Табель учета рабочего времени — один из основных документов кадровика. Он помогает зафиксировать фактически отработанное работниками время, что в итоге влияет на их оплату труда.
Из этой статьи узнаете: что такое табель, какие формы учета рабочего времени выбрать, как заполнять и корректировать.
Оглавление
- Учет рабочего времени и его способы
- Табель учета рабочего времени: что это и зачем нужен
- Формы табеля учета рабочего времени
- Кто ведет табель учета рабочего времени в организации
- Методы заполнения табеля учета рабочего времени
- Условные обозначения в табеле учета рабочего времени
- Порядок заполнения табеля учета рабочего времени
- Ответственность за ведение табеля учета рабочего времени
- Частые вопросы о табеле учета рабочего времени
Учет рабочего времени и его способы
Режим рабочего времени каждого работника устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, а также подлежит обязательному учету (ст. ст. 91, 100 ТК).
Трудовое законодательство выделяет два способа учета рабочего времени: поденный и суммированный.
Поденный учет рабочего времени применяют при стандартной рабочей нагрузке при пятидневной или шестидневной рабочей неделе.
Суммированный учет рабочего времени применяют, когда рабочее время отличается от общепринятого в организации. При этом в течение конкретного учетного периода все переработки компенсируют рабочее время сотрудников недоработками. Тем самым сохраняют баланс между переработками и недоработками.
Период учета рабочего времени может быть: месяц, квартал, полугодие, год. Вести суммированный учет с учетным периодом более года нельзя.
Табель учета рабочего времени: что это и зачем нужен
Рабочее время, отпуска, больничные и другие периоды труда и отдыха сотрудников регистрируют с помощью табеля учета рабочего времени.
Табель учета нужен не только для того, чтобы отслеживать явки на работу и контролировать дисциплину, но и для того, чтобы правильно рассчитать зарплату.
В табеле указывают даты, специальные условные обозначения или коды, а также количество часов работы. Но правила оформления учета рабочего времени могут разниться, в зависимости от используемой формы табеля учета.
Формы табеля учета рабочего времени
Коммерческие организации в учете рабочего времени работников обычно используют две формы табеля учета: форму № Т-12 или форму № Т-13. Это унифицированные бланки. Сами формы бланков учета рабочего времени и инструкции к ним утверждены Госкомстатом (постановление № 1 от 05.01.2004).
Форму Т-12 применяют для совмещенного учета рабочего времени и расчета зарплаты. Эта форма табеля учета рабочего времени оптимальна для организаций, осуществляющих расчеты вручную или с использованием электронных таблиц.
Форму № Т-13 предназначена исключительно для фиксации отработанного рабочего времени, неявок и иных отклонений. Используют эту форму учета рабочего времени только для учета при автоматизации информации. Иными словами, эту форму табеля учета заполняют с помощью компьютерных программ. Например, 1С.
Нужный вам табель учета рабочего времени в excel можете изучить по нижеприведенным ссылкам.
Бланк для заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-12
Бланк для заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-13
При этом законодательство не обязывает коммерческие организации использовать исключительно унифицированные формы табеля учета рабочего времени.
Есть и альтернативный подход к учету рабочего времени. Компании вправе разработать и утвердить свою версию табеля учета рабочего времени. Об этом говорят ст. 7 и 9 Закона № 402-ФЗ и письмо Минфина № ПЗ-10/2012.
Разработанный бланк руководитель должен утвердить приказом и закрепить в учетной политике организации.
Для сведения
Для государственных (бюджетных) учреждений обязательна к применению специализированная форма учета рабочего времени № 0504421. Об этом говорит письмо Минфина от 19.07.2018 № 02-07-05/50639.
Общие правила применения этих документов закреплены в приказе Минфина № 52н от 30.03.2015, а также в упомянутом постановлении Госкомстата № 1. Подробные инструкции по заполнению бюджетной формы № 0504421 содержатся непосредственно в том же приказе Минфина № 52н.
Кто ведет табель учета рабочего времени в организации
Перед работодателем стоит задача распределять полномочия среди работников, в частности, решить вопрос, кто будет заполнять табель. Обычно заполняет табель учета кадровик или бухгалтер.
Работодатель назначает работника приказом. Его форма не установлена, поэтому заполняют ее в свободной форме.
Законодательство не содержит прямого требования об обязательном издании такого приказа, однако его наличие позволяет четко определить круг лиц, ответственных за ведение табеля учета рабочего времени, и избежать спорных ситуаций.
Приказ о назначении сотрудника, ответственного за ведение табеля учета рабочего времени
Если табель по каждому структурному подразделению ведете отдельно, работника, ответственного за учет рабочего времени по каждой структурке, также назначает руководитель своим приказом (ч. 4 статьи 91 ТК).
Методы заполнения табеля учета рабочего времени
Законодательство предусматривает два основных метода ведения табеля учета рабочего времени, выбор между которыми организация должна закрепить в локальном нормативном акте при формировании учетной политики.
Метод сплошной регистрации учета рабочего времени
Метод сплошной регистрации предполагает ежедневное внесение отметок о явках и неявках каждого работника за каждый календарный день месяца.
В верхней строке соответствующей графы проставляется код затрат рабочего времени — явка или неявка, а в нижней строке указывается продолжительность отработанного или неотработанного рабочего времени в часах и минутах.
Этот метод является обязательным при суммированном учете рабочего времени, поскольку количество отработанных часов в разные дни может отклоняться от установленной нормы, и по окончании учетного периода возникает необходимость выявления возможных переработок.
Метод регистрации отклонений в учете рабочего времени
Метод регистрации отклонений заключается в фиксации исключительно случаев отклонения от нормального использования рабочего времени: неявок, опозданий, сверхурочных часов, работы в выходные и праздничные дни, отпусков, больничных и иных подобных случаев.
При применении данного метода учета рабочего времени в верхней строке графы указывают код условного обозначения отклонения, а нижние строки при нормальной продолжительности рабочего времени остаются незаполненными. Учет неявок при этом способе всегда ведется в днях.
Метод отклонений целесообразно применять при стабильном режиме рабочего времени, когда продолжительность рабочего дня или смены не изменяется.
Условные обозначения в табеле учета рабочего времени
Для проставления отметок в табеле учета рабочего времени используются условные обозначения. Их проставляют на титульном листе унифицированной формы № Т-12.
Эти коды применяются как при заполнении формы Т-12, так и формы Т-13. Обозначения могут быть буквенными. Например, «Я» — явка, «В» — выходной, «ОТ» — отпуск, «Б» — больничный. Помимо буквенных, используют и цифровые коды. Например, «01» — явка, «26» — выходной и т. д.
При необходимости организация вправе ввести дополнительные собственные условные обозначения для ситуаций, которые не предусмотрены унифицированными кодами.
Ввести новые обозначения можно приказом руководителя. Если есть локальный акт о табельном учете рабочего времени, можно утвердить к нему перечень кодов.
С 1 сентября 2025 года Минтруд утвердил обновленный перечень кодов для табеля учета рабочего времени с пояснениями по их применению в нестандартных ситуациях, а устаревшие обозначения больше не применяют.
Порядок заполнения табеля учета рабочего времени
При заполнении табеля учета рабочего времени в графах 4 и 6, если говорить о форме Т-12, предусмотрены строки для фиксации ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника.
В верхней строке проставляют код учета рабочего времени на конкретную дату, в нижней строке отражается продолжительность отработанного или неотработанного времени в часах или минутах.
При суточном режиме работы отражают количество часов работы в дневное и ночное время. В графах 5 и 7 указывают количество отработанных дней в верхней строке и общее число часов, отработанных за половину месяца, в нижней строке.
Табель учета рабочего времени составляют в одном экземпляре. Его подписывает руководитель структурного подразделения и работник кадровой службы. Затем табель передают в бухгалтерию.
Форма табеля учета рабочего времени рассчитана на календарный месяц. При этом нормативные акты не запрещают работодателю оформлять табель учета рабочего времени более одного раза в месяц, если это необходимо для своевременного расчета заработной платы.
Периодичность составления табеля учета рабочего времени и сроки его представления в бухгалтерию могут быть урегулированы в учетной политике организации.
По итогам каждого месяца в табель учета рабочего времени вносятся суммарные сведения по каждому работнику: количество отработанных дней, общее количество часов, количество выходных и праздничных дней, а также наличие сверхурочных часов.
Для сведения
Чтобы посмотреть информацию о праздничных и рабочих днях при учете рабочего времени, воспользуйтесь производственными календарями на 2026 год. В нашем журнале есть статья «Производственный календарь 2026: рабочие дни и праздники».
Отметки о причинах неявок и иных отклонений кадровики вносят исключительно на основании надлежащим образом оформленных документов:
листков нетрудоспособности;
справок о выполнении государственных или общественных обязанностей;
приказов руководителя и других подтверждающих документов.
Ответственность за ведение табеля учета рабочего времени
Правильный учет рабочего времени является не только обязанностью, но и инструментом защиты прав как работодателя, так и работников.
Корректно составленный табель учета рабочего времени позволяет обоснованно начислять заработную плату, оплачивать сверхурочные работы, работу в ночное время и в выходные дни, а также служит доказательством соблюдения режима рабочего времени при возникновении трудовых споров.
В связи с этим выбор метода заполнения табеля учета рабочего времени, утверждение применяемых форм и условных обозначений, а также назначение ответственных лиц должны быть прописаны в локальных актах организации.
Работник вправе запросить выписку из табеля учета. В некоторых случаях такую выписку запрашивают госорганы. Ее форма законом не установлена, поэтому можете оформить свою. Она полностью или частично повторяет данные из табеля учета рабочего времени. При этом обычно касается конкретного работника или группы работников, чьи данные запрашивают органы власти. Чтобы выписка из табеля учета была легитимна, заверьте ее по правилам пункта 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2025.
Выписка из табеля учета рабочего времени образец
Частые вопросы о табеле учета рабочего времени
Да, обязан. Обязанность работодателя вести табель учета рабочего времени закреплена в части 4 статьи 91 ТК.
Этот документ представляет собой поименный список работников организации со специальными отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода. Отсутствие надлежаще оформленного табеля учета рабочего времени квалифицируется как нарушение трудового законодательства и влечет административную ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — штраф до 5 000 ₽, для организаций — до 50 000 ₽.
Если в табеле учета есть ошибки, внесите в него изменения.
Для этого составьте табель корректирующий. Его составляют с учетом изменений в порядке и сроки, предусмотренные документооборотом организации. При этом в строке «Вид табеля» указывают значение «первичный», а при представлении табеля учета с изменениями: «корректирующий» и номер корректировки. Цифра «0» означает предоставление первичного табеля учета, цифры начиная с единицы — номер корректировки. Данные корректирующего табеля учета — это основание для перерасчета заработной платы за периоды учета рабочего времени, в которых были выявлены ошибки.
В табеле учета рабочего времени период временной нетрудоспособности фиксируется специальным кодом. При использовании унифицированной формы № Т‑12 в табеле учета на каждый день болезни проставляется буквенный код «Б» или цифровой «19».
Эти коды распространяются на все календарные дни болезни, включая выходные и праздничные, поскольку пособие по временной нетрудоспособности выплачивается за все календарные дни (ч. 1 ст. 6 Закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ). Это же правило действует для формы № Т‑13 при автоматизированном учете рабочего времени.
Все отметки вносят на основании листка нетрудоспособности — бумажного или электронного (приказ Минздрава от 23.11.2021 № 1089н).
Нет, не нужно. В табеле учета рабочего времени выходные и нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период болезни, отмечают тем же кодом «Б» или «19», что и рабочие дни. Это прямо следует из ч. 1 ст. 6 Закона № 255‑ФЗ.
Продолжительность рабочего дня или смены, которые непосредственно предшествуют нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час. Это правило действует для всех сотрудников независимо от установленного им режима труда (ч. 1 ст. 95 ТК).
При заполнении табеля учета рабочего времени по унифицированной форме № Т-12 или № Т-13 применяют буквенный код «ЛЧ» или цифровой «21». Эти коды специально предусмотрены для обозначения сокращенной продолжительности рабочего дня против нормальной продолжительности.
В табеле учета рабочего времени указывают фактическое количество часов, отработанных сотрудником с учетом сокращенного рабочего дня. Например, при 8-часовом рабочем дне кадровый сотрудник ставит 7 часов.
