Гарантийное письмо об оплате — это простой, но эффективный способ закрепить обязательства и минимизировать риски. В статье разберем, когда необходимо такое письмо, как его правильно составить и отозвать. В конце есть образцы гарантийных писем об оплате, чтобы вы не тратили время на составление.
Оглавление
Когда понадобится гарантийное письмо
Гарантийное письмо — это документ, в котором покупатель обещает оплатить товары, услуги или работы по договору. Гарантийное письмо — необязательный документ, стороны самостоятельно принимают решение о его необходимости. Гарантийное письмо необходимо:
Для подтверждения оплаты по договору.
Для отсрочки платежа.
Для погашения задолженности.
Для выполнения обязательств по договору аренды.
Для предъявления третьим лицам.
Для поставки товаров.
Для исцеления договора.
Когда компании понадобится гарантийное письмо
Подробности и примеры каждой ситуации, когда нужно гарантийное письмо
Читать статьюКак написать гарантийное письмо об оплате
Унифицированной формы гарантийного письма нет. Но документ должен отвечать установленным правилам деловой корреспонденции.
В гарантийном письме надо указать:
Ф.И.О. и должность ответственного лица, который подготовил документ, полное наименование и ИНН организации-адресата;
ФИО и должность лица, который подписывает гарантийное письмо от имени организации-инициатора, полное наименование и ИНН этой организации, ее банковские реквизиты;
дату составления документа;
суть обязательств;
подписи уполномоченных лиц.
Также рекомендуем указывать в письме обстоятельства, из-за которых возникла задолженность. Конкретизируйте, за какую именно поставку товара, выполнение работ или оказание услуг образовался долг, укажите первоначально установленные договором сроки оплаты и причины, по которым они были нарушены. Это поможет четко идентифицировать обязательство и избежать возможных разногласий в будущем.
Можно ли отозвать гарантийное письмо оплаты
Бывают ситуации, когда необходимо отозвать гарантийное письмо об оплате: изменились обстоятельства, обнаружили ошибку или возникли разногласия с контрагентом. Отзыв гарантийного письма возможен не всегда. Это зависит от того, было ли оно уже получено адресатом и какие условия в нем указали.
Какие документы приложить к письму
Гарантийное письмо не всегда может быть единственным подтверждением отношений. В таких случаях приходится прикладывать и другие документы к гарантийному письму. Например, копию гарантийного письма от заказчика, выписку по расчетному счету, переписку между сторонами.
Также, если гарантийное письмо подписывает представитель по доверенности, необходимо приложить заверенную копию такой доверенности.
Как вручить гарантийное письмо
Самый надежный способ передачи документа — вручить лично под расписку.
Еще один популярный способ — обмен по электронной почте или ЭДО, если в договоре стороны предусмотрели адрес email.
Гарантийное письмо: как написать, вручить и отозвать
Все подробности от юриста по гражданско-правовым отношениям в отдельной статье
Читать статьюКакие ошибки допускают стороны при составлении гарантийного письма
Четыре ошибки, которые допускают при составлении гарантийного письма оплаты:
Нет конкретных сроков оплаты
Письмо подписало ненадлежащее лицо
Нет ссылки на договор или основание платежа
Неправильное вручение гарантийного письма
Четыре опасные ошибки в гарантийном письме
В статье юрист подробно разобрал ошибки, которые допускают при составлении гарантийного письма
Читать статьюНиже вы сможете скачать образцы гарантийных писем. Используйте их, чтобы не составлять самостоятельно.
Образец гарантийного письма об оплате услуг
Образец гарантийного письма об оплате товара
Образец гарантийного письма об оплате по договору аренды
Образец гарантийного письма собственника помещения, предоставляемого для регистрации юридического лица
