В электронном документообороте простая электронная подпись (ПЭП) имеет силу собственноручной подписи: закон разрешает подписывать ей первичные документы при соблюдении нескольких условий. Разбираемся, как это работает на нашей платформе.
Оглавление
Что такое простая электронная подпись
Вот что об электронной подписи написано в законе: «Простой электронной подписью является электронная подпись, которая с помощью кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом».
ч. 2 ст. 5 № 63-ФЗ от 6 апреля 2022 г
Например, на сайте интернет-магазина вам высылают смс со специальным кодом. Номер телефона — это способ идентифицировать вашу личность, а высланный код — ключ к электронной подписи. Когда вы вводите код из смс на сайте магазина, вы ставите простую электронную подпись.
Как работает простая электронная подпись
Простая электронная подпись используется, например, в документообороте компании с контрагентами. Всё сразу становится намного проще.
Без ПЭП | С ПЭП |
|---|---|
Компания заключает договор с самозанятым, который живет на Бали и разрабатывает сайты. | Самозанятый получает договор в электронной форме. |
Ему высылают договор, который месяц летит на самолете сначала в Джакарту, а потом на Бали. | Нажимает «Подписать документ». |
Самозанятый подписывает договор и высылает его назад. | Ему на телефон приходит смс со специальным кодом. |
Еще через месяц бухгалтер получает копию и подписывает ее. Наконец-то можно приступать к делу. | Он вводит код в окошко — документ подписан. |
Легально ли подписывать документы простой электронной подписью
Минфин и ФНС не раз подтверждали, что ПЭП можно использовать для подписания первичных учетных документов, то есть для любых документов, подтверждающих факт хозяйственной жизни компании. Вот, посмотрите сами:
Письмо Минфина России от 22 января 2021 г. № 03-03-06/1/3395
Письмо Минфина России от 26 февраля 2021 г. № 03-03-06/1/13409
Более того, это прямо прописано в законе:
«ПЭП признается эквивалентом собственноручной подписи, если это установлено федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Банка России или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем».
Но чтобы такая подпись приобрела юридическую силу, компания должна соблюсти два условия:
Перед тем, как начать использовать ПЭП, стороны должны заключить пользовательское соглашение или соглашение сторон об использовании ПЭП. Там нужно прописать всю процедуру, обозначить права и обязанности сторон. Тогда ПЭП приобретает силу собственноручной подписи, а в будущем можно будет проверить, когда и кто именно ее поставил.
Стороны должны решить, что будет считаться простой электронной подписью. Например, если обе стороны договорятся, что получение письма с определенного адреса означает подписание документа с помощью ПЭП, то получение такого письма будет равняться собственноручной подписи.
Как работает ПЭП в Консоль.Про
В Консоль.Про все документы между компанией и исполнителем подписываются ПЭП. У нас действуют несколько ступеней идентификации лица:
При регистрации самозанятого на платформе мы запрашиваем данные паспорта, СНИЛС и ИНН.
Затем нужно сделать селфи с открытым паспортом, чтобы мы были уверены, кто подписывает документ.
После этого самозанятый дает согласие на выдачу ПЭП и может пользоваться ей для подписи документов.
В личном кабинете Консоль.Про можно указать только один номер телефона, на который будет приходить код ПЭП. Так мы точно знаем, что код получает человек, который зарегистрировался на платформе.
После подписании договора с помощью ПЭП внизу документа появится небольшая синяя печать: там указаны реквизиты компании, исполнителя и время подписания. У каждой подписи есть уникальный идентификатор, и ее подлинность можно проверить прямо на платформе. Так документы в Консоль.Про приобретают юридическую силу.
Регламент работы с ПЭП и способ определения лица, ставящего подпись, мы указали в пользовательском соглашении. Исполнители принимают его еще до того, как регистрируются на платформе — иначе они просто не смогут заключить договор с помощью ПЭП.
А еще мы добавили в шаблон договора с исполнителем следующие положения. Они нужны, чтобы придать ПЭП юридическую силу в отношениях исполнителя и заказчика:
«1.2. Стороны признают, что Договор (в том числе иной документ, связанный с исполнением Договора), используемый и направляемый посредством функций Платформы, признается подписанным простой электронной подписью соответствующей Стороны.
1.3. Стороны соглашаются с тем, что документы, подписанные простой электронной подписью, имеют равную юридическую силу с документами, составленными на бумажном носителе и подписанными собственноручной подписью. Документ, подписанный простой электронной подписью, порождает права и обязательства Сторон, если он соответствует условиям, определенным Пользовательским соглашением.
1.4. Свидетельством того, что документ, подписанный простой электронной подписью, получен второй Стороной, является отображение соответствующего электронного документа (сообщения) в интерфейсе Личного кабинета Клиента».
Какие документы нельзя подписывать простой электронной подписью
ПЭП нельзя применять в нескольких случаях:
документ может быть исключительно бумажным с рукописной подписью — например, вексель;
в документе содержится государственная тайна;
закон требует использовать другой вид ЭП.
Популярное по теме за месяц
Как самозанятые платят алименты в 2024 году
Особенности работы самозанятым в 2024 году: плюсы и минусы
Могут ли самозанятые нанимать работников
