействительным.
Как правильно. Подписывать должен руководитель организации или лицо по доверенности с указанием реквизиты доверенности. С 2025 года для таких ситуаций нужна машиночитаемая доверенность. Больше о ней читайте в статье.
Нет ссылки на договор или основание платежа
Популярная ошибка в гарантийном письме — нет четкого указания, за что именно производят оплату. Многие компании ограничиваются общими фразами: «Гарантируем оплату в размере 500 000 рублей». Без привязки к конкретному договору или обязательству, такой документ теряет юридическую силу. Непонятно, за какую работу или услугу должна быть произведена оплата, какие условия сделки. Например, компания направила гарантийное письмо с обещанием оплатить 300 000 р., но не указала, что платеж относится к договору аренды. Кредитор потребовал эти деньги в счет погашения долга по поставке товара — возник спор, который пришлось решать в суде.
Как правильно. Необходимо указывать в гарантийном письме об оплате ссылку на договор. Например, «ООО Альфа гарантирует оплату по Договору поставки № 45 от 10.01.2024 в сумме 500 000 (пятьсот тысяч) рублей».
Можно ли с помощью гарантийного письма изменить условия договора?
С помощью гарантийного письма можно изменить условия действующего договора — например, перенести срок оплаты. Важно понимать, если вы примете такие изменения, новые условия заменят первоначальные. Это означает, что в случае просрочки неустойку будут рассчитывать уже не по исходному договору, а согласно положениям гарантийного письма. Если вы не хотите менять условия договора, четко зафиксируйте свое несогласие в письменной форме. Без такого документа суд может расценить ваши действия как акцепт предложенных условий.
Неправильное вручение гарантийного письма
Проблема заключается в том, что многие компании ограничиваются простой отправкой гарантийного письма по электронной почте или передачей через курьера без должного оформления факта получения документа. Это рискованно, так как при возникновении спора, будет очень сложно доказать факт вручения гарантийного письма контрагенту.
Во-первых, при отсутствии надлежащего подтверждения получения гарантийного письма, контрагент может легко заявить, что не получал документ. Во-вторых, без фиксации даты получения невозможно точно определить момент, с которого начинается отсчет срока исполнения обязательств. Особую опасность представляет ситуация, когда контрагент оспаривать содержание гарантийного письма, утверждать при этом, что ему направило совершенно другой документ.
Как правильно. Гарантийное письмо важно правильно вручить контрагенту. Перед вручением убедитесь, что документ содержит: полные реквизиты обеих сторон, четкое обязательство об оплате с указанием суммы и срока, подпись уполномоченного лица и печать организации, дату составления. Далее выберите способ вручения — личное вручение под расписку, почтовым отправлением или через электронную почту. Заведите журнал исходящей корреспонденции, где фиксируйте дату отправки, способ вручения, данные получателя, номер почтового отправления, другие идентификационные данные.
Совет
Для особо важных договоров используйте одновременно два способа вручения.
При работе с новыми контрагентами заранее согласуйте в договоре предпочтительные способы обмена документами.
Регулярно обновляйте список уполномоченных лиц, которые имеют право работать с корреспонденцией.
Ведите журнал входящей и исходящей корреспонденции.
Ниже вы сможете скачать образцы гарантийных писем. Используйте их, чтобы не составлять самостоятельно.
Образец гарантийного письма об оплате за услуги
Образец гарантийного письма об оплате за товар
Образец гарантийного письма об оплате по договору аренды
Образец гарантийного письма собственника помещения, предоставляемого для регистрации юридического лица
Популярное по теме за месяц
White Label: с Консолью освободили время на повышение качества сервиса
Ваш самозанятый – на самом деле работник. Как налоговая это докажет
УСН в 2025 году: что нужно знать бизнесу и ИП
