Большинство специалистов videoMixer — внештатники. Их привлекают попроектно для съемки видео, создания 3д-графики и иллюстраций.
Раньше весь документооборот с ними вели вручную: печатали договоры, обменивались документами и ждали от самозанятых чеки.
Когда исполнителей стало больше 20, сотрудники перестали справляться с объемом ручной работы и компания не могла привлекать больше самозанятых под новые проекты и масштабироваться. Чтобы решить эти задачи, videoMixer обратились к Консоль.Про.
В статье расскажем, как мы наладили сотрудничество с десятками самозанятых и при этом высвободили время для сотрудников videoMixer.
О клиенте
videoMixer — студия видео-продакшена. Они специализируются на создании рекламных и анимационных роликов для крупнейших российских брендов.
Компания предоставляет полный спектр услуг: от создания компьютерной графики и моушн-дизайна до пост-продакшена, охватывая создание рекламных баннеров и другого цифрового контента. В команде VideoMixer работают специалисты различных профилей: иллюстраторы, моушн-дизайнеры, копирайтеры, операторы, 3д художники.
Проблема. Компания не могла вовремя получить важные документы от исполнителей.
Больше 70% проектов videoMixer связаны с творческими работами. Чтобы у заказчика не было проблем с авторскими правами, videoMixer должны передать права на произведение клиенту. Для этого им нужно получить все документы и разрешения от автора — самозанятого. Без них нельзя продолжать работу.
По каждому исполнителю у компании должно быть 4 документа: договор, приложение, акт и чек. При этом они разделены по времени: договор и приложение подписываются в начале сотрудничества, акт и чек уже в конце. Поэтому за документами каждого исполнителя нужно было следить индивидуально.
Сначала всю бухгалтерию с самозанятыми компания вела вручную. Поток был небольшой, поэтому они справлялись. Но бизнес начал расширятся: увеличилось количество проектов, вырос средний чек и самозанятых нужно было привлекать в большем объеме.
В штате videoMixer находится только 30% сотрудников, остальных специалистов привлекают попроектно. Поэтому, когда количество самозанятых выросло с 20 человек до 40, а потом и до 90, работать стало тяжело.
От каждого самозанятого нужно было получить паспортные данные и банковские реквизиты. Часто их присылали в виде некачественных фото. К тому же исполнители часто затягивали подписание документов: нужно было распечатать все бумаги, подписать их и отправить компании. Все это отнимало много времени и не позволял нормально масштабироваться.
Мы поняли, что нужно что-то менять, когда рабочий день стал не 8-ми часовой, а 12-ти часовым.
Решение. Оптимизировать сотрудничество с самозанятыми с помощью Консоль.Про
Чтобы наладить сотрудничество с самозанятыми, videoMixer обратились в Консоль.Про. Наши специалисты помогли подготовить договоры для самозанятых, подключить их к платформе и ускорить подписание документов. Теперь все акты всегда под руками, чеки формируются автоматически, а договоры подписываются за пару минут.
Рассматривая разные варианты мы сразу отбросили расширение штата бухгалтеров. Посчитали, что вырастут операционные расходы, а производство останется на том же уровне с тем же потоком — это не принесет выгоды.
В Консоль.Про у меня работал знакомый, который рекомендовал нам переходить на платформу. К тому же много положительных отзывов о Консоль.Про слышали от других компаний в сообществе предпринимателей. Чтобы наладить бизнес-процессы сотрудничества с самозанятыми, решили обратиться в Консоль.Про.
Что сделали
Перевели всех самозанятых на Консоль.Про
Чтобы подключится к платформе, исполнителю достаточно перейти по ссылке от videoMixer и один раз ввести свои данные. После этого платформа их запоминает, и автоматически использует в документах. Это позволило высвободить время, которое бухгалтеры тратили на составление договоров и оформление платежек.
Другим плюсом платформы для компании стал удобный интерфейс для учета исполнителей. На платформе по каждому самозанятому видно, подписан документ или нет, прошла ли оплата. Не нужно ходить и дергать бухгалтеров: если нужно что-то уточнить, можно обратиться прямо к самозанятому.
Подключили электронный документооборот
Теперь компании не нужно организовывать подписание документов с самозанятыми, отправлять оригиналы и ждать, пока курьеры доставят бумаги. Все документы хранятся в электронном виде, а подписать их можно за пару минут с помощью простой электронной подписи.
Здорово, когда и самозанятые рады, потому что могут подписать все документы дистанционно, и мы не переживаем лишний раз, потому что документы формируются автоматически и доступны сразу после подписания.
Сделали интеграцию с 1С
Благодаря интеграции Консоль.Про с «1С: Бухгалтерия», вся информация о контрагентах и договорах автоматически переносится из Консоль.Про в «1С», а подписанные чеки и акты загружаются мгновенно.
Кроме того, интеграция позволяет удобнее управлять счетами затрат, устанавливая их как для всей группы исполнителей, так и для каждого самозанятого индивидуально. Благодаря этому компания может экономить больше времени, сохраняя при этом точность учета расчетов с самозанятыми.
Снизили риски сотрудничества с самозанятыми
Компании важно, чтобы у них на руках были оригиналы всех договоров и закрывающих документов. Консоль.Про автоматически формирует чеки для самозанятых и отправляет их заказчику и исполнителю. А оригиналы документов всегда доступны в электронном виде сразу после подписания.
Платформа сама отслеживает, не аннулировал ли исполнитель чек и не лишился ли статуса самозанятого. Если что-то из этого произойдет, Консоль.Про уведомит компанию и убережет ее от лишних неприятностей и штрафов со стороны налоговой.
Результаты
За 2 минуты | За 30 минут | 90 самозанятых |
|---|---|---|
подписывают договоры с исполнителями | исполнитель подключается на платформу | сотрудничают с компанией через Консоль |
Популярное по теме за месяц
Оплата самозанятому от юридического лица
Закрывающие документы от самозанятого для юрлица: оформляем правильно
Особенности работы самозанятым в 2024 году: плюсы и минусы
