Электронная подпись: виды и юридическая значимость

Чтобы организация или индивидуальный предприниматель могли вести электронный документооборот, нужна электронная подпись. Ее используют при подписании контрактов, для подачи налоговой отчетности, при взаимодействии с госорганами и деловыми партнерами. Но не каждая подпись подходит для всех задач.

Электронная подпись: что это и зачем нужна  

Электронная подпись (ЭП) — это информация в электронной форме, связанная с электронным документом (ст. 2 ФЗ от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). По сути электронная подпись — то же самое, что и обычная подпись, но ЭП существует только в цифровой среде. 

Электронная подпись (электронная цифровая подпись, ЭЦП) обеспечивает идентификацию человека, который подписывает документ, и подтверждает сам факт подписания документа в конкретный момент.

Преимущества электронной подписи:

• позволяет заключать юридически значимые сделки дистанционно;

• позволяет подписывать и отправлять документы за считанные минуты — не нужно тратить время на поездки, печать и курьерскую доставку;

• предотвращает подделку и несанкционированное изменение данных — эта возможность есть у усиленных электронных подписей;

• ускоряет доступ к государственным услугам и упрощает исполнение требований законодательства — например, ЭП нужна работы с Росреестром, ЕИС.

Электронная подпись снижает количество ошибок и риск потери документов — все операции фиксируются в электронной системе с возможностью последующего аудита. Это повышает прозрачность и безопасность документооборота как внутри компании, так и при взаимодействии с внешними контрагентами. 

Виды ЭЦП

Разберемся, какие виды электронных подписей существуют и чем они различаются. 

Простая электронная подпись (ПЭП)

Сперва рассмотрим такой вид электронной подписи как простая электронная подпись.

Простая электронная подпись — это электронная подпись, которая может выглядеть как код доступа из смс или сочетание логина и пароля для входа в интернет-аккаунт. 

Примеры использования простой электронной подписи:

• авторизация в личном кабинете пользователя;

• подтверждение банковских операций;

• заключение договора-оферты в интернет-магазине.

Простую электронную подпись можно использовать, если стороны сделки договорились об этом (ст. 6 ФЗ от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). В договоре нужно указать правила, по которым человека определяют по ПЭП, а также обязанность соблюдать конфиденциальность.

Иногда, чтобы начать использовать ПЭП, может понадобиться предварительное подтверждение личности. Например, один из способов подтверждения учетной записи на Госуслугах — личное посещение центра обслуживания с паспортом.

ПЭП можно получить при регистрации в различных онлайн-сервисах, например в интернет-банке, корпоративных системах или личном кабинете оператора ЭДО. Такая подпись бесплатна, а срок ее действия зависит от условий конкретного сервиса или договора между сторонами — чаще всего ПЭП действует, пока активна учетная запись. 

Усиленная электронная подпись 

Кроме простой ЭП, есть усиленные. Усиленная электронная подпись подразделяется на два вида: квалифицированную и неквалифицированную. Рассмотрим оба варианта и разберемся, чем отличается усиленная квалифицированная электронная подпись от обычной. 

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

Рассмотрим такой вид электронной подписи как усиленная неквалифицированная электронная подпись.

Для создания УНЭП используют криптографические средства. Это значит, что УНЭП гораздо надежнее, чем ПЭП. Усиленная неквалифицированная электронная подпись обеспечивает не только идентификацию подписанта, но и контроль целостности документа, т. е. с ее помощью можно узнать, вносили ли в документ корректировки после подписания. 

Усиленная неквалифицированная электронная подпись основана на паре ключей — открытом и закрытом. 

• Закрытый ключ хранится либо на специальном защищенном носителе с пин-кодом, либо на компьютере владельца подписи. Доступ к ключу должен быть только у владельца, ведь именно с помощью ключа формируется электронная подпись.

• Открытый ключ получают все, с кем его владелец ведет электронный документооборот. С помощью ключа можно проверить, что подпись действительно принадлежит конкретному человеку и ее не подделали.

Связь между открытым и закрытым ключами фиксируется в специальном документе — сертификате электронной подписи. Его выдает удостоверяющий центр. Документ подтверждает, что открытый ключ принадлежит конкретному лицу. 

УНЭП, как и ПЭП, можно использовать, если стороны сделки договорились об этом, а законодательство не предъявляет других требований к договору (ст. 6 ФЗ от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Например, две компании могут согласовать в договоре, что все документы, подписанные УНЭП, эквивалентны бумажным.

УНЭП можно получить через операторов электронного документооборота, например Контур, СБИС, Диадок, Такском, или сгенерировать внутри организации с помощью криптопровайдера. Стоимость зависит от поставщика и тарифа — в среднем от 1000 до 3000 ₽ в год, иногда включена в стоимость обслуживания ЭДО. Срок действия УНЭП можно определить при создании.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Теперь выясним, чем отличается квалифицированная электронная подпись от неквалифицированной.

УКЭП — это самая защищенная и юридически значимая форма ЭП. Ее создают при помощи сертифицированных криптосредств. У подписи есть квалифицированный сертификат, который выдает аккредитованный удостоверяющий центр, а программы для работы с УКЭП сертифицирует ФСБ. 

Сертификат ключа УКЭП содержит такую информацию:

• данные владельца;

• срок действия;

• уникальный идентификатор;

• данные об удостоверяющем центре.

Усиленная квалифицированная электронная подпись подойдет не только для деловых отношений, но и для подачи налоговой отчетности, участия в торгах и тендерах, во время подписания госконтрактов и в любых других случаях. Это единственный вид электронной подписи, который имеет юридическую силу по умолчанию во всех сферах.

По закону УКЭП приравнивается к обычной подписи. Соответственно, для ее применения не нужно дополнительное соглашение. 

УКЭП — электронная подпись, которая подходит для большинства бизнес-задач. Она может упростить документооборот с деловыми партнерами и взаимодействие с госорганами.

Как получить УКЭП

Есть два способа получить УКЭП: через налоговую либо через доверенных лиц ФНС.

Способ 1. Через налоговую

Чтобы получить УКЭП в налоговой, надо заранее приобрести криптографический токен — устройство, внешне похожее на обычную флешку. Оно предназначено для хранения закрытого ключа и должно соответствовать техническим требованиям налоговой, то есть иметь действующий сертификат ФСБ или ФСТЭК, а также интерфейс USB Type A. 

Купить токен можно у операторов ЭДО, в онлайн-магазинах или даже в специальных автоматах в налоговой. Обязательно убедитесь в наличии нужного сертификата и соответствии формата перед покупкой.

После этого нужно подать заявление на выпуск УКЭП в отделении налоговой или онлайн. Налоговая запишет электронную подпись на токен.

Способ 2. Через доверенных лиц ФНС

ФНС сотрудничает с рядом организаций, которые уполномочены выдавать электронные подписи. В их число входят банки и специализированные удостоверяющие центры. Полный список доверенных организаций можно посмотреть на официальном сайте налоговой, документ регулярно обновляется. 

Процедура получения УКЭП через банк или другое доверенное лицо выглядит так:

• подача онлайн-заявки через сайт или личный кабинет банка;

• выбор места и даты получения подписи;

• оплата КЭП и токена;

• личное получение КЭП.

Отличия между оформлением УКЭП через ФНС и через доверенных лиц ФНС

УКЭП действует 15 месяцев с момента выпуска. Стоимость такой подписи — от 3000 ₽.

Ответы на вопросы о том, что нужно для того, чтобы начать пользоваться УКЭП, и что делать, если потеряли токен, вы найдете в статье «Как ИП выпустить электронную подпись». 

Практические рекомендации по работе с электронной подписью

Рассмотрим несколько советов, которые помогут избежать юридических и технических рисков при использовании ЭП, а также наладить безопасный документооборот.

Устанавливайте правила в договорах

Использовать простую электронную подпись и усиленную неквалифицированную подпись можно только если стороны письменно договорились об этом. Например, указали в договоре, регламенте или внутреннем приказе.

Как это реализовать:

• пропишите в договоре, что стороны признают документы, подписанные ПЭП или УНЭП, равнозначными бумажным;

• уточните способ подписания: по логину и паролю, смс-коду, пуш-уведомлению;

• укажите, какие именно документы можно подписывать в этом порядке.

Пример формулировки: «Стороны признают юридическую силу документов, направленных по электронной почте с указанных в договоре адресов, а также документов, подписанных с использованием логина и пароля, присвоенных пользователю».

Храните ключи в защищенных контейнерах

Если вы используете УНЭП или УКЭП, ваш закрытый ключ должен храниться в защищенном виде. Компрометация ключа, например если его украдут или скопируют, может привести к подписанию документов от вашего имени без вашего ведома.

Как это реализовать:

• храните ключи на токенах (например, Рутокен ЭЦП 2.0, JaCarta);

• используйте пароль или пин-код доступа к контейнеру;

• настройте блокировку после нескольких неудачных попыток входа.

Регулярно проверяйте действительность сертификатов

Сертификат УКЭП или УНЭП может истечь или быть отозван досрочно, например из-за компрометации ключа. Если вы подпишете документ просроченной или недействительной подписью, он может быть признан юридически ничтожным.

Как это реализовать:

• перед подписанием документов проверяйте статус сертификата электронной подписи;

• установите напоминание о дате окончания действия сертификата;

• автоматизируйте проверку в вашей системе ЭДО.

Переходите на УКЭП для внешних сделок, работы с государством и судами

Только УКЭП признается без дополнительных соглашений в суде, при работе с госорганами и при участии в торгах. Поэтому такую подпись обязательно применять:

• при взаимодействии с ФНС, порталом Госуслуг, Росреестром, ЕИС, ПФР;

• для участия в государственных закупках;

• для подписания договоров с новыми контрагентами, если нет устоявшихся отношений;

• во время любой юридически значимой переписки, где возможны судебные риски.

Формируйте доказательственную базу

При возникновении спора, особенно при использовании ПЭП или УНЭП, вы должны доказать, что конкретный сотрудник действительно подписал документ.

Как это реализовать:

• внедрите систему логирования действий в ЭДО: кто, когда, с какого IP-адреса или устройства подписал документ;

• храните резервные копии логов и журналов подписания;

• поддерживайте сквозной аудит действий в системах документооборота.

Популярное по теме за месяц

Шаблоны документов

Договор подряда на строительные и ремонтные работы: как составить

В статье – юридические особенности договора и примеры заполнения разделов

5K

10

12.05.25

Делимся экспертизой

Эквайринг для самозанятых: как и зачем подключать

Рассказываем об удобных способах приема платежей

237

6

14.05.25

Делимся экспертизой

Мораторий на проверки бизнеса: как в 2025 году контролируют компании и ИП

В статье узнаете, когда контролирующий орган придет с проверкой и к кому и как бизнес может узнать о проверке

212

8

12.05.25