Если сотрудника долго нет на рабочем месте, работодателю нужно принять меры: зафиксировать его отсутствие, выяснить причины прогула, разыскать его, если на связь работник так и не выходит. И в конце концов уволить, если сотрудник не представил доказательства уважительности своего отсутствия или суд признал его безвестно отсутствующим. Самый важный этап в этой истории — это оформление отсутствия работника на работе. В статье расскажем, какие документы нужно составить и что в них указать, чтобы минимизировать в дальнейшем риски незаконного увольнения сотрудника.
Оглавление
Какие документы оформить, чтобы подтвердить отсутствие сотрудника на работе
Чтобы документально подтвердить отсутствие сотрудника на рабочем месте нужно составить минимум два документа: акт об отсутствии на рабочем месте и табель учета рабочего времени.
Именно эти документы в случае спора станут основными доказательствами факта прогула. Дополнительно непосредственный руководитель может составить докладную записку. Но оформить только служебку руководителя недостаточно, нужны акт и табель.
Чтобы выяснить причины отсутствия сотрудника и запросить объяснения, направьте ему уведомление о необходимости дать объяснения.
Справочно
Прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня или смены независимо от продолжительности либо более четырех часов подряд в течение рабочего дня или смены без учета обеда. Прогул может стать основанием для увольнения, если работодатель выяснил, что работник отсутствовал на работе без уважительных причин. При этом отсутствующий сотрудник старше 18 лет, не является беременной женщиной и не находится на больничном (п. 6 ч. 1 ст. 81, ч. 6 ст. 81 ТК).
Как правильно составить акт об отсутствии сотрудника
В законе нет унифицированной формы акта, как и требований, как его составить. Поэтому разработайте документ в произвольной письменной форме. Составьте акт, если сотрудника нет на рабочем месте более четырех часов подряд в течение рабочего дня. Если рабочая смена длится меньше, то зафиксируйте документально отсутствие на работе в конце рабочей смены.
Укажите в акте дату и время составления в часах и минутах, ФИО и должности отсутствующего сотрудника, составителя акта и двух свидетелей. Дополнительно можно указать, что на время составления акта сведений о причинах отсутствия от работника не поступало.
Справочно
Как часто нужно фиксировать отсутствие сотрудника в акте
Трудовой кодекс не регламентирует частоту составления актов. Рекомендуем придерживаться такой практики:
Первая неделя: составлять акты ежедневно. Это обезопасит работодателя на случай, если сотрудник позже представит документы, подтверждающие уважительность причины отсутствия за некоторые дни (Определение Верховного суда Республики Башкортостан от 13.06.2019 № 33-11588/2019).
Вторая неделя и далее: при длительном отсутствии достаточно фиксировать прогул 1-2 раза в неделю.
Прогул более месяца: если сотрудник не появляется дольше месяца, можно составлять акт один раз в конце каждого месяца.
Как правильно составить табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени на отсутствующего работника заполняйте каждый день. Продолжительность его отсутствия на работе не важна. Указывайте в табеле код, означающий отсутствие сотрудника на работе по неизвестной причине. Прогул это или нет еще не ясно — для этого нужно выяснить причины отсутствия сотрудника на работе. Его может не быть на работе из-за болезни, вынужденного срочного отъезда по причине болезни или смерти близкого родственника, или, например, сотрудника задержали органы правопорядка.
Если ведете табель по унифицированной форме, укажите буквенный код «НН» или цифровой «30». Ставьте такой код за все дни неявки на работу.
Если выяснили, что работник отсутствовал по неуважительным причинам и собираете доказательства прогула, исправьте буквенный код «НН» за все дни отсутствия на работе на буквенный код «ПР» или цифровой «24». Или укажите свой код, если сами разработали форму табеля.
Как запросить объяснения отсутствующего работника
Чтобы обосновать в дальнейшем законность увольнения, работодатель должен сделать все возможное, чтобы выяснить причины неявки и запросить объяснения. На это всегда указывают суды в своих решениях.
В этих целях подойдут любые меры: звонки работнику на мобильный и домашний телефон, сообщение в мессенджерах и электронной почте, звонки и смс родственникам и близким, если работодателю известны их какие-то контакты.
Все звонки и визиты к месту жительства пропавшему сотрудника фиксируйте в актах, а переписки скриньте. Все это можно помочь в суде обосновать законность увольнения сотрудника в дальнейшем.
В любом случае направьте сотруднику уведомление с просьбой объяснить причины отсутствия на рабочем месте. Оформите документ в произвольной письменной форме. Попросите его выйти на работу или связаться с руководством и объяснить причины своего отсутствия. В тексте уведомления укажите, что у него есть два рабочих днях, чтобы объяснить причины прогула.
Обязательно направляйте такое уведомление по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Это поможет использовать в суде уведомление как доказательство принятых работодателем мер.
Если в течение двух рабочих дней пропавший сотрудник ничего не ответит и не выйдет на работу, составьте акт об отсутствии объяснений и поставьте подписи минимум двух свидетелей.
Популярное по теме за месяц
Пять методов управления финансами: как считать деньги и выходить в плюс
Как ИП выдать беспроцентный займ, чтобы не было претензий у налоговой
Зарплата ИП самому себе: как законно выводить деньги с предпринимательского счета
