Что такое простая электронная подпись
Вот что об электронной подписи написано в законе: «Простой электронной подписью является электронная подпись, которая с помощью кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом».
ч. 2 ст. 5 № 63-ФЗ от 6 апреля 2022 г
Например, на сайте интернет-магазина вам высылают смс со специальным кодом. Номер телефона — это способ идентифицировать вашу личность, а высланный код — ключ к электронной подписи. Когда вы вводите код из смс на сайте магазина, вы ставите простую электронную подпись.
Как работает простая электронная подпись
Простая электронная подпись используется, например, в документообороте компании с контрагентами. Всё сразу становится намного проще.
Без ПЭП | С ПЭП |
---|---|
Компания заключает договор с самозанятым, который живет на Бали и разрабатывает сайты. | Самозанятый получает договор в электронной форме. |
Ему высылают договор, который месяц летит на самолете сначала в Джакарту, а потом на Бали. | Нажимает «Подписать документ». |
Самозанятый подписывает договор и высылает его назад. | Ему на телефон приходит смс со специальным кодом. |
Еще через месяц бухгалтер получает копию и подписывает ее. Наконец-то можно приступать к делу. | Он вводит код в окошко — документ подписан. |
Легально ли подписывать документы простой электронной подписью
Минфин и ФНС не раз подтверждали, что ПЭП можно использовать для подписания первичных учетных документов, то есть для любых документов, подтверждающих факт хозяйственной жизни компании. Вот, посмотрите сами:
Письмо Минфина России от 22 января 2021 г. № 03-03-06/1/3395
Письмо Минфина России от 26 февраля 2021 г. № 03-03-06/1/13409
Более того, это прямо прописано в законе:
Но чтобы такая подпись приобрела юридическую силу, компания должна соблюсти два условия:
Перед тем, как начать использовать ПЭП, стороны должны заключить пользовательское соглашение или соглашение сторон об использовании ПЭП. Там нужно прописать всю процедуру, обозначить права и обязанности сторон. Тогда ПЭП приобретает силу собственноручной подписи, а в будущем можно будет проверить, когда и кто именно ее поставил.
Стороны должны решить, что будет считаться простой электронной подписью. Например, если обе стороны договорятся, что получение письма с определенного адреса означает подписание документа с помощью ПЭП, то получение такого письма будет равняться собственноручной подписи.
Как работает ПЭП в Консоль.Про
В Консоль.Про все документы между компанией и исполнителем подписываются ПЭП. У нас действуют несколько ступеней идентификации лица:
При регистрации самозанятого на платформе мы запрашиваем данные паспорта, СНИЛС и ИНН.
Затем нужно сделать селфи с открытым паспортом, чтобы мы были уверены, кто подписывает документ.
После этого самозанятый дает согласие на выдачу ПЭП и может пользоваться ей для подписи документов.
После подписании договора с помощью ПЭП внизу документа появится небольшая синяя печать: там указаны реквизиты компании, исполнителя и время подписания. У каждой подписи есть уникальный идентификатор, и ее подлинность можно проверить прямо на платформе. Так документы в Консоль.Про приобретают юридическую силу.
Регламент работы с ПЭП и способ определения лица, ставящего подпись, мы указали в пользовательском соглашении. Исполнители принимают его еще до того, как регистрируются на платформе — иначе они просто не смогут заключить договор с помощью ПЭП.
А еще мы добавили в шаблон договора с исполнителем следующие положения. Они нужны, чтобы придать ПЭП юридическую силу в отношениях исполнителя и заказчика:
Какие документы нельзя подписывать простой электронной подписью
ПЭП нельзя применять в нескольких случаях:
документ может быть исключительно бумажным с рукописной подписью — например, вексель;
в документе содержится государственная тайна;
закон требует использовать другой вид ЭП.