Отпуск за свой счёт: основания, сроки, как оформить

Материал носит информационный характер и не заменяет индивидуальную юридическую консультацию. Для кадровых решений в спорных ситуациях лучше сверяться с первоисточником — Трудовым кодексом РФ и локальными документами работодателя.

Что такое отпуск за свой счёт и чем он регулируется

Отпуск за свой счёт — это отпуск без сохранения заработной платы. Базовая норма — ст. 128 ТК РФ. Именно она отвечает на вопрос, что такое отпуск без сохранения заработной платы по ТК РФ, когда его можно просить и в каких случаях работодатель обязан предоставить отпуск.

Прямая формулировка закона: по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы. Продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем, если иное не предусмотрено ТК РФ. Это следует из ст. 128 ТК РФ.

Проще говоря, неоплачиваемый отпуск — период, когда работник временно отсутствует, но зарплата за это время не начисляется. В отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска, здесь нет гарантии среднего заработка. Место работы при этом сохраняется, а порядок предоставления зависит от основания и статуса работника.

Для сравнения:

• ежегодный оплачиваемый отпуск регулируют ст. 114 и 115 ТК РФ;

• отпуск без сохранения заработной платы ТК РФ регулирует в ст. 128;

• влияние такого отпуска на стаж для ежегодного отпуска дополнительно раскрывает ст. 121 ТК РФ.

С практической точки зрения различие существенное. Если кадровик или руководитель говорят: «Берите неоплачиваемый отпуск, это то же самое, что обычный, только без оплаты», — это неточно. Правовой режим разный: у ежегодного оплачиваемого есть гарантия минимум 28 календарных дней и сохранение среднего заработка, а у отпуска за свой счёт — ни оплаты, ни фиксированной минимальной продолжительности.

Нормативная опора: ст. 128 ТК РФ, действующая редакция (проверена на 01.06.2025); также ст. 114, 115, 121 ТК РФ.

Отпуск без сохранения заработной платы, неоплачиваемый и административный отпуск

Нормативный термин один — отпуск без сохранения заработной платы. Именно его следует писать в заявлении, приказе и кадровых документах. Формулировка закреплена в ст. 128 ТК РФ.

Остальные выражения используют так:

• неоплачиваемый отпуск — допустимая понятная замена в статье и разговорной речи;

• отпуск без содержания — бытовой вариант, смысл тот же, но для документов лучше брать формулу из ТК РФ;

• административный отпуск — неофициальный термин, в ТК РФ такого вида отпуска нет;

• отпуск административный — тоже разговорная форма, для кадровых документов не подходит.

Когда вы ищете «отпуск административный» или «без содержания отпуск», по сути речь идёт про тот же отпуск без сохранения заработной платы. Но в заявлении и приказе пишите именно так, как в законе.

Это правило помогает избежать лишних вопросов при проверке документов. В кадровой практике споры часто начинаются с мелочей: неправильно назвали документ, не указали период, не зафиксировали основание. Само по себе бытовое слово не делает документ недействительным, но точная формулировка снижает риск путаницы. Особенно если документы потом понадобятся для суда или трудовой инспекции.

Когда работнику обязаны предоставить отпуск без сохранения заработной платы

Работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы только в случаях, которые прямо названы в законе. Во всех остальных ситуациях решение зависит от соглашения сторон.

Ст. 128 ТК РФ перечисляет несколько категорий и событий, когда работнику отпуск обязаны дать по заявлению. Основные:

• участники Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году;

• работающие пенсионеры по старости — до 14 календарных дней в году;

• родители и супруги военнослужащих, а также сотрудников ряда силовых органов, погибших или умерших вследствие ранения, контузии, увечья либо заболевания, связанного со службой, — до 14 календарных дней в году;

• работники с инвалидностью — до 60 календарных дней в году;

• работники в случае рождения ребёнка, регистрации брака, смерти близких родственников — до 5 календарных дней.

Дополнительные категории, которым нельзя отказать

Помимо перечня в ст. 128 ТК РФ, обязательность предоставления отпуска за свой счёт может быть установлена:

• другими нормами ТК РФ;

• иными федеральными законами;

• коллективным договором.

Вот категории, которые часто упускают из виду:

• Совместители. Если на основной работе ежегодный оплачиваемый отпуск длиннее, чем на работе по совместительству, работодатель по совместительству обязан предоставить разницу без оплаты (ст. 286 ТК РФ).

• Студенты очной формы обучения. На время вступительных испытаний и сессий — до 15 календарных дней, на госэкзамены и защиту диплома — до 4 месяцев при наличии справки-вызова (ст. 173, 174 ТК РФ).

• Родители, супруги и совершеннолетние дети погибших участников СВО (военнослужащих, добровольцев, сотрудников силовых органов) — до 14 календарных дней в году.

• Те же родственники — для ухода за ранеными при наличии медицинского заключения — до 35 календарных дней в году.

• Многодетные родители, одинокие матери и отцы, родители ребёнка-инвалида — если такое право закреплено в коллективном договоре, до 14 календарных дней в году (ст. 263 ТК РФ).

Это и есть ответ на вопрос, в каких случаях отпуск без сохранения заработной платы предоставляется работнику обязательно. Но не всегда автоматически. Для большинства работников неоплачиваемый отпуск по инициативе работника возможен только после согласования с работодателем.

Тут важно не путать право попросить и право получить. Попросить можно всегда. Обязанность работодателя возникает только там, где она прямо установлена законом или коллективным договором.

Когда отпуск обязателен по закону, а когда — по соглашению сторон:

Из практики кадрового документооборота видно, что самые частые споры начинаются там, где работодатель не разделяет обязательные случаи и отпуск «по договорённости». В схожих процессах автоматизации документов компании приходили к одной задаче: чётко разводить основания, сроки и подтверждающие документы, чтобы не принимать решение «на глаз». Например, в кейсах Halsa и SportZania ручной обмен документами и отсутствие единого порядка приводили к задержкам и путанице в оформлении, а после перевода процессов в единый контур компании получили предсказуемый маршрут согласования и хранения документов. Полезный ориентир и для обычной кадровой процедуры: чем яснее основание отпуска, тем меньше риск конфликта.

Сколько дней можно брать за свой счёт по трудовому кодексу

Единого максимума для всех работников нет. Это главный ответ на вопрос, сколько дней можно брать в год отпуск за свой счёт. Срок зависит от основания.

Если у работника нет специальной льготы по закону, продолжительность отпуска без сохранения заработной платы определяется соглашением сторон. Это прямо следует из ст. 128 ТК РФ. В обычной ситуации работник может попросить и 1 день, и 3 дня, и 2 недели, и больший срок — но только если работодатель согласен.

Если льгота есть, закон устанавливает гарантированный предел:

Максимальный срок отпуска без сохранения зарплаты в зависимости от основания

Короткий вывод: отпуск без сохранения заработной платы — максимальный срок зависит не от «общего лимита по ТК», а от конкретного основания.

Важный нюанс. Максимальная продолжительность отпуска без сохранения зарплаты для льготных категорий установлена за один рабочий (а не календарный) год. Рабочий год — 12 полных месяцев, и исчисляется он не с 1 января, а со дня приёма на работу к конкретному работодателю. Это подтверждает письмо Минтруда России от 06.10.2016 № 14-2/ООГ-8948.

Поэтому запросы «сколько дней можно взять за свой счёт по трудовому кодексу» и «сколько дней в год можно брать за свой счёт» нельзя закрыть одной цифрой. Для одних работников гарантировано 5 дней, для других — 14, 35 или 60. Для остальных — столько, сколько согласует работодатель.

Отдельно нужно помнить про стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска. По ст. 121 ТК РФ в стаж включаются только 14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы за рабочий год. Всё, что сверх этого лимита, из стажа исключается. Длинный отпуск за свой счёт может сдвинуть рабочий год для оплачиваемого отпуска. Кстати, если вы выбираете, в каком месяце выгоднее уйти в оплачиваемый отпуск, этот сдвиг стоит учитывать заранее.

Можно ли взять день за свой счёт

Да. Отпуск на один день законом не запрещён.

Если говорить точнее, заявление на 1 день без сохранения заработной платы допустимо, потому что ст. 128 ТК РФ не устанавливает минимальный срок такого отпуска.

Что это означает на практике:

• день за свой счёт оформить можно;

• нужен письменный документ;

• если у работника нет льготы по закону, требуется согласие работодателя;

• «устно отпроситься» и считать это оформленным отпуском — нельзя.

А вот вопрос про несколько часов внутри рабочего дня более спорный. Письмо Роструда от 01.09.2023 №ПГ/18132-6-1 прямо указывает, что работодатель обязан предоставить работнику отпуск без сохранения зарплаты любой продолжительности, в том числе на несколько часов. Однако на практике кадровики не любят оформлять такой отпуск из-за сложности учёта стажа: возникает риск неправильного подсчёта стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Наиболее безопасный кадровый вариант — оформлять именно полный календарный день.

Как оформить отпуск за свой счёт: заявление, приказ, учёт

Оформление отпуска за свой счёт строится по стандартной цепочке: заявление работника, решение работодателя, приказ, отражение в кадровом учёте. Без этого отпуск без сохранения заработной платы превращается в источник споров.

Пошагово порядок предоставления отпуска выглядит так:

1. Работник подаёт письменное заявление.

2. Работодатель проверяет основание и срок.

3. Если случай обязательный по закону — отпуск предоставляют.

4. Если случай не обязательный — работодатель принимает решение и ставит резолюцию на заявлении («Согласовано», «Не возражаю» или «Отказано»).

5. Издаётся приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме Т-6 (или Т-6а для нескольких работников), либо по форме, утверждённой организацией. В приказе указывают вид отпуска — «без сохранения заработной платы», даты и количество календарных дней.

6. Работника знакомят с приказом под подпись.

7. Сведения об отпуске вносят в раздел VIII личной карточки (форма Т-2), если она ведётся.

8. Период отпуска отражают в табеле учёта рабочего времени (формы Т-12 или Т-13).

Коды для табеля учёта рабочего времени

Для правильного отражения отпуска за свой счёт в табеле используют два кода:

• ДО (16) — если отпуск предоставлен по разрешению (соглашению) работодателя;

• ОЗ (17) — если отпуск предоставлен в обязательном порядке, в случаях, предусмотренных законодательством РФ (льготные категории, семейные события).

Выбор кода зависит от основания: если работник — пенсионер или инвалид, и отпуск дан по ст. 128 ТК РФ, ставят ОЗ (17). Если отпуск согласован по семейным обстоятельствам без специальной льготы — ДО (16).

Важно не пропускать стадию приказа. На практике многие считают, что достаточно одного заявления. Но для работодателя заявление — это просьба, а не итог оформления. Подтверждённый статус отсутствия появляется после решения работодателя и приказа.

Из корпоративной практики по документообороту видно, что проблемы почти всегда одинаковые: документы теряются, подписи собираются с задержкой, статус согласования неясен. Когда в компании десятки заявлений на отгулы за свой счёт в день, контролировать каждый документ вручную крайне трудно. В кейсе Coruna Branding компания обнаруживала недостающие документы только через несколько дней, а в кейсе Halsa вела отдельные таблицы и параллельно контролировала курьеров и переписку. После перевода процессов в единый электронный контур обе компании получили прозрачный маршрут согласования. Для кадровой процедуры отпусков вывод простой: даже когда речь идёт об одном работнике и одном дне, маршрут документа должен быть формальным и понятным.

Чек-лист оформления:

• заявление от работника;

• документы, подтверждающие льготное основание, если нужны;

• резолюция руководителя или иное внутреннее согласование;

• приказ по форме Т-6 (или собственной форме организации);

• ознакомление работника с приказом под подпись;

• внесение сведений в личную карточку (раздел VIII формы Т-2), если ведётся;

• отметка в табеле: код ДО (16) или ОЗ (17).

Что написать в заявлении на отпуск без содержания

В заявлении нужно указать, какой отпуск просит работник, на какой период и по какому основанию. Чем точнее формулировка, тем меньше риск отказа из-за неясности.

Безопасная структура заявления:

• кому адресовано (должность и ФИО руководителя);

• от кого (должность и ФИО работника);

• просьба предоставить отпуск без сохранения заработной платы;

• даты начала и окончания;

• количество календарных дней;

• причина, если работник считает нужным её указать;

• ссылка на льготное основание, если оно есть;

• перечень приложений, если прилагаются подтверждающие документы;

• дата и подпись.

Образцы формулировок

Вариант 1. Обычный случай по соглашению сторон

Вариант 2. Заявление на 1 день без сохранения заработной платы

Вариант 3. Льготное основание

Если есть подтверждающие документы, лучше сразу указать: «Приложение: копия свидетельства…» или «Подтверждающие документы будут представлены».

Может ли работодатель отказать в отпуске за свой счёт

Да, может — если у работника нет безусловного права на такой отпуск. Не может — если случай прямо подпадает под обязательные основания закона.

Это главное правило по ст. 128 ТК РФ. Если работник просит отпуск без содержания по инициативе работника просто по семейным обстоятельствам, а льготы нет — работодатель вправе не согласовать отсутствие. Если же речь идёт о работнике с инвалидностью, работающем пенсионере по старости, случае регистрации брака, рождения ребёнка или смерти близкого родственника — отказ будет незаконным.

Здесь полезно сразу разобрать три мифа.

Миф 1. Работодатель может отправить в отпуск за свой счёт принудительно.
Нет. Отпуск без сохранения заработной платы оформляется исключительно по заявлению работника. Принудительное отправление — например, из-за снижения объёмов или отсутствия заказов — противоречит логике ст. 128 ТК РФ. Если у предприятия нет работы, оформляют простой по ст. 157 ТК РФ с оплатой не ниже 2/3 среднего заработка. Замена простоя неоплачиваемым отпуском грозит работодателю штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ: до 50 000 ₽ для юридических лиц за первое нарушение и до 70 000 ₽ за повторное.

Миф 2. На 1 день заявление не нужно.
Нужно. Даже если берётся один день за свой счёт, основание должно быть письменно оформлено.

Миф 3. Есть единый максимум для всех.
Нет. Общего одинакового лимита не существует. Сколько можно брать дней за свой счёт — зависит от основания и соглашения сторон.

Частые конфликтные ситуации из кадровой практики

Самые частые споры по отпуску за свой счёт связаны не с самой нормой закона, а с неверной интерпретацией оснований. Разберём типовые ситуации.

Ситуация 1. Работник просит отпуск «по семейным обстоятельствам», а работодатель отказывает.
Если льготы по закону нет, такой отказ может быть законным. Ст. 128 ТК РФ в обычной ситуации говорит о соглашении сторон. Однако суд может встать на сторону работника, если причина объективно уважительная — например, необходимость явки в суд или прокуратуру (Апелляционное определение Пермского краевого суда от 12.08.2013 по делу № 33-7452).

Ситуация 2. Работник относится к льготной категории, но работодатель требует «дополнительное согласование».
Если основание обязательное, согласование не заменяет право работника. Работодатель должен оформить отпуск в пределах гарантированного срока.

Ситуация 3. Работодатель предлагает всем уйти в неоплачиваемый отпуск из-за простоя или нехватки работы.
Так нельзя. Отпуск без сохранения заработной платы не вводится по инициативе работодателя. Нарушение грозит штрафами по ст. 5.27 КоАП РФ и предписанием выплатить зарплату за время незаконного простоя.

Ситуация 4. Работник написал заявление, но не дождался приказа и не вышел на работу.
Это рискованно. До оформления приказа, если случай не обязательный, отсутствие могут квалифицировать как прогул — вплоть до увольнения. Судебная практика подтверждает: в Определении Ленинградского областного суда от 03.07.2014 № 33-3394/2014 указано, что даже наличие положительной резолюции руководителя на заявлении не даёт права не выходить на работу — уйти в отпуск можно только на основании подписанного приказа.

Ситуация 5. Работник не знает, обязан ли работодатель предоставить отпуск, и не ссылается на льготу в заявлении.
Частая ошибка. Если работник — пенсионер по старости или инвалид, но не указал это в заявлении, кадровик может рассмотреть просьбу как обычную, по соглашению сторон, и отказать. Совет простой: всегда указывайте основание и прикладывайте подтверждающий документ.

Здесь полезен организационный вывод из кейсов SportZania и Coruna Branding: когда в компании нет прозрачного статуса документа, сотрудники тратят часы не на решение вопроса, а на выяснение, где документ и кто его видел. Даже для простого отгула за свой счёт безопаснее иметь короткий, но законченный маршрут: заявление, согласование, приказ.

Как автоматизация помогает снизить кадровые риски

В компаниях с ручным документооборотом спор обычно начинается не с «можно или нельзя», а с отсутствия понятной фиксации решения: кто согласовал, на какой срок, где лежит документ. В кейсе SocialJet после перевода процессов в единый электронный контур срок подписания документов сократился с трёх дней до 5 минут, а собираемость закрывающих документов достигла 100%. Для отпусков логика та же: если кадровое решение не оформлено, потом трудно доказать, что отсутствие было согласовано.

На что влияет отпуск без сохранения заработной платы

Отпуск без сохранения заработной платы влияет на оплату, стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска, пенсионные права и оплату больничных. Разберём все ключевые последствия.

1. Заработная плата

За период такого отпуска зарплата не начисляется. Это базовый смысл неоплачиваемого отпуска. Страховые взносы в ПФР, ФОМС и ФСС также не уплачиваются, НДФЛ не удерживается — отсутствует объект налогообложения.

2. Стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска

По ст. 121 ТК РФ в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включаются только 14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы за рабочий год. Если работник взял больше, дни сверх 14 из отпускного стажа исключаются, а рабочий год сдвигается на число дней сверх лимита.

Пример. Работник за рабочий год использовал 20 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы. В стаж войдут только 14 дней. Ещё 6 дней из стажа исключаются. Дата, с которой возникает право на следующий ежегодный оплачиваемый отпуск, сместится на 6 дней. Если вы планируете выбрать оптимальный месяц для оплачиваемого отпуска, этот сдвиг стоит учитывать заранее.

3. Пенсионные права

Период отпуска за свой счёт не включается в страховой стаж для пенсии, поскольку в это время не производятся отчисления страховых взносов. За время нахождения в неоплачиваемом отпуске не формируются пенсионные коэффициенты (баллы) — индивидуальный пенсионный коэффициент (ИПК) за этот период равен нулю. Для работников, приближающихся к пенсионному возрасту, длительные отпуска за свой счёт могут существенно сократить размер будущей пенсии.

4. Больничные

Если работник заболел во время отпуска без сохранения заработной платы, больничный лист за эти дни не оплачивается. Оплата пособия по временной нетрудоспособности начнётся только со дня, когда работник должен был выйти после окончания неоплачиваемого отпуска.

5. Расчёт отпускных

Длительный отпуск без сохранения заработной платы исключается из расчётного периода при определении среднего заработка для будущих отпускных. Дни неоплачиваемого отпуска не участвуют в расчёте, что может изменить средний дневной заработок — причём как в большую, так и в меньшую сторону, в зависимости от структуры доходов за расчётный период.

6. Кадровое планирование

Есть и практический слой. Если отпуск без сохранения заработной платы длительный, он влияет на кадровое планирование, график закрытия задач и период отсутствия работника. Для HR и бухгалтерии это не просто «минус один человек на несколько дней», а точка, которую надо правильно отразить в документах и учёте.

Из опыта автоматизации большого документооборота компании чаще всего выигрывают не только во времени, но и в предсказуемости процессов. В кейсе SportZania ручное оформление и пересылка документов тормозили масштабирование, а после перевода в электронный контур оформление ускорилось до одного дня. Для отпусков принцип похожий: чем понятнее учёт отсутствий, тем меньше ручных ошибок и последующих споров о стаже, приказах и датах.

Последствия отпуска без сохранения заработной платы

Итог: как быстро проверить свою ситуацию

Неоплачиваемый отпуск — законный инструмент, когда он нужен работнику и правильно оформлен. Но он не универсален: для одних случаев достаточно заявления и приказа, для других — ещё и согласие работодателя, а длинные периоды влияют на отпускной стаж, пенсию и больничные.

Если нужно быстро проверить свою ситуацию, идите по трём вопросам:

1. Есть ли у работника льготное основание по ст. 128 ТК РФ или другим нормам.

2. На сколько дней нужен отпуск.

3. Оформлены ли заявление и приказ.

Если ответ на первый вопрос «да» — работодатель обязан предоставить отпуск в пределах гарантированного срока. Если «нет» — придётся договариваться. А третий пункт — страховка от споров в любом случае.

Бесплатно проверьте ваш договор с самозанятым на законность

Сервис «Трудоголик» найдет слова из трудовой терминологии, которых не должно быть в договоре с самозанятыми.

Проверить