В статье расскажем, как EdTech компания решила автоматизировать сотрудничество с самозанятыми и систематизировать документооборот, упростив его с помощью Консоль.Про.
В структуре EdTech компании появились самостоятельные структурные подразделения, каждое из которых занималось в том числе вопросами оформления договоров с самозанятыми своих направлений.
С ростом числа самозанятых рос и объем оформляемых документов. Документы постоянно кочевали между подразделениями, бывало, что терялись, и приходилось делать их заново. Не было системного подхода к обработке документов, их оформлению и подписанию.
О клиенте
Клиент занимается подготовкой IT-специалистов по методологии обучения, ориентированной на бизнес. Готовит специалистов по направлениям: информационные технологии, информационная безопасность и администрирование, маркетинг и коммерция, дизайн, разработка игр, кинопроизводство.
Проблема. Много бумажной работы
EdTech компания работает в двух форматах: офлайн и онлайн. Для каждого формата преподавателей подбирают отдельно, из-за чего число исполнителей постепенно растет. Всего у клиента 300 преподавателей. 110 из них сотрудничают с клиентом в качестве самозанятых.
Нагрузка на финансовый отдел возрастала с каждым новым оформлением самозанятого. Необходимо было отдельно вести документы по исполнителям офлайн- и онлайн-направлений. Каждый раз индивидуально составлять документы для каждого самозанятого. А в конце месяца по всем договорам оформлять вручную платежки для банка, собирать чеки и акты.
Чтобы оптимизировать сотрудничество с самозанятыми и снизить нагрузку на финансовый отдел, было принято решение обратиться в Консоль.Про.
Решение. Автоматизировать сотрудничество через Консоль.Про
Консоль.Про помогла клиенту не только автоматизировать сотрудничество с исполнителями, но и снизить риски такого сотрудничества. Теперь все выплаты проводятся автоматически, документы можно подписывать дистанционно, а за статусами и чеками от самозанятых платформа Консоль.Про следит самостоятельно.
Автоматизировали документооборот
Все договоры, акты и чеки формируются в электронном виде и хранятся на серверах Консоль.Про. Если компании понадобится распечатать документы на бумаге, их всегда можно выгрузить сразу с сайта или сначала отправить на электронную почту.
Теперь преподаватели клиента могут заключать договоры дистанционно с помощью простой электронной подписи (ПЭП). Для оформления ПЭП не нужно идти в госорганы или покупать какие-то дополнительные программы, все оформляется через Консоль.Про. Исполнителю и заказчику достаточно ввести код из СМС и платформа автоматически сформирует документ и проставит электронные подписи.
Подготовили сценарии онбординга для самозанятых
В EdTech компании преподают ведущие эксперты отрасли. Многие из них трудоустроены по трудовому договору на своем основном месте работы, поэтому с клиентом сотрудничают в качестве самозанятых.
Чтобы каждый раз не делать новые документы и не переносить данные вручную, специалисты Консоль.Про подготовили несколько сценариев онбординга. В зависимости от юридического статуса исполнителя, вида и объема услуг, с преподавателями заключают разные договоры.
Преподавателю достаточно перейти по пригласительной ссылке и зарегистрироваться на платформе. После этого данные автоматически подгрузятся в нужную версию договора.
Автоматизировали выплаты
Теперь финансовому отделу не нужно вручную проводить оплату, собирать чеки и проверять статус самозанятых, все это делает Консоль.Про. Бухгалтеру достаточно подготовить excel-документ с данными всех текущих заданий и исполнителей и выгрузить ее на платформу. Когда исполнитель выполнит задание и пришел акт, платформа автоматически проведет оплату.
К тому же Консоль.Про автоматически проверяет статус самозанятого перед оплатой. Если самозанятый этот статус потеряет, то оплата не пройдет. Помимо этого, Консоль.Про автоматически формирует чеки самозанятых и подгружает их на платформу. Это экономит время и компании и самозанятым.
Настроили автоматические уведомления
Теперь сотрудники клиента автоматически получают уведомления, когда исполнитель подписывает договор, загружает акт или принимает задание.
Всего же можно выбрать сразу несколько событий, о которых платформа может уведомить компанию:
о подписании договора исполнителем,
подписании акта исполнителем,
принятии задания исполнителем,
предстоящем истечении срока действия договора с исполнителем;
необходимости подать уведомление в МВД по иностранным исполнителям.
Итоги
110 самозанятых | Автоматически | 2 минуты |
|---|---|---|
преподавателей перевели на платформу | проходит оплата и формируются чеки | уходит на подписание договоров |
Популярное по теме за месяц
Сотрудничество с самозанятыми и другими физлицами в 2025 году: обзор изменений
Как аннулировать чек самозанятого: подробный гайд
«Додо Пицца»: внедрили ЭДО для 30 авто курьеров и снизили нагрузку на бухгалтерию
