Когда Андрей Степанов пришел работать в онлайн-школу программирования для детей, расчеты с исполнителями занимали у него целый рабочий день. С помощью Консоли те же задачи он решает за 10 минут. Мы попросили рассказать, как происходил переход на платформу, интеграция с внутренним документооборотом, как настраивали выплаты и были ли трудности в процессе подключения.
Добрый день, я Андрей Степанов, операционный директор онлайн-школы программирования ProgKids
В ProgKids мы обучаем программированию детей от 7 до 17 лет. Обучение происходит в игровом формате через Minecraft и Roblox. Постепенно дети переходят на продвинутое программирование. Например, сначала на Python в Minecraft, а затем учатся создавать игры и приложения только на Python. То есть мы делаем так, чтобы дети думали, что играют, а на самом деле они учатся. За счет игр нам удается удерживать интерес детей и они сами стремятся заниматься у нас — родители их не заставляют.
Уроки у нас индивидуальные: с одним ребенком занимается один учитель. То есть, наши исполнители — это самозанятые преподаватели, а клиенты — родители. Всего у нас около 120 исполнителей, в основном из России, так как уроки проходят на русском языке.
Раз в неделю я тратил целый день на расчеты с исполнителями
Были случаи, когда исполнители неверно вносили ИНН у нас в профиле. Из-за этого данные преподавателя не поступали в банк и оплата не проходила. Приходилось вручную набивать платежи, переносить исправленные реквизиты. При заключении договора с каждым новым исполнителем я сам внимательно проверял все его данные: от ИНН до правильности написания Ф.И.О.
Еще для нас было важно, чтобы оплата проходила раз в неделю. Мы выбрали для этого понедельник. На расчет вознаграждения уходил целый день: я вручную считал, сколько заданий выполнил каждый исполнитель, делал акты. Довольно часто у исполнителей возникали какие-то сложности с документами, что-то не получалось оформить. В середине недели прилетали вопросы, приходилось вникать, разбираться, что не получилось.
Все это очень сильно отвлекало от бизнеса и я стал искать способы упростить эту работу. Так я пришел в Консоль.
Мы подключили к Консоли сразу 90 исполнителей
Подключение самозанятых прошло очень легко и с нашей стороны потребовало минимум усилий. Все, что от нас требовалось — передать номера телефонов наших исполнителей в Консоль. Ну, и написать в чатах, что с ними будут связываться для подключения. На тот момент с нами сотрудничали около 90 самозанятых. Всех подключили за неделю, каждому настроили личный кабинет. То есть, учителя тоже минимально участвовали в процессе.
Была одна небольшая проблема, когда в договор забыли добавить приложение. Но это быстро выяснилось и специалисты Консоли буквально за пять минут все исправили. Затем направили каждому обновленный электронный договор и учителя подписали их с помощью простой электронной подписи.
Первые оплаты в Консоли оформили сами, а затем обучили нас
С первыми платежами и актами нам помогли сотрудники Консоли. Они сразу предложили сделать все сами, а мы не возражали, так было даже проще. Мы просто передали данные по исполнителям. А дальше нам показали, как должен выглядеть шаблон акта.
Сложность возникла из-за того, что мы работаем через пачки актов. Чтобы не вбивать отдельно каждый акт, сразу грузим их пачкой. Раньше мы работали с форматом CSV, а тут Excel, и наш разработчик не сразу понял, как надо сделать. Тогда менеджер из Консоли собрал онлайн-встречу и на примере разъяснил особенности оформления шаблона. Стало понятно, что функционал — с нашей стороны выгрузить Excel и загрузить в Консоль — достаточно простой. Чтобы справляться с нашим текущим масштабом, не нужно разрабатывать более сложную схему.
Хочу отметить, что когда у нас появлялись вопросы, мы не вступали в долгую переписку, а созванивались и все снимали за одну встречу. Если нужно, для нас подключали дополнительных специалистов Консоли. Но как правило, менеджер, который с нами работал, все уже знал. В любой момент можно было с ним проконсультироваться.
Чтобы ускорить обмен данными, настроили интеграцию
Несмотря на то, что нам все объяснили и настроили, ошибки при загрузке пачки актов поначалу встречались. Причина была с нашей стороны: если исполнитель не добавился, сформировать по нему акт не получалось. Или у нас один ИНН исполнителя, а в Консоли — другой. И мы разбираемся, ищем, кто же этот человек. Эта проблема решилась с помощью интеграции по API.
API (англ. application programming interface — программный интерфейс приложения) — это набор способов и правил, по которым различные программы общаются между собой и обмениваются данными. У Консоли есть API, при помощи которого бизнес может настроить интеграцию со своими внутренними системами документооборота.
Постараюсь как можно проще объяснить, как выглядела интеграция. На нашей стороне есть ИНН исполнителя. Разработчик Консоли сделал так, что мы передаем запрос в Консоль: есть ли данный ИНН на ее стороне. Если в базе Консоль этот ИНН увидели, мы получаем статус «Все окей». Если есть ошибки, мы получаем информацию: «Исполнитель с ИНН 12345678910 не найден». Сразу сообщаем исполнителю. За счет этого получается избежать ошибок при загрузке актов — потому что мы эти ошибки заранее отлавливаем. Исполнитель сразу в моменте видит, все ли правильно он указал. Если правильно — значит, оплата пройдет. Если нет — тут же вносит исправления.
Вот уже больше месяца пачки актов загружаются без ошибок. Интеграция наших сервисов сняла большую часть всех вопросов. Если раньше исполнители изредка обращались в поддержку Консоли, то теперь в этом совсем нет необходимости.
Сейчас выплата вознаграждения занимает 10 минут
Регистрация самозанятых значительно упростилась: исполнители делают это сами, заходят на платформу по ссылке-приглашению, заполняют свои данные, а дальше все происходит автоматически. Главное, что я больше в этом не участвую.
С иностранными исполнителями тоже стало проще сотрудничать. Хоть у нас их и не много, но уведомление в МВД отнимало время. Сейчас платформа сразу подсвечивает, если у нас зарегистрировался иностранный гражданин и надо подать информацию в МВД. Это снизило риски для нас.
Стало удобнее работать с банковским счетом. Раньше все выплаты мы проводили все через сервис Т-Банка «Самозанятые». В операциях в банке большое количество выплат и сложно было посмотреть, что там у нас происходит.
После подключения номинального счета в Консоли, у нас в банке осталась одна транзакция — перевод денег на номинальный счет. А все переводы и выплаты по самозанятым видим в Консоли. Получается, навели порядок с этими операциями тоже.
Появился порядок в работе с актами и чеками. Очень нравится функция уведомления, если исполнитель аннулировал чек. Пусть у нас еще не было таких случаев, но приятно знать, что мы можем это проверить. В других сервисах такого функционала не было.
Исполнители получают деньги в тот же день, когда сдали акт. Даже если не успели в понедельник все рассчитать, то во вторник тоже можно провести вознаграждение. У нас есть внутренняя CRM, где видно, какие слоты для оказания услуг выбрал каждый из исполнителей. Когда статус помечен как завершенный, мы по нему начинаем считать выплату.
Мы с Консолью сотрудничаем четыре месяца и уже можно сделать вывод, что комиссия, которую мы платим, полностью себя окупает. Потому что, если бы мы все это делали вручную, то потратили бы больше денег на зарплаты делопроизводителям. И, конечно, собственник бизнеса должен заниматься развитием, а не рутинными операциями, которые поддерживают текущую деятельность.
Популярное по теме за месяц
Как самозанятым получать декретные выплаты и пособия
Риски сотрудничества с ИП: штрафы, проверки, переквалификации
Как самозанятому взять кредит: инструкция, шаги, примеры
