В статье расскажем, как устроена система КЭДО. Кадровый электронный документооборот (КЭД) — подход к работе с кадровой документацией, при котором все этапы создания, согласования, подписания и хранения документов переводятся в цифровой формат.
Оглавление
Что такое КЭДО и как работает
Кадровый ЭДО — это программный комплекс, который обеспечивает обмен электронными документами между работодателем и работниками. Любая программа КЭДО, какой бы ни пользовался работодатель, облегчает и упрощает процесс взаимодействия между сторонами трудовых отношений. Обмен кадровыми документами может происходить на бесплатной и коммерческой платформой. Выбор за работодателем.
Для перехода на ЭДО нужно разработать локальный акт. Например, положение о переходе на электронный документооборот. Можно составить его по форме, которую разработали самостоятельно. В нем закрепить информацию о том, какую информационную систему будете применять, порядок доступа работников к системе и дату, когда начинаете использовать электронный документооборот. Пропишите срок, в течение которого будете направлять уведомления работникам, а также перечень электронных документов и категорий работников, в отношении которых будете применять электронный документооборот.
Для обмена кадровыми документами можно использовать корпоративную информационную систему или официальную платформу «Работа в России».
В чем польза электронного документооборота для работников и соискателей:
Подача документов и обращений. Через эти системы можно направлять работодателю заявления, уведомления и иные сообщения. Такой документ будет считаться полученным на следующий рабочий день после отправки.
Трудоустройство. Соискатели могут отправлять документы для приема на работу в электронной форме. Поскольку порядок их заверения сейчас законодательно прямо не урегулирован, вероятный вариант — направление простых сканированных копий.
Ознакомление с документами. Принятых сотрудников можно знакомить с локальными нормативными актами компании (например, с правилами внутреннего трудового распорядка) также в электронной форме. Подтверждением ознакомления будет проставленная в системе дата и простая электронная подпись.
Внимание!
Сотрудника нельзя уволить, а соискателю — отказать в работе только из-за того, что они не перешли на электронный документооборот. Пока работник не написал заявление о переходе на ЭДО, все кадровые документы следует продолжать оформлять на бумаге. Отсутствие заявления считается отказом от такого перевода.
Если работник передумает, он всегда может подать заявление о согласии на электронный документооборот. Эти правила прописаны в части 5 статьи 22.2 Трудового кодекса.
Большинство кадровых документов, которые традиционно оформляют на бумаге или предоставляют сотрудникам для ознакомления под подпись, можно перевести в электронный формат. К таким документам относятся, например, трудовые договоры, приказы о приеме и переводе, а также различные уведомления.
Для сведения
Приказ о приеме на работу больше не является обязательным документом при трудоустройстве, так как дублирует условия трудового договора. Таким образом, работодатель имеет право его издавать, но не обязан.
Правовая основа электронного документооборота
Процессы обмена документами с помощью кадрового электронного документооборота регулируют ч. 10, 11 ст. 22.2, ч. 7, 8 ст. 22.3 ТК РФ. Кадровый ЭДО может быть внедрен для всех работников, включая дистанционных, при условии их согласия на такой формат работы.
Единые требования к составу и форматам электронных кадровых документов установлены Минтрудом России.
Поскольку кадровый электронный документооборот напрямую связан с обработкой персональных данных, то в работе с электронными документами следует применять Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ. При электронном обмене данными, последние передаются по зашифрованным каналам связи, а хранилища должны быть сертифицированы по требованиям ФСТЭК и ФСБ России. Это создает безопасную среду для обработки персональных данных, что особенно актуально в свете ужесточения ответственности за их нарушение. Процедура перехода КЭДО всегда сопровождается приведением внутренних процессов компании в соответствии с этими нормами. Предлагаем ознакомиться с другой нашей статье о новых правилах обработки персональных данных и повышенных штрафах за нарушения.
Заверять и подписывать документы в рамках электронного документооборота придется электронной подписью. Здесь нужно применять Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
Для работника чаще всего используется простая электронная подпись (ПЭП), которая представляет собой связку логина, пароля и кода из СМС. Это приравнивает его действия в системе к собственноручной подписи на бумажном носителе. Работодатель же подписывает документы, например, такие как трудовой договор или дополнительные соглашения, с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Ее выдает аккредитованный Минцифры России удостоверяющий центр. Именно УКЭП придает документам полную юридическую силу. Более подробно о разновидностях подписей читайте в нашей статье «Электронная подпись: виды и юридическая значимость».
Когда компания принимает решение о переходе КЭДО, каждый сотрудник получает доступ в свой личный кабинет. Через портал или платформу он может получать, просматривать и подписывать документы.
Процесс выглядит так: кадровик создает проект документа в системе, сотрудник получает уведомление, знакомится с ним и заверяет своей электронной подписью. После этого документ подписывается УКЭП компании и отправляется в архив. Весь процесс занимает считаные минуты вместо дней, как при бумажном делопроизводстве.
Преимущества внедрения кадрового электронного документооборота
Переход на КЭДО приносит выгоду всем участникам процесса. Подробнее о преимуществах для каждой из сторон трудовых отношений в таблице.
Для бизнеса (работодателя) | Для работников |
|---|---|
Экономия ресурсов. Снижаются затраты на бумагу, картриджи, печать и физическую доставку документов. Сокращается время кадровиков на рутинные операции. | Удобство. Все документы хранятся в одном месте — личном кабинете. Не нужно посещать офис, чтобы подписывать документ, например, заявление на отпуск. |
Повышение скорости процессов. Прием на работу удаленного сотрудника из любого региона страны теперь занимает менее одного дня. | Мобильность. Доступ к документам возможен 24/7 с любого устройства — компьютера, планшета или смартфона. |
Снижение рисков. Исключается потеря документов, несанкционированный доступ к кадровому архиву. Работодатель обязан обеспечить безопасную обработку персональных данных. Снижает количество ошибок, связанных с человеческим фактором. Автоматизированная система не даст подписывать документ с ошибками, указав на незаполненные поля или противоречия в документах. | Надежность. Сотрудник всегда имеет под рукой заверенные копии своих трудовых договоров, приказов и справок, что может быть полезно для банков, визовых центров и других инстанций. |
Прозрачность. Руководство в любой момент может увидеть статус любого документа и получить отчет по кадровым процессам. |
Преимущества автоматизации очевидны не только в трудовых отношениях, но и с исполнителями по договорам ГПД. Об этом можете прочитать в статье «Как автоматизировать документооборот с 110 самозанятыми в EdTech».
Переход на КЭДО: основные этапы
Процесс перехода КЭДО требует тщательного планирования. Его можно разделить на несколько этапов.
Принимает решения и выбирает оператора. Компания анализирует рынок операторов ЭДО, сравнивает функционал, стоимость и качество поддержки. Выбирается тот, чья программа КЭДО наилучшим образом соответствует задачам бизнеса.
Заключает договоры и настраивает систему. Компания подписывает договор с оператором, получает усиленные квалифицированные электронные подписи для уполномоченных лиц и настраивает рабочие процессы под свои нужды.
Осуществляет внутреннюю подготовку. Разрабатывает и утверждает локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового электронного документооборота в компании. С сотрудниками заключаются дополнительные соглашения к трудовым договорам, в которых они выражают согласие на использование простой электронной подписи и работу с документами в электронном виде.
На этом же этапе следует назначить ответственного за КЭДО. Для этого издают приказ.
Обучает сотрудников. Кадровиков и рядовых сотрудников обучают работе в новой системе: как пользоваться личным кабинетом, как подписывать документ, куда обращаться за помощью.
Запускает работу и осуществляет поддержку. Система вводится в эксплуатацию. Сначала новые сотрудники оформляются только через кадровое ЭДО, затем постепенно в электронный вид переводятся и процессы с уже работающими сотрудниками.
Особенности КЭДО на «Работа в России»
Для перехода КЭДО работодатели вправе использовать бесплатную платформу «Работа в России». Система КЭДО должна быть совместима с государственными информационными системами, такими как «Работа в России», куда передаются сведения о трудоустройстве и увольнении. Это требует от операторов ЭДО постоянной адаптации к меняющимися требованиями регуляторов.
Поэтому использование государственного портала — самый безопасный выбор платформы. К нему точно не придерутся проверяющие. Однако у этого выбора есть свои плюсы и минусы.
Плюсы и минусы КЭДО на портале «Работа в России»
Плюс | Минус |
|---|---|
Бесплатная | Не самый удобный интерфейс. Коммерческие программы могут быть более удобны и привычны для бухгалтера и кадровика, например, 1С |
Можно использовать ПЭП, платную подпись на работников заводить не нужно | Технические ошибки на портале, исправление которых нельзя ускорить |
Удобная регистрация с помощью портала Госуслуг. У работников и работодателей появляются уникальные коды и пароли для личного кабинета |
Вопрос: Можно ли вести одновременно документацию в электронной и бумажной формах?
Да, можно, но при определенных ограничениях. Разрешенный вариант: смешанный документооборот.
Работодатель вправе перевести в электронный вид только часть документооборота, оформив это соответствующим локальным актом. Например, вы можете вести приказы по личному составу в электронной форме, а штатное расписание, трудовые договоры и правила внутреннего трудового распорядка продолжать оформлять на бумаге. Смешанный формат работы с документами допустим, но требует четкого нормативного закрепления, чтобы исключить параллельное ведение одних и тех же документов в двух формах. Одновременно можно вести только разные виды документов — одни в бумажной форме, другие в электронной. Вести один и тот же документ в двух формах одновременно — неправильно.
Особенности коммерческого ПО для КЭДО
Вы можете разработать свою программу для электронного документооборота или приобрести уже готовую, которую считаете удобной. Какой из вариантов выбрать, работодатель решает сам.
Плюсы и минусы своей или купленной программы для КЭДО
Плюс | Минус |
|---|---|
Можно выбрать любую удобную программу, в которой: есть возможность использовать электронную подпись; можно обмениваться документацией и хранить ее | Увеличиваются расходы. Если самостоятельно разработать программу или купить ее, придется нести издержки. Придется купить УКЭП и НЭП, чтобы подписывать документы ею как со стороны работодателя, так и работников |
Быстрее исправлять технические ошибки. Если программа своя или приобретена у поставщика ПО, разработчики оперативно решают проблемы | На стадию разработки или покупки может уйти много времени. А также работникам нужно привыкнуть к программе и к работе в ней. |
Хранение документов при электронном документообороте
Работодатель обязан обеспечивать сохранность электронных кадровых документов независимо от используемой в компании информационной системы (часть 14 статьи 22.3 ТК РФ). Такие документы хранят исключительно в электронной форме без необходимости их распечатывания. Они подписаны электронной подписью, поэтому приравниваются к бумажным (статья 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Хранение должно осуществляться на серверах и в базах данных, расположенных в РФ. Это требование обусловлено тем, что кадровые документы содержат персональные данные (пункт 5 статьи 18 Федерального закона № 152-ФЗ, подпункт 7 пункта 4 статьи 16 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ). Можно использовать электронные архивы, облачные сервисы (дата-центры) или услуги сторонних операторов при условии обеспечения резервного копирования файлов.
Не реже одного раза в пять лет необходимо проводить проверку физического состояния носителей информации, на которых хранятся электронные документы (пункт 153 Правил, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).
Сроки хранения электронных кадровых документов соответствуют срокам для их бумажных аналогов.
Пример
Документы, связанные с наложением дисциплинарных взысканий и обработкой персональных данных, организация обязана хранить не менее 3 лет (статьи 441, 454 Перечня).
Вопрос. Как работникам выдавать документы, которые связаны с их работой?
Работодатель обязан бесплатно оформить и выдать сотруднику копии документов, связанных с работой, в течение трех рабочих дней с момента получения от него соответствующего заявления. Это правило распространяется как на бумажные, так и на электронные документы. Работник может направить заявление:
в письменной форме (на бумаге) лично;
через информационные системы, включая портал «Работа в России»;
по электронной почте.
Дубликаты и копии должны быть предоставлены в той форме и тем способом, которые работник указал в заявлении.
Доступные варианты
На бумажном носителе. Копия бумажного документа или заверенная бумажная копия электронного документа.
В электронной форме. Электронный дубликат документа, подписанный квалифицированной электронной подписью работодателя, либо размещение документа в личном кабинете работника на портале «Работа в России».
По запросу сотрудника работодатель должен предоставить ему доступ к документам, которые он подписывал простой электронной подписью. Для этого документы направляются в личный кабинет работника через портал госуслуг. Указанный порядок установлен частями 10–12 статьи 22.3 Трудового кодекса РФ.
Также следует учесть, что в электронный вид нельзя перевести:
трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
акты о несчастных случаях на производстве;
приказы об увольнении;
документы, подтверждающие проведение инструктажа по охране труда.
Вопрос. Можно ли отказаться от ЭДО?
Работодатель вправе принять решение о прекращении ведения ЭДО в одностороннем порядке. Это право закреплено в статье 22.2 Трудового кодекса.
С работником ситуация не так однозначна. Он может отказаться от ЭДО в момент перехода на него. Но если работник уже дал свое письменное согласие на переход на ЭДО, то он уже не может в одностороннем порядке отозвать его и отказаться от такого формата работы с документами. Этой позиции придерживается и Минтруд России (письмо от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321).
Популярное по теме за месяц
Пошаговая инструкция, чтобы ИП и ООО зарегистрировали свой бизнес за один день
Как заполнить и выдать справку СТД-Р
Как стать социальным предпринимателем: пошаговый план
