Гарантийное письмо: как написать, вручить и отозвать

Как написать

Унифицированной формы гарантийного письма нет. Но документ должен отвечать установленным правилам деловой корреспонденции. 

В гарантийном письме надо указать:

• Ф.И.О. и должность ответственного лица, который подготовил документ, полное наименование и ИНН организации-адресата;

• ФИО и должность лица, который подписывает гарантийное письмо от имени организации-инициатора, полное наименование и ИНН этой организации, ее банковские реквизиты;

• дату составления документа;

• суть обязательств. Например, подробно опишите в гарантийном письме сумму задолженности с указанием ее состава, реквизиты договора, на основании которого возник долг, обещание погасить задолженность и график погашения задолженности;

• подписи уполномоченных лиц. Документ заверяют подписями уполномоченных должностных лиц — генерального директора и главного бухгалтера организации. Возле подписи должна быть расшифровка. Если организация использует печать в своей деятельности, на гарантийном письме обязательно должен быть ее оттиск.

Также рекомендуем указывать в гарантийном письме об оплате обстоятельства, из-за которых возникла задолженность. Конкретизируйте, за какую именно поставку товара, выполнение работ или оказание услуг образовался долг, укажите первоначально установленные договором сроки оплаты и причины, по которым они были нарушены. Это поможет четко идентифицировать обязательство и избежать возможных разногласий в будущем. 

Важно! Направление второй стороне гарантийного письма — основание для прерывания срока давности. В этом случае срок, который отведен кредитору на подачу иска, начнет течь заново (ст. 203 ГК). 

Что приложить

Гарантийное письмо не всегда может быть единственным подтверждением отношений. В таких случаях приходится прикладывать и другие документы к гарантийному письму. Например, документы, которые подтверждают изложенные в нем обстоятельства. В случаях, когда просрочка платежа связана с неполучением средств от контрагента, следует приложить копию гарантийного письма от заказчика, выписку по расчетному счету, переписку между сторонами. 

Также, если гарантийное письмо подписывает представитель по доверенности, необходимо приложить заверенную копию такой доверенности с четко прописанными полномочиями на подписание таких документов. Когда письмо подписывает действующий руководитель организации, приложение документов о полномочиях не надо. Исключение — если договор, по которому возник долг, подписал предыдущий руководитель, а гарантийное письмо подписывает новый руководитель. В таком случае лучше приложить — копию приказа о назначении нового руководителя, протокол общего собрания участников. 

Как вручить

Часто предприниматели считают, что достаточно просто отправить шаблон гарантийного письма по электронной почте или передать его с курьером. Однако при возникновении споров, правильное вручение гарантийного письма может стать решающим фактором. 

Самый надежный способ передачи документа — вручить лично под расписку. В этом случае представитель вашей организации посещает офис контрагента и передает гарантийное письмо уполномоченному лицу, которое ставит отметку о получении на вашем экземпляре письма. Также гарантийное письмо можно направить почтой заказным письмом с уведомлением о вручении. Важно сохранить все почтовые квитанции и уведомление о вручении — они могут понадобиться, если будут судебные разбирательства. 

Еще один популярный способ — обмен по электронной почте или ЭДО, если в договоре стороны предусмотрели адрес email. В ином случае не получится достоверно установить принадлежность электронной почты контрагенту. 

Как отозвать

Бывают ситуации, когда необходимо отозвать гарантийное письмо об оплате: изменились обстоятельства, обнаружили ошибку или возникли разногласия с контрагентом. Отзыв гарантийного письма возможен не всегда. Это зависит от того, было ли оно уже получено адресатом и какие условия в нем указали. 

В случаях, когда гарантийное письмо содержит прямое признание долга, такое письмо нельзя отозвать. Это положение основано на принципах добросовестности и стабильности гражданского оборота. Также не всегда можно отозвать гарантийные письма, которые содержат признаки оферты. В таком случае отзыв надо направить контрагенту до момента принятия им письма или начала исполнения обязательств по нему (п. 3 ст. 438 ГК). Например, если контрагент приступил к выполнению работ, отозвать такое гарантийное письмо уже невозможно.

Все о гарантийном письме

Читайте в статье о других аспектах оформления гарантийных писем

Читать статью

На 100% безопасное сотрудничество с внештатниками

Автоматизированное решение для снижения рисков по внештатникам.

Подробнее