Документы можно подписывать на бумаге и в электронной форме. Но если исполнителей становится больше 1000, отправлять им всем документы почтой — невозможно. Тут поможет электронный документооборот (ЭДО): с ним документы легко собирать и подписывать, он экономит время кадровых сотрудников и расходы компании.
Прежде чем перейти на электронный обмен документами нужно разобраться в законодательстве и все правильно оформить — это может быть сложно и непонятно. Разобрались во всех нюансах ЭДО и рассказываем, как перейти на него безболезненно.
Оглавление
Кому нужно переходить на ЭДО
Сначала нужно понять, нужно ли вам вообще ЭДО и будет ли с ним удобно работать. Если у вас ИП и несколько контрагентов, то пару договоров и счетов можно подписать и отправить вручную, электронные документы скорее всего будут лишней тратой денег.На ЭДО стоит обратить внимание, если в компании:
Теряются договоры и закрывающие документы, контрагенты забывают их отправить;
Бухгалтерия не успевает проконтролировать документы, а чтобы найти нужный акт или счет нужно потратить в архиве больше получаса;
За документооборот отвечают больше двух сотрудников, а процесс согласования занимает недели.
Что такое ЭДО
Электронный документооборот — процесс, при котором с клиентами, контрагентами и даже госорганами документы заключаются в электронной форме.Электронный документ — обычный документ в пдф или ворд, его можно открыть в любом редакторе. Чтобы документ имел силу, его нужно подписать. Для этого придумали электронную подпись (ЭП) — код или ключ, которые показывают, что документ подписан именно вами и имеет такую же юридическую силу, как бумажный документ.Вот как это работает простыми словами:
У вас в компании есть курьер, который развозит документы контрагентам. Он — внештатный исполнитель и имеет статус самозанятого. Чтобы начать с ним сотрудничать, нужно подписать договор оказания услуг. Вы составляете договор с данными исполнителя и всеми нужными условиями.
С помощью электронной подписи подписываете его и отправляете исполнителю.
Исполнитель получает документ и ставит на нем свою электронную подпись — ничего не нужно печатать и потом сканировать.
Договор заключен и теперь есть у обеих сторон — и у вас, и у исполнителя. После этого в договор уже нельзя внести никакие исправления.
Виды ЭП и для чего их можно использовать
Есть три вида подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная.
Простая электронная подпись (ПЭП)
С простой электронной подписью (ПЭП) мы сталкиваемся ежедневно, это, например, логин и пароль для авторизации в приложении банка. Такая электронная подпись подтверждает, что именно вы совершаете то или иное действие — списываете деньги с карточки с помощью кода из СМС или пользуетесь Госуслугами.
ПЭП создается в сервисе или программе, которыми вы пользуетесь. И каждый раз, когда вам нужно что-то подписать, в программе будет приходить проверочный код. ПЭП — это не постоянный набор символов, каждый раз формируется новое подтверждение.
Звучит не очень безопасно, но некоторые сервисы добавляют дополнительные шаги для того, чтобы убедиться, что документ точно подписываете вы. Например, Консоль.Про выдает ПЭП автоматически после регистрации на платформе, вот так это происходит:
При регистрации Консоль.Про запрашивает данные паспорта, СНИЛС и ИНН — это нужно для того, чтобы точно знать, кто подписывает документ.
Нужно пройти авторизацию по паспорту и дать согласие на выдачу ПЭП.
После этого документы можно будет подписывать кодом подтверждения из СМС.
Чтобы точно знать, кто подписывает документ, мы просим исполнителя пройти проверку по видео — покрутить головой перед камерой в режиме реального времени. Так мы проверяем, совпадает ли фото в паспорте и человек, который регистрируется на платформе.
А в личном кабинете Консоль.Про можно указать только один номер телефона, на который будет приходить код ПЭП — так мы точно знаем, что код ПЭП получает человек, который зарегистрировался на платформе.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — постоянная подпись, она хранится на телефоне или USB и создается с помощью криптографического шифрования. НЭП подходит физлицам — с ее помощью можно подписать документы заказчика или работодателя, пользоваться Госуслугами, отправить декларацию в ФНС.
НЭП можно получить в личном кабинете nalog.ru или самостоятельно с помощью криптографической программы. Для компаний НЭП не хватит — суд и налоговая не примут такие документы. Поэтому юрлицам удобнее и безопаснее всего пользоваться квалифицированной электронной подписью.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самый надежный вид электронной подписи. Такую подпись можно получить только в удостоверяющем центре, ее действительность подтверждается специальным сертификатом. С 1 января 2022 года руководители компаний смогут получить КЭП только в отделении ФНС.
Сертификат нужно обновлять каждый год, чтобы никто не взломал ключ подписи и не подписал документы за вас.
Квалифицированную подпись используют компании, в любых операциях с электронными документами — ей можно подписывать бумаги в суд и налоговую и ставить на всех документах с контрагентами — от договоров до счетов-фактур.
Если документ подписывается двумя сторонами по ЭДО, вид подписи должен быть один — нельзя подписать документ и КЭП, и ПЭП. Поэтому компаниям выгодно использовать именно ПЭП при сотрудничестве с физлицами или самозанятыми — исполнители не хотят заморачиваться с квалифицированной подписью, это сложно и затратно.
Как получить квалифицированную электронную подпись для компании
Квалифицированную электронную подпись получают в специальном удостоверяющем центре. Их аккредитует Минцифры, посмотреть ближайший можно на официальном сайте.
Еще получить квалифицированную электронную подпись для компании можно в Удостоверяющем центре ФНС. Для этого представителю компании, генеральному директору или руководителю нужно прийти в удостоверяющий центр ФНС, заполнить заявление на выдачу ЭП, показать паспорт, СНИЛС представителя компании и ИНН юридического лица.
Подпись нужно записать на носитель — USB флешку. ФНС требует, чтобы носитель для электронной подписи тоже относился к сертифицированному изготовителю. Купить носитель можно заранее, а можно спросить у инспектора в налоговой или выбрать в вендинговых аппаратах в инспекции.
В итоге вы получите записанную на флешку электронную подпись и сертификат, который подтверждает, что подпись действительно выдана вам и ей можно подписывать документы.
Какие документы можно подписывать электронной подписью и почему это удобно
Сейчас в электронной форме можно подписать любой документ, если для него в законодательстве РФ нет прямого запрета на составление в электронной форме. Так разрешили подписывать электронно трудовые книжки и кадровые документы, больничные листы и счета-фактуры — эти документы раньше можно было передавать только в бумажном виде.
Основное преимущество ЭДО — не нужно тратить время, бегать по разным госорганами или заверять документы у нотариуса. Все документы будут храниться в одном месте и не потеряются, а работать с ними проще — видно, на какой стадии сейчас документ и что нужно сделать дальше.
Что сделать, чтобы перейти на ЭДО
Выбрать оператора данных для обмена документами
Оператор данных — посредник, аккредитованный ФНС, который вместо вас проверяет все документы, ЭП, сообщает дату и время отправки документов и информирует об ошибках или сбоях. Оператор помогает обеспечить дополнительную безопасность. Список можно посмотреть на официальном сайте.
Консоль.Про — тоже официальный оператор данных, с ее помощью можно подключать новых исполнителей, оформлять и подписывать все документы:
Простую электронную подпись можно сформировать с помощью номера телефона. Консоль.Про определяет физическое лицо как исполнителя, либо как сотрудника компании, выпускает электронную подпись и привязывает ее к номеру телефона. Чтобы подписать документ — нужно ввести СМС.
Любой документ создается автоматически. Можно сделать любой документ автоматически: договор, акт, отчет. У Консоль.Про есть шаблоны для любых сценариев сотрудничества с исполнителем — самозанятым, физическим лицом, ИП.
Интеграция с внутренними системами кадрового учета. Для создания документов можно интегрировать Консоль.Про по API c IT-системами компании. Когда документы подписаны, их можно автоматически выгружать в «1С».
Консоль.Про отвечает за сохранность данных. Если подключаете Консоль.Про как оператора данных, то ответственность за хранение всех документов несет платформа, а не вы.
Рассказать контрагентам, что планируете переходить на ЭДО
Лучше заранее предупредить ваших контрагентов о том, что вы будете заключать все документы в электронной форме. Для этого достаточно будет написать письмо в свободной форме, в котором нужно указать:
список документов, которыми вы планируете обмениваться электронно;
какого оператора вы выбрали, какой программой пользуетесь;
дату, с которой вы будете применять ЭДО;
нормативные акты, на основании которых вы переходите на ЭДО: приказ Минфина РФ «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме», статья 169 Налогового кодекса РФ, ФЗ № 63 «Об электронной подписи»;
преимущества ЭДО и предложение контрагенту тоже перейти на электронный документооборот.
Если контрагент согласен перейти на ЭДО, то дальше с ним нужно заключить соглашение об ЭДО. Для ПЭП и НЭП заключать соглашение нужно всегда — без этого их нельзя использовать. А если выбрали КЭП, то соглашение не обязательно. Но согласны в любом случае должны быть обе стороны — если контрагент отказывается перейти на электронный документооборот, то с ним и дальше нужно обмениваться бумажными документами.
В соглашении нужно указать, какими документами будете обмениваться, как происходит обмен: через оператора или самостоятельно, какая подпись используется, какой порядок передачи документов и кто ответственный в компании.
Через некоторых операторов можно отправить контрагенту приглашение — оно может заменить договор или через программу подать заявление о подключении контрагента — тогда заключать соглашение тоже не потребуется.
Подготовить внутренние документы компании о переходе на ЭДО — приказ и учетную политику
Теперь нужно оформить переход на ЭДО внутри компании. В приказе укажите, кто несет ответственность за ЭДО — это, прежде всего, бухгалтер, юридический отдел и IT. Еще в приказе нужно закрепить сроки и порядок введения ЭДО; правила хранения документов в электронном виде и способ электронного обмена документами.
Положения об использовании ЭДО с контрагентами стоит закрепить в локальном нормативном акте компании. Теперь все готово — можно начинать пользоваться ЭДО.
Еще раз коротко: что надо сделать, чтобы перейти на ЭДО
Определиться, нужен ли электронный документооборот в компании;
Выбрать электронную подпись или комбинировать электронные подписи для разных целей;
Получить ЭП и установить программу для ЭП;
Решить, как будет происходит обмен документами — через оператора данных или напрямую;
Рассказать контрагентам про переход на ЭДО и подписать с ними соглашения;
Издать внутренние документы в компании — приказ и учетную политику.
Популярное по теме за месяц
Закрывающие документы от самозанятого для юрлица: оформляем правильно
Особенности работы самозанятым в 2024 году: плюсы и минусы
Считается ли самозанятость трудоустройством
