Воинский учет в 1С — удобный инструмент для автоматизации обязательной для каждой организации кадровой задачи. Сама по себе программа «1С» не единственный способ для оформления документов, но широкое использование и удобный функционал делают ее стандартом для эффективного ведения воинского учета. В этой статье мы разберем этапы работы в программе: от первоначальной конфигурации до ежедневной практики ведения воинского учета в 1С ЗУП и формирования отчетности.
Оглавление
Обязательная система воинского учета
Воинский учет в организации — это не рекомендация, а прямая обязанность для всех работодателей. Какая организационно-правовая форма у компании не имеет значения (подп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона от 31.05.1996 № 61-ФЗ, п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ). Сам воинский учет ведут по правилам, которые закрепляет положение, утв. постановлением Правительства РФ № 719. Учет подразумевает сбор, актуализацию, хранение и предоставление в военные комиссариаты сведений обо всех военнообязанных сотрудниках. За неправильный воинский учет в организации могут назначить крупные штрафы как на должностных лиц компании, так и на само юридическое лицо. Например, если работодатель вовремя не предоставит списки сотрудников, которые подлежат первоначальной постановке на воинский учет, то ответственного за учет могут оштрафовать на 50 тыс. ₽, а организацию — на 400 тыс. ₽.
Предлагаем ознакомиться со статьями Консоль:
Автоматизация через учет в 1С предоставляет структурированную среду, сводит к минимуму человеческий фактор и экономит ресурсы кадровой службы. Рассмотрим на примерах, как организовать эффективное ведение воинского учета в 1С.
Новое в программе 1С ЗУП
В 1С ЗУП появилось обновление — электронное взаимодействие с военкоматами. Дополнительно можете прочитать статью нашего журнала о КЭДО.
Для пяти форм воинского учета добавлены документы (в дополнение к отчетам) в новый журнал «Сведения для военкоматов»:
извещение о приеме или увольнении для военкомата;
изменения сведений сотрудников для военкомата;
подлежащие постановке на воинский учет граждане;
сведения о состоящих на воинском учете гражданах;
первоначальная постановка на воинский учет.
При записи документов формируются файлы для электронного обмена с военкоматами через сайт Реестрповесток.рф.
В личные данные сотрудников добавлены даты начала действия, адреса проживания и адреса информирования для вывода в «Карточку гражданина, подлежащего воинскому учету». В настройки кадрового учета (воинский учет) добавлена настройка «Заполнять только адрес по прописке в документах электронного обмена».
В «Текущих делах» отображается информация о необходимости сформировать «Извещение о приеме или увольнении», а также о сотрудниках, которые не состоят на воинском учете, но должны.
Подготовка и настройка системы
Перед началом работы с данными по сотрудникам необходимо заложить в программу корректную нормативно-справочную основу. Это важный этап, который определяет качество всего последующего учета.
Активация функционала. Сначала необходимо убедиться, что соответствующий модуль включен. Для этого на стадии начальной настройки программы поставьте галочку в строчке «вести воинский учет в программе», чуть ниже указана строка «вести учет бронирования граждан в период мобилизации и на военное время».
После сохранения изменений в интерфейсе появятся все необходимые разделы, справочники и отчеты, относящиеся к воинскому учету ЗУП.
Состав сведений по воинскому учету обширен и включает как обязательные: звание, ВУС, категория годности, так и дополнительные сведения — наличие мобилизационного предписания, отметки о приеме и снятии с учета, данные о бронировании. Рекомендуется активировать полный перечень для обеспечения полноты ведения воинского учета в 1С.Если случилось так, что при настройке программы вы не выбрали воинский учет, это можно сделать и потом. Для этого нужно зайти в «Настройки», затем перейти во вкладку «Кадровый учет», найти в списке функций «воинский учет» и поставить галочку. Во вкладке «Кадры» появится раздел с воинским учетом.
При формировании данных по должностям также есть вкладка «Воинских учет», где можно отразить все необходимые сведения: коды ОКПДТР и ОКЗ, а также категорию воинского учета. Как найти код ОКЗ, поможет другая наша статья.
Воинские звания и составы
Чтобы упростить воинский учет ЗУП, можно пользоваться уже готовыми справочниками «Составы военнослужащих» и «Воинские знания».
При желании и необходимости в базовый набор можно добавлять новые звания и составы.
Также вы можете сформировать справочник «Военные комиссариаты». Этот справочник формируется вручную, то есть добавляют комиссариаты по месту жительства сотрудников. Важно вносить полные и официальные наименования.
Настройка организационных параметров. В карточке самой организации (раздел «Настройки» — «Реквизиты организации» — «Настройки организации») необходимо сформировать документы о воинском учете: приказ «Об организации воинского учета граждан, в т. ч. бронирования граждан, пребывающих в запасе» и план работы по осуществлению воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе, в текущем году.
Затем оформите блок, связанный с воинским учетом сотрудников: укажите общее количество работающих, количество сотрудников, подлежащих бронированию, реквизиты и адрес. Эти данные впоследствии автоматически подставляются в итоговые формы документов и отчеты.
Работа с персональными данными сотрудников
Основная оперативная деятельность по ведению воинского учета сосредоточена в карточках конкретных работников. Каждого сотрудника, подлежащего учету, необходимо корректно и полно завести в систему.
Первичное внесение данных происходит при приеме на работу. При оформлении документа «Прием на работу» в нижней части формы находится вкладка «Воинский учет». Здесь сразу определяется статус: состоит, не состоит или не подлежит постановке на учет. Если сотрудник военнообязанный, активируются поля для выбора из справочников: военного комиссариата (по месту жительства или пребывания), состава, звания, ВУС, категории запаса. Это базовая точка входа информации.
Детальное заполнение карточки Т-2 (раздел «Воинский учет»). Более полная и детализированная работа ведется непосредственно в карточке сотрудника. Здесь есть специальная ссылка «Воинский учет», открывающая многостраничную форму с вкладками.
Документальное оформление изменений. Любые изменения в данных: семейное положение, образование, смена звания, ВУС, комиссариата, получение бронирования и т. д., должны отражаться не только ручным редактированием карточки, но и проведением специальной операции и документа в 1С. Для этого нужно зайти в основной раздел для работы с личными карточками — это «Кадры» или «Сотрудники», затем выбрать вкладки «Изменение сведений сотрудников для военкомата». В этом разделе можно отразить изменения по сотрудникам, которые подлежат воинскому учету, а затем провести, записать и выгрузить сведения. Ниже всегда заполняются данные об организации, ее руководителе, ответственном за ВУР, должности и ответственном исполнителе документа. В этой же карточке можно зафиксировать комментарий и основания для внесения изменений. Это оставляет определенный цифровой след, который потом поможет понять, на основании чего были изменены данные сотрудника.
Ежедневные операции и учет событий
Воинский учет в организации — это живой процесс, требующий реакции на события. 1С ЗУП предоставляет инструменты для их регистрации.
Управление бронированием. Для сотрудников, имеющих право на отсрочку от призыва по мобилизации и в военное время, данные о бронировании вносятся в их карточки. Программа позволяет отслеживать сроки действия свидетельств о бронировании, формируя своевременные предупреждения для кадровика о необходимости продления. Таким образом, ведение воинского учета включает в себя и превентивный контроль.
Аналитика и планирование. Используя данные, внесенные в карточки сотрудников, программа позволяет настраивать различные напоминания и отчеты. Например, можно отслеживать приближение предельного возраста состояния в запасе для отдельных работников или контролировать общую численность военнообязанных по подразделениям.
Формирование отчетности
Генерация отчетов — это итог и главная цель настройки воинского учета ЗУП. Программа предлагает как формы для внешнего представления, так и инструменты для внутреннего контроля.
Внутренние аналитические отчеты. Зайдите во вкладку «Главное», затем в «Кадровые отчеты» — «Отчетность для военкоматов». Там вы найдете подборку отчетов, которые нужно сдавать в военные комиссариаты.
Отчеты по воинскому учету можно найти и в другой вкладке «Администрирование» — «Все отчеты» — «Все разделы» — «Кадры» — «Воинский учет», «Отчетность для военкоматов» и «Отчетность по бронированию».
Они незаменимы для ежедневного контроля и подготовки к проверкам:
«Список военнообязанных» — основной перечень с ключевыми данными.
«Список сотрудников, не состоящих на воинском учете» — для сверки.
«Отчет по бронированию» — детализация по отсрочкам.
«Список сотрудников с истекающим сроком бронирования» — инструмент для заблаговременных действий.
«Отчет по воинскому учету» (обобщенный) — позволяет анализировать состав военнообязанных по званиям, категориям, подразделениям.
Ключевые формы, которые автоматически заполняются данными из системы.
Квартальный отчет о численности работающих и забронированных граждан. Программа суммирует данные по всем сотрудникам, пользователю остается проверить и при необходимости скорректировать итоговые цифры перед печатью и отправкой.
Карточка учета организации (форма 18): основной документ, предъявляемый при проверке комиссариатом. 1С формирует полный пакет, включая титульный лист и все обязательные приложения (списки сотрудников, подлежащих воинскому учету, с разбивкой по категориям и званиям). Это главный результат правильно настроенного учета в 1С в данной области.
Сведения о приеме, переводе и увольнении для военкоматов. Формируется при кадровых передвижениях военнообязанного сотрудника или по запросу комиссариата. Данные подставляются автоматически. Достаточно просто провести кадровую процедуру, а потом сформировать уведомление.
Можно просмотреть и распечатать сам документ, который сформировала 1С ЗУП. А при необходимости скорректировать его.
Аналогичным образом выглядит и прием сотрудника, который также имеет воинскую обязанность и подлежит учету в военкомате.
Интеграция с другими процессами и заключение
В 1С есть возможность сформировать отчет по работникам, которые подлежат призыву.
В 1С ЗУП можно сформировать расписку о приеме документов воинского учета (форма 10). Она понадобится, если на работу приходит сотрудник и предоставляет документы воинского учета. Когда ответственный забирает военный билет для оформления удостоверения об отсрочке при бронировании граждан, он выдает расписку.
Работодатели обязаны своевременно оповещать и обеспечивать явку сотрудников, которые подлежат призыву на военную службу по мобилизации, на сборные пункты или в части (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 26.02.1997 № 31-ФЗ). Ответственные за воинский учет обязаны оповещать граждан о вызовах и обеспечивать этим гражданам своевременность явки в части или в военкоматы. В 1С есть возможность сформировать такое оповещение.
Помимо этого, в 1С можно еще формировать сверку с военкоматом.
Воинский учет в 1С не изолирован. Он тесно связан с общим кадровым движением. При увольнении военнообязанного сотрудника в документе «Увольнение» также присутствует вкладка для отметки о снятии с учета и мгновенной печати справки по форме 13. Это обеспечивает закрытие кадрового цикла.
В заключение, ведение воинского учета в 1С — это последовательный процесс, который требует первоначальных усилий по настройке, но окупается впоследствии. Он обеспечивает:
соблюдение законодательства за счет точного и своевременного формирования документов;
минимизацию рисков штрафов при проверках;
значительную экономию времени кадровых специалистов;
порядок и системность в работе с персональными данными военнообязанных.
Следовательно, грамотная и системная реализация воинского учета в 1С ЗУП трансформирует обязательную административную функцию из источника постоянного напряжения по отслеживанию изменений в отлаженный, предсказуемый и контролируемый бизнес-процесс, который надежно обеспечивает интересы организации. Полностью автоматизировать воинский учет пока невозможно, но использование программ для кадрового учета помогают облегчить данный процесс.
