Организация мероприятий: 5 – 7 минут на онбординг творческих исполнителей

Консоль.Про помогла клиенту ускорить документооборот и выплаты с нескольких недель до одного дня

29 ноября 2024 3 мин Написать комментарий

Теперь клиент тратит 1 день вместо нескольких недель на заключение договоров и выплаты по 100+ самозанятым и ИП.

Раньше копания вручную оформляла на внештатников договоры и акты. Чтобы подписать документы, сотрудники приглашали исполнителей в офис или направляли экземпляры почтой. И для сотрудников, и для исполнителей это было неудобно и долго.

О клиенте

Наш клиент — организатор крупных конференций в сфере IT. Для каждого мероприятия компания прорабатывает концепцию и программу выступлений, находит докладчиков и помогает им подготовиться. Команда полностью застраивает площадку, организует прямую трансляцию и запись мероприятия.

Организация конференций — сезонный бизнес. Чтобы качественно спланировать и организовать мероприятие, компания привлекает более 100 исполнителей в сезон и более 50 исполнителей в межсезонье. Это инженеры, операторы, продюсеры эфира, ассистенты, фотографы, блогеры, копирайтеры, технический персонал в статусе самозанятых и ИП.

Проблема. Документооборот с подрядчиками отнимал много времени и сил

До 2020 года наш клиент сотрудничал с физлицами без статуса. После 2020 года стал привлекать исполнителей в статусе самозанятых и ИП.

Поскольку деятельность компании сезонная, число исполнителей постоянно варьировалась: от нескольких копирайтеров или блогеров в межсезонье — до десятков технических подрядчиков на каждой конференции. В сезон компания проводит 10 — 15 крупных мероприятий и приходилось нон-стопом оформлять договоры, акты, чеки. А также контролировать, все ли документы собраны.

Долго оформлять исполнителей

Когда компания находила исполнителей — каждый раз оформляли новый договор. В документ вручную вносили паспортные данные подрядчика и конкретные задачи.

Специалисты по делопроизводству тратили больше получаса, чтобы собрать необходимые сведения и подготовить договор на каждого исполнителя. В день таких договоров могло быть до 10, а в сезон — больше 100.

Сложно собирать закрывающие документы

Чтобы подписать договор или акт, подрядчику нужно было приехать в головной офис компании или отправить подписанные документы по почте.

В обоих случаях компания неделями ждала оригиналы документов. Подрядчики оказывают услуги из разных стран. Если исполнитель был проездом в городе, сотрудники буквально вылавливали его. А если ждали документы по почте, каждый день напоминали подрядчику о необходимости их отправить.

После выплат было сложно получить от исполнителей чек. Они просто забывали это делать и часто не отвечали на звонки или письма.

Сложно отчитываться по рекламной деятельности

С 2022 года компания стала тесно работать с блогерами. Они публикуют в своих каналах даты и темы конференций, рассказывают про конкретное мероприятие и пользу, которое оно принесет специалистам.

С сентября 2022 года начали действовать новые правила о размещении рекламы в интернете. Теперь каждое объявление у блогера нужно маркировать. Сотрудникам пришлось учиться, как маркировать рекламу и как эти условия прописывать в договоре.

Решение. Наладить рабочие процессы через Консоль.Про

Стало ясно, что ручной документооборот с исполнителями отнимает у сотрудников слишком много рабочего времени. В 2022 году компания перешла на Консоль.Про.

Теперь подписание документов и выплаты услуг исполнителям происходят за один день вместо нескольких недель. Чеки получают на платформе автоматически. Больше нет проблем и с отчетностью по блогерам. Консоль.Про помогла разобраться с формулировками в договоре и маркировкой рекламы.

Что для этого сделали

Настроили сценарии онбординга

Раньше менеджеры компании подстраивались под занятость исполнителей: с каждым внештатником договаривались о встречах, чтобы подписать договор. Платформа дала возможность сотрудникам и исполнителям не тратить свое время на личные встречи из-за документов.

Специалисты Консоль.Про настроили на платформе несколько сценариев онбординга. В зависимости от статуса исполнителя и его специализации компания направляет ему сообщение со ссылкой-приглашением.

Внештатник переходит по ссылке, за 5–7 минут регистрируется на платформе и подписывает договор онлайн. Чтобы подписывать документы он самостоятельно придумывает пин-код и вводит его на платформе. Код является ключом к его простой электронной подписи (ПЭП). Подписанный с помощью ПЭП документ имеет такую же юридическую силу, как и подписанный собственноручно.

Раньше компания отказывалась от сотрудничества с человеком, у которого не было официального статуса самозанятого или ИП. Теперь, если у исполнителя нет статуса самозанятого, Консоль.Про поможет его получить. Специалисты технической поддержки платформы подсказывает, как это сделать.

Оптимизировали документооборот

Раньше у компании был один типовой шаблон договора, который сотрудники корректировали в зависимости от статуса исполнителя и его задач. Чтобы вести сотрудничество с внештатниками в рамках закона, в Консоль.Про разработали два вида договоров: для самозанятых и ИП.

Отдельный договор составили для сотрудничества с блогерами. В нем четко прописано, кто должен маркировать рекламу и передавать данные ОРД. Если у сотрудников или исполнителей возникают вопросы с маркировкой, они всегда могут обратиться за консультацией в Консоль.Про. Поддержка платформы работает круглосуточно.

Готовые договоры и другие закрывающие документы хранятся на платформе. Их можно в любой момент скачать и предоставить налоговой для отчетности. С электронным документооборотом компания больше не тратится на кипу бумаг и не думает, где их хранить

Автоматизировали выплаты

Чтобы оплатить услуги исполнителям, сотрудникам больше не нужно ждать, когда те подпишут акт в офисе или направят его по почте. Весь процесс оплаты занимает пару минут.

Сотрудник компании формирует на платформе акт об оказании услуг и направляет его в личный кабинет исполнителя. Внештатник получит уведомление от Консоль.Про о том, что нужно подписать документ. Как только он подпишет акт с помощью ПЭП, платформа переведет ему вознаграждение. Затем Консоль.Про автоматически сформирует чек по выплате и направляет его заказчику.

Результаты

5-7 минут	На платформе	1 день
занимает онбординг исполнителей	хранятся все документы по подрядчикам	вместо нескольких недель на выплаты