С Юнитворк сотрудничают более 300 самозанятых по всей России. Все документы с исполнителями сотрудники компании оформляли на бумаге. На пересылку и получение готовых договоров, актов и чеков от самозанятых уходили недели. Чтобы расти и масштабироваться, компании было необходимо ускорить процесс подписания документов и автоматизировать документооборот в целом. С этим запросом в начале года Юнитворк и обратилась в Консоль.Про.
О клиенте
ООО «Юнитворк» помогает клиентам найти исполнителей для выполнения разных видов услуг: комплектации товаров, курьерских и операторских услуг, погрузо-разгрузочных работ и других. Компания основана в 2022 году, но уже сотрудничает с крупными логистическими складами и производствами по всей России.
Проблема. Долгий процесс сбора закрывающих документов
Головной офис компании находится в Краснодаре, а исполнители предоставляют свои услуги по всей стране. Несмотря на то, что в штате Юнитворк порядка 60-70 человек, бумажный документооборот отнимал у сотрудников много рабочего времени:
Менеджерам поступала заявка от клиента по подбору исполнителя с оказанием конкретной услуги и его объема.
После того как менеджеры находили исполнителей для клиента, бухгалтеры подготавливали на самозанятых договоры в двух экземплярах. Менеджеры через курьеров или по почте направляли документы на подпись исполнителям.
Исполнитель получал договор, проверял, подписывал и отправлял его обратно тем же способом. Готовые договоры хранились в бумажном виде в бухгалтерии.
По окончании оказания услуг бухгалтеры подготавливали акты, которые менеджеры через курьеров или почте направляли на подпись каждому исполнителю. На подписание и сбор актов могло уходить больше недели.
Акты с подписями менеджеры передавали в бухгалтерию. Бухгалтеры на основании актов вручную проводили каждый платеж через банк.
После выплат вознаграждений менеджеры постоянно напоминали исполнителям присылать чеки. Исполнители часто забывали или не могли отправить их по почте. А когда чеки поступали, бухгалтеры хранили их в папках на компьютере.
В итоге менеджеры и бухгалтеры тратили больше недели, чтобы найти исполнителей, оформить с ними сотрудничество и получить готовые закрывающие документы.
Решение. Автоматизировать документооборот через Консоль.Про
С помощью Консоль.Про компания смогла забыть о бумажном документообороте и не переживать об их сборе. Теперь договоры и акты с исполнителями Юнитворк подписывает онлайн через платформу. Также Консоль.Про самостоятельно формирует чек и проверяет статус самозанятого перед выплатой вознаграждения.
Что для этого сделали
Провели онбординг исполнителей
Теперь, чтобы оформить сотрудничество с самозанятым, компании больше не нужно отправлять договор на подпись через курьера или по почте. Вместо этого сотрудники Юнитворк формируют ссылку на онбординг и отправляют ее по СМС. Исполнитель переходит по ссылке, в течение 10 минут регистрируется на платформе и подписывает договор. Чтобы подписать документ, самозанятый использует простую электронную подпись (ПЭП) — четырехзначный код из СМС.
С регистрацией исполнителей на платформе у нас не было никаких проблем. Мы переводили всех точечно. К примеру, по 15-20 человек в рамках одного проекта. Как только мы заканчивали с одним проектом, брались за другой. За месяц на платформе зарегистрировались в районе 200 исполнителей. Оставшуюся часть самозанятых перевели на платформу в течение нескольких дней.
После регистрации самозанятые могут использовать ПЭП для подписания других документов с компанией, например, актов, заданий. В личном кабинете исполнитель указывает номер телефона. На него каждый раз будет приходить уникальный код, которым можно подписать все документы.
Перевели бумажный документооборот в электронный формат
Сотрудникам компании больше не нужно тратить время и средства, чтобы подготавливать и распечатывать в двух экземплярах договоры, акты. Готовые документы специалисты Консоль.Про загрузили на платформу. В любой момент их можно направить исполнителю в его личный кабинет или скачать.
Настроили выплаты
Чтобы провести платеж по каждому исполнителю, бухгалтерам необходимо было ввести в приложении банка паспортные сведения самозанятых и реквизиты для перевода. Специалисты внимательно проверяли Ф.И.О. исполнителей и каждую цифру расчетного счета. На одного самозанятого бухгалтеры тратили пару минут, а по всем — больше половины рабочего дня.
После специалисты готовили на каждого исполнителя акты об оказании услуг и проводили выплаты. Если возникали проблемы по выплатам, бухгалтеры лично разбирались с банком.
С Консоль.Про специалистам больше не нужно тратить на это время. Сведения об исполнителях и их реквизитах автоматически сохраняются на платформе после регистрации и используются при выплате вознаграждений.
Перед оплатой платформа проверяет статус исполнителей и наличие подписей в актах об оказании услуг. Сами акты сотрудники компании формируют в Excel-таблице и пачкой загружают на платформу.
Как только компания и самозанятые подписывают акты, платформа переводит исполнителям вознаграждение. Такая автоматизация ускоряет сотрудничество с исполнителями и снижает риск ошибок в процессе оплаты. Консоль.Про делает выплаты автоматически, бухгалтеру не нужно вручную вводить суммы для переводов.
После выплат Консоль.Про автоматически формирует чеки. Сотрудникам компании больше не нужно напоминать исполнителям присылать их.
Еще один плюс сотрудничества с исполнителями через платформу — возможность отслеживать наличие чеков. До Консоль.Про за всеми чеками исполнителей уследить было сложно. Так, кто-то из самозанятых после выплаты вознаграждения мог аннулировать чек, и мы узнавали об этом не сразу. Сейчас, если такое происходит, платформа сразу информирует нас в рассылке. Мы уже связываемся с исполнителем и разбираемся в причинах.
Постоянно были на связи
Специалисты поддержки Консоль.Про круглосуточно консультировали компанию по юридическим, организационным и техническим вопросам. Сотрудники Юнитворк могли в любое время написать в чат техподдержки или в чат-бот.
Когда мы только перешли на платформу, с нами общался менеджер, который 24/7 отвечал на все наши вопросы и решал возникающие проблемы. К примеру, был случай, когда мы не могли перевести вознаграждения нескольким исполнителям из-за того, что превысили лимит выплат за месяц. В этот же день наш менеджер решил этот вопрос. Лимит нам повысили, и сейчас мы можем без проблем переводить нужную нам сумму вознаграждения.
Результаты
На платформе | 10 минут | 100% |
|---|---|---|
хранятся все документы по исполнителям | нужно, чтобы подписать документы с исполнителем | чеков от самозанятых получает компания |
Популярное по теме за месяц
Как проверить патент иностранца на действительность
Writer’s Way: за день собирают все документы и проводят выплаты исполнителям
Закупочный акт: как заполнить форму ОП-5
