Онлайн-школа «ЛернПроект» перешла на Консоль с другой платформы для самозанятых. Благодаря предыдущему опыту, компания обратилась с четко сформулированными запросами и пониманием, что именно хочет от сотрудничества: качественную поддержку, удобный интерфейс, бесперебойную выдачу чеков и стабильные выплаты исполнителям.
Рассказали, как изменилась организация бизнес-процессов в «ЛернПроект» и про планы на будущее сотрудничество с Консолью.
О клиенте
«ЛернПроект» — мультиязычная школа немецкого и испанского языков. Самая крупная онлайн-школа немецкого языка в России. Входит в сотню крупнейших компаний онлайн-образования России, имеет статус IT-компании, аккредитованной в Сколково.
«ЛернПроект» существует с 2017 года. Сегодня в компании более 600 сертифицированных преподавателей и 70 членов команды. 455 исполнителей работают в статусе самозанятых или ИП.
Обучение в школе прошли свыше 42 000 студентов в возрасте от 4 до 70 лет. Миссия «ЛернПроект»: открывать мир и расширять горизонты для тех, кто хочет свободно говорить на иностранных языках.
Ключевые причины перехода на Консоль с другой платформы
Когда в «ЛернПроект» только начинали работать с самозанятыми, весь документооборот вели вручную, приходилось просить исполнителей выгружать чеки с сайта «Мой налог» и присылать для подтверждения оплаты в компанию. Чтобы автоматизировать процессы, «ЛернПроект» подключились к платформе для самозанятых. Работать стало проще.
Но бизнес рос и через два с половиной года стало ясно, что мощностей текущего сервиса не хватает. Для каждого нового исполнителя приходилось вручную загружать новый договор. Если договор расторгли, исполнителя нужно было удалять тоже вручную. При большом количестве внештатников это занимало очень много времени.
Любое обновление или интеграцию приходилось подолгу ждать. Все чаще случались технические сбои при проведении платежей: ошибки, блокировки счетов от банков. В дни массовых выплат на платформе начинались обновления или технические работы. Из-за этого иногда тормозили операции, чеки выбивались со сбоями. Если выплаты выпадали на выходные, исполнители могли ждать свои деньги до трех дней. Людям не нравилось, что условия договора, по которым выплаты должны приходить в течение двух часов, не исполняются.
Стало ясно, что нужна более технологичная платформа. От коллег из другой онлайн-школы руководители «ЛернПроект» узнали про Консоль. Решили протестировать платформу.
«Мы взяли тестовый период и подключили 50 первых исполнителей. Нам понравилось и мы постепенно стали переводить остальных. За 3–4 месяца на платформу Консоль перешли 350 самозанятых и ИП. Сейчас держимся на уровне 455 человек».
Как «ЛернПроект» подключилась к Консоли
Инженеры Консоли создали аккаунт «ЛернПроект» на платформе. В нем сотрудники компании могут приглашать исполнителей, создавать задания, подписывать договоры и акты, формировать реестры на выплаты, выгружать архивы документов. К аккаунту дали доступ разным отделам «ЛернПроект»:
HR-специалистам — чтобы вести оформление исполнителей;
бухгалтерии — чтобы сопровождать выплаты;
менеджерам — для управления доступом к аккаунту, раздачи ролей.
Для «ЛернПроект» назначили персонального менеджера из Консоли. Менеджер сопровождал компанию на всех этапах внедрения. А юридическая служба Консоли проверила договоры и внесла правки.
Специалисты Консоли настроили разработали сценарии онбординга — путь по которому проходит исполнитель во время регистрации. «ЛернПроект» сотрудничает с исполнителями в статусах самозанятого и ИП, для каждого статуса создали отдельный сценарий.
После настройки личного кабинета исполнителям разослали ссылки-приглашения для подключения к платформе. Пройдя по ссылке, они подключились к аккаунту «ЛернПроект» на платформе, заполнили свои данные, получили ПЭП — простую электронную подпись, и подписали договор онлайн. На все вопросы по подключению оперативно отвечали сотрудники техподдержки Консоли.
Результаты перехода на Консоль
Автоматизировали процессы
Консоль автоматизировала для «ЛернПроект» рутинные бизнес-процессы: регистрацию новых исполнителей, оформление договоров, сбор и хранение чеков, подписание актов и отслеживание выплат. Теперь компания централизованно управляет данными об исполнителях. В личном кабинете можно за пару минут сделать экспорт документов и данных исполнителей, собрать аналитику, посмотреть статусы договоров.
Автоматизация процессов исключает вероятность ошибок из-за человеческого фактора: оплата приходит вовремя, чеки выбиваются автоматически, налоги уплачиваются своевременно. Поэтому штрафы и пени исключены. Это особенно ценят в «ЛернПроект», так как на предыдущей платформе иногда были просрочки по чекам и исполнители жаловались, что им начисляют штраф и пени.
Настроили выплаты и документооборот по ним
Порядок получения выплат стал четким и понятным для исполнителей «ЛернПроект». В период с 10 по 15 число каждого месяца самозанятые подписывают акт в один клик с помощью простой электронной подписи. В течение двух часов после подписания акта исполнитель получает денежные средства на свой расчетный счет. Чеки на платформе формируются автоматически.
Бухгалтерии «ЛернПроект» стало проще вести отчетность по самозанятым исполнителям за счет интеграции по «1С». Все документы и чеки автоматически попадают с платформы в «1С» и бухгалтерам больше не нужно просить прислать нужный для отчетности файл.
Упростили подключение новых исполнителей
HR-служба «ЛернПроект» экономит время на оформление новых исполнителей. Достаточно отправить пригласительную ссылку — исполнитель автоматически зарегистрируется, подпишет договор, и можно начинать сотрудничество.
Минимизировали риски
Консоль автоматически проверяет статусы исполнителей и следит за тем, чтобы выплата не превысила годовой лимит по доходу самозанятых. Юристы платформы проверили документы на соответствие гражданско-правовому законодательству.
Благодаря встроенному функционалу «Справочник», в задания, акты и чеки самозанятых попадают только безрисковые формулировки. Все это минимизирует риски со стороны ФНС и дает возможность компании сотрудничать со своими исполнителями в правовом поле.
Планы на будущее: новое направление и еще 100 исполнителей
«ЛернПроект» сотрудничает с Консолью с 2023 года. За это время онлайн-школа увеличила команду, выросла в прибыли и планирует масштабировать бизнес. Сейчас идет подготовка третьего направления — школы китайского языка. Открытие запланировали на осень 2025 года. Направление непростое, так как язык редкий, однако «ЛернПроект» набирает около 100 преподавателей китайского. Постепенно новых самозанятых исполнителей будут подключать к платформе.
«Предпринимателям, работающим с Консолью, хочу посоветовать по максимуму использовать возможности для автоматизации процессов, которые предлагает платформа. Это очень удобно, не слишком затратно, а главное, позволяет расставить приоритеты. Когда у вас все работает автоматически, можно не тратить время на выстраивание процессов, а сосредоточиться на стратегии развития компании».
Результаты
2 часа | 30 секунд | Автоматически |
|---|---|---|
проходит от подписания акта до выплаты всем исполнителям | время ответа техподдержки на вопрос клиента | формируются чеки от исполнителей и попадают в «1С» |
Популярное по теме за месяц
Эквайринг для самозанятых: как и зачем подключать
Мораторий на проверки бизнеса: как в 2025 году проверяют компании и предпринимателей
Сколько стоит компания: методы оценки бизнеса для продажи
