В статье расскажем, как компания перешла на электронный документооборот, чтобы подписывать договоры с клиентами из любой точки мира. Бумажные документы увеличивали нагрузку на бухгалтерию в два, а то и в три раза. Поэтому клиент решил найти платформу, где они смогут создавать и подписывать документы за короткое время. В этом им помогла Консоль.Про.
Оглавление
О клиенте
Клиент является экспертом и надежным партнером на рынке недвижимости. Сотрудники компании помогают клиентам правильно инвестировать: купить недвижимость, перепродать, вложиться в более выгодную. А потом принимают квартиру от застройщика, делают ремонт, меблируют и сдают в аренду без присутствия собственника.
Проблема. Документооборот отнимал много времени и затягивал заключения договоров
Основная цель, которую хотели достигнуть в компании — автоматизация документооборота. Из-за оказания услуг в сфере аренды возникали сложности в подписании документов. Собственник недвижимости мог находиться в другой стране и договоры нужно было подписывать удаленно. В результате часть документов была в бумажном формате, а часть в электронной. Возникала путаница и нагрузка на бухгалтерию.
Решение. Внедрить электронный документооборот + перейти на агентскую схему
Благодаря Консоль.Про. клиент перешел на электронный документооборот. Теперь компания может заключать дистанционно договор и предоставлять услуги удаленно. После регистрации в Консоль.Про у клиентов появляется личный кабинет, в котором хранятся все документы. Оформлять новых клиентов стало быстрее и удобнее.
Еще Консоль.Про. помогает перейти на агентскую схему. По ней компания выполняет поручение принципала: привлекает арендаторов, организовывает просмотр недвижимости, принимает от арендаторов оплату, составляет необходимые документы.
Что для этого сделали
Внедрили электронный документооборот
Исполнитель или клиент регистрируется на платформе. Для него автоматически формируется простая электронная подпись (ПЭП), после этого он может подписывать все документы онлайн из любой точки мира.
У клиента есть шаблоны договоров для разных задач. В договоры подтягивается информация, которую вводит исполнитель или клиент на этапе приглашения, а в акты — из реестра, который заполняет менеджер компании. Данные об исполнителях и клиентах, подписанные договоры, акты и другие документы хранятся в личном кабинете компании.
Снизили нагрузку на бухгалтеров
Консоль.Про. помогла уменьшить трудозатраты сотрудников. Если раньше на сбор документов и подписание договоров уходило много времени, то теперь этот процесс проходит в два раза быстрее.
Автоматизировали оплаты
Чтобы автоматизировать процесс выплаты арендной платы, подключили номинальный счет. Теперь выплаты проводятся автоматически после того, как исполнитель подпишет акт.
Налог уплачивается с помощью Налоговой копилки
Налоговая копилка — функционал Консоль.Про., который позволяет откладывать и перечислять налоги в ФНС автоматически. Из каждой выплаты, которую клиент получает через платформу, в копилку откладывается налог. В конце следующего месяца платформа перечислит деньги в ФНС — вручную делать ничего не нужно.
Результаты
Внедрили электронный документооборот | Оформили ПЭП | В 2 раза |
|---|---|---|
Теперь документы в одном месте | Теперь клиенты могут дистанционно подписывать документы одним кликом | Ускорили сроки оформления документов |
Популярное по теме за месяц
10 ответов юриста о сотрудничестве самозанятых и юридических лиц
Особенности работы самозанятым в 2024 году: плюсы и минусы
Могут ли самозанятые нанимать работников
