ИП Станислав Жирнов — франчайзи аутсорсинговой компании «Персональное решение». Сразу после покупки франшизы он организовывал сотрудничество с самозанятыми исполнителями сам, позже нанял менеджера. На это уходило очень много времени: договоры могли подписываться несколько дней, а на оформление выплат менеджер тратил целый рабочий день. Новые исполнители боялись оформлять самозанятость. В документах была путаница — не все чеки удавалось собрать после оплаты, договоры хранились в разных местах. Станислав переживал, что если нагрянет ФНС с проверкой, бизнес потеряет в деньгах.
О клиенте
Компания «Персональное решение» помогает крупным клиентам найти исполнителей: грузчиков, разнорабочих, фасовщиков, упаковщиков, кассиров, уборщиков. У компании 170 филиалов по всей России. Филиал Станислава Жирнова «поставляет» исполнителей в Челябинскую и Астраханскую область, Башкортостан.
Предприниматель сотрудничает более чем с 200 исполнителями и на этом останавливаться не намерен: бизнес активно растет и уже до конца 2023 года к его команде должно присоединиться еще 150 человек.
Коллеги Станислава, другие франчайзи «Персонального решения», посоветовали ему обратиться в Консоль.Про и автоматизировать все процессы. Станислав так и поступил.
Консоль.Про не только быстро автоматизировала документооборот и выплаты, но и помогла разработать безопасные договоры, снизить риски сотрудничества с самозанятыми, развеять мифы о самозанятости среди новых исполнителей. Сейчас Станислав чувствует себя гораздо увереннее и может сосредоточиться на других аспектах бизнеса.
Шесть проблем — одно решение
До обращения в Консоль.Про Станислав сталкивался с трудностями при организации работы с исполнителями. Рассказываем, как мы помогли с ними справиться.
Очень долгий документооборот → договоры подписываются за несколько минут
Раньше. Для подписания договора менеджер запрашивал у исполнителя данные и вносил их в ручную в шаблон договора. После этого распечатывал договор в двух экземплярах и отправлял почтой исполнителю, как правило, в другой населенный пункт. Дальше приходилось ждать, пока исполнитель получит договор, проверит и подпишет его — и отправит обратно. Иногда на подписание договора уходило больше двух недель.
Документы по каждому исполнителю хранились в разрозненном виде. Часть — электронно на облаке, часть — распечатано на бумаге. Если служба безопасности заказчика предпринимателя запрашивала документы по конкретному исполнителю, не всегда получалось быстро найти все нужное.
Сейчас. Консоль.Про быстро настроила электронный документооборот. Теперь за подписание договоров отвечает не менеджер предпринимателя, а Консоль.Про. Начало сотрудничества с новыми исполнителями проходит в разы быстрее, все документы можно подписать с помощью смс-кода. Это доступно даже тем исполнителям, которые не пользуются смартфонами. На подписание договора уходит не больше 10 минут. Все документы хранятся в платформе.
Менеджер тратил целый день на выплаты исполнителям → менеджер тратит на это 10 минут, чеки подтягиваются автоматически
Раньше. Менеджер тратил целый день на выплаты вознаграждения самозанятым и больше недели на то, чтобы собрать со всех чеки. Так, нужно было вручную создать платежное поручение по каждому исполнителю и провести оплату. Чеки никто не хотел отдавать сам, приходилось постоянно напоминать.
Сейчас. Менеджер раз в месяц заходит в Консоль.Про, подготавливает реестр с информацией о суммах выплат по каждому исполнителю и загружает его в раздел «Пачка актов». Консоль.Про автоматически формирует акты по каждому исполнителю. Сразу же после того, как исполнитель подписывает акт, он получает вознаграждение. Все чеки формируются автоматически.
Теперь менеджер тратит не более 10 минут в месяц на оплату всех исполнителей. Акты и чеки в любой момент можно скачать в PDF, если они понадобятся для отчетности в налоговую.
Нужно было самим проверять статус самозанятых исполнителей → Консоль.Про настроила автоматическую проверку статуса
Раньше. Была проблема — исполнители могли утаить, что они не являются самозанятыми. Или могли получить статус, а после подписания договора его аннулировать, чтобы не платить налоги. Менеджеру приходилось вручную проверять каждого исполнителя на сайте ФНС: перед подписанием договора и перед каждой выплатой. Это было утомительно.
Сейчас. Консоль.Про автоматически проверяет каждого исполнителя перед заключением договора и выплатами. Если человек теряет статус, предприниматель получает уведомление об этом. Консоль.Про не позволит такому исполнителю подписать акт выполненных работ, а заказчику — провести оплату.
Новые исполнители боялись оформлять самозанятость → юристы Консоль.Про сняли все опасения
Раньше. Часто новые исполнители отказывались регистрироваться в качестве плательщика НПД. Они боялись потерять пенсию, социальные льготы и иногда — работу в штате. Переубедить их без юриста было трудно, многие отказывались от сотрудничества — компания тратила силы и время на поиск новых подходящих исполнителей.
Сейчас. Юристы Консоль.Про помогают развеять мифы о самозанятости. Если у нового исполнителя есть страхи и сомнения по этому поводу, юристы оперативно подключаются и дают обоснованный ответ.
Менеджер тратил много времени на ответы исполнителям о регистрации в качестве самозанятого, выплатах и документах → теперь этим занимается техподдержка Консоль.Про
Раньше. Менеджер постоянно был на связи, чтобы помочь исполнителям получить статус самозанятого, подписать договор, заплатить налог, сориентировать по выплатам.
Теперь. Общением с исполнителями занимается Консоль.Про. Все выглядит следующим образом. Платформа получает от предпринимателя списки новых исполнителей и отправляет им ссылки для регистрации в платформе. Если что-то непонятно, сама проводит процесс онбординга и помогает пройти все шаги — даже получить статус самозанятого. Если исполнителю неудобно общаться по телефону, оператор Консоль.Про направляет его в чат поддержки — там тоже могут помочь. Так предприниматель снимает нагрузку на менеджера, и исполнители быстро подключается к платформе или получают ответ на свой вопрос.
Использовали небезопасные формы договора → юристы Консоль.Про помогли снизить риски
Раньше. Предприниматель использовал небезопасные формы договора: в них встречалась трудовая терминология. Даже добросовестное сотрудничество предпринимателя с самозанятыми могло привлечь внимание налоговой.
Теперь. Юристы Консоль.Про получили шаблоны договоров с каждым из видов исполнителей и провели анализ рисков. Юристы Консоль.Про и предприниматель вместе доработали документы и процессы, чтобы снизить риски сотрудничества с самозанятыми. Теперь у предпринимателя есть единые безрисковые шаблоны договоров и актов.
«Наши исполнители быстро привыкли к удобному функционалу Консоль.Про. Сейчас они быстрее получают выплаты, видят расчет вознаграждения по актам и могут его проверить. Плюсом им не надо больше ничего печатать, сканировать и отправлять почтой. При любых вопросах исполнители обращаются в поддержку — и им всегда дают быстрый и грамотный ответ. Все очень довольны.
Сотрудничество с Консоль.Про сильно упростило жизнь и мне, все ожидания оправдались. Сейчас я спокоен за документы и выплаты, не боюсь ФНС и могу заняться масштабированием бизнеса».
Результаты
25 часов в месяц | Снизили риски | Навели порядок |
|---|---|---|
Освободилось у менеджера для новых задач | Сотрудничества с самозанятыми исполнителями | Договоры, акты и чеки по каждому исполнителю хранятся на платформе |
Оставьте заявку, и мы расскажем, как Консоль.Про может вам помочь
Популярное по теме за месяц
Фокс Пицца: снизили риски и оптимизировали сотрудничество с самозанятыми
Как оформлять по 1000 самозанятых в день за 2 часа
Как автоматизировать документооборот с 110 самозанятыми в EdTech
