Как ИП выпустить электронную подпись

Что такое электронная подпись 

Электронная подпись (ЭП) — аналог обычной подписи, которую человек ставит на документах от руки. Она приравнивает электронный документ к бумажному оригиналу. 

Электронная подпись гарантирует, что документ подписал владелец подписи, и что в документ после подписания никто не вносил никаких правок. 

Какие бывают электронные подписи

Есть три вида электронных подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

• ПЭП — простая электронная подпись. 

  ПЭП чаще всего пользуются обычные люди при использовании цифровых сервисов и онлайн-покупок. С помощью простой подписи люди авторизовываются в личных кабинетах и подтверждают действия на сайтах. 

  Устроено все так: вы вводите свой логин и пароль в личном кабинете, например, в Госуслугах или Консоль.Про → программа генерирует код и высылает его вам по смс → вы вводите код и получаете доступ к личному кабинету. 

• НЭП — неквалифицированная электронная подпись. 

  НЭП можно использовать для удаленного обмена документами внутри компании и с контрагентами, но только если стороны договорились об этом. 

  Например, с помощью НЭП можно подписывать приказы, трудовые договоры и должностные инструкции в системе ЭДО. Подпись будет иметь юридическую силу, если сотрудники и руководство компании договорились об этом.

  ИП может использовать НЭП для подписания договоров и других документов с контрагентами при использовании общей с партнером системы ЭДО. 

• КЭП — квалифицированная электронная подпись. 

  КЭП — самая защищенная электронная подпись, подходит для максимального количества задач. С ее помощью можно обмениваться документами с контрагентами, сдавать отчетность в налоговую, подавать заявления в госорганы. Договариваться с контрагентами об использовании КЭП не нужно, ее сила подтверждается законом. 

  КЭП придает любым документам юридическую силу, поэтому КЭП выдают только уполномоченные на это государством органы. 

Какую электронную подпись выбрать ИП

Для большинства задач ИП подойдет КЭП — квалифицированная электронная подпись. Лучше оформлять сразу ее, так как она универсальная, и подойдет практически для любых задач предпринимателя. 

Пока ИП не обязан получать КЭП, но она может значительно ускорить и упростить документооборот и общение с госорганами.

ИП с помощью КЭП может: 

• Подписывать любые документы с контрагентами,

• Подписывать договоры с сотрудниками, 

• Регистрировать в налоговой онлайн-кассы,

• Отправлять документы государственным органам,

• Участвовать в закупках на всех электронных площадках,

• Сдавать отчетность в налоговую, 

• Продавать товары на маркетплейсах, 

• Оформлять кредиты в банках, 

• Вносить изменения в ЕГРИП, 

• Подавать документы в суд онлайн. 

Таким образом, с КЭП предприниматель сможет подписать любой возможный документ. Документы будут иметь такую же силу, как и подписанные от руки. 

Все идет к тому, что в будущем использование КЭП станет обязательным для ИП и компаний. В законах пока такой меры нет, но эта цель указана в концепции развития ЭДО на сайте ФНС.  

Как выпустить ЭЦП для ИП для налоговой и документооборота: пошаговая инструкция

Есть два способа оформления КЭП для ИП: через налоговую или через доверенных лиц ФНС России. Рассмотрим каждый из этих способов.

Через налоговую 

Чтобы получать КЭП в налоговой, нужно купить токен, подать заявление в налоговую и прийти туда же с документами на получение. Разберем отдельно каждый шаг. 

Шаг 1. Купить токен.

Токен — это девайс, очень похожий на USB-флэшку. Он должен соответствовать требованиям налоговой: 

• Токен должен иметь сертификат ФСБ России или ФСТЭК России.

• Токен должен быть формата USB, тип А. 

  Самые популярный подходящие варианты для налоговой: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен Lite, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta LT.

Токен можно купить у операторов электронного документооборота, в интернет-магазине и даже в вендинговых аппаратах в самой налоговой. Главное, перед покупкой проверьте наличие сертификата и формат токена. 

Шаг 2. Подать в налоговую заявление о выдаче КЭП. 

Подать заявление о получении КЭП можно офлайн или онлайн. 

Подать заявление офлайн. Чтобы подать заявление офлайн, запишитесь в налоговую на удобную вам дату. Предварительная запись обязательна. Записать на прием можно через сервис ФНС России «Онлайн-запись на прием в инспекцию».

Записаться на прием в инспекцию через сервис онлайн-записи  

В налоговую идите сразу со всеми документами. Вам потребуется: 

• Паспорт, 

• СНИЛС, 

• ИНН, 

• Токен вместе с сертификатом ФСТЭК России или ФСБ России. 

ФНС запишет сертификат КЭП на токен в день приема, второй раз идти не придется.

Подать заявление онлайн. Заявление на выпуска КЭП можно подать онлайн через личный кабинет ИП на сайте налоговой. 

Подать заявление на сайте налоговой 

Чтобы подать заявление, действуйте по следующему плану: 

1. Зайдите на сайт налоговой. 

2. Авторизуйтесь в личном кабинете ИП. 

3. Выберите раздел «Услуги. Сервисы» → «Получение КЭП». 

   Заявление на выпуск КЭП сформируется автоматически — в него подтянутся данные, которые есть в личном кабинете. Вручную заполнять ничего не придется. 

4. После подачи заявления в личном кабинете появится форма для записи. Выберите день и время, когда вам будет удобно прийти за электронной подписью.

Заявление лучше подавать заранее. Скорость обработки заявления зависит от загруженности налоговой. На это может уйти от одного рабочего дня до недели. 

Шаг 4. Прийти в налоговую и получить КЭП. 

Возьмите с собой паспорт, СНИЛС, ИНН и токен с сертификатом ФСБ России или ФСТЭК России. Вам запишут КЭП на токен.

В Москве КЭП выдает только одна инспекция — Межрайонная ИФНС России № 46 по адресу: Москва, Походный проезд, вл. 3, стр. 2.

Через доверенных лиц 

Помимо налоговой КЭП можно получать у доверенных лиц ФНС России. На данный момент есть семь доверенных лиц, но этот список меняется. Актуальный список доверенных лиц проверяйте на сайте ФНС. 

Доверенные лица ФНС России на сайте налоговой

В список доверенных лиц входят банки и специализированные организации.

Порядок получения подписи в банках примерно одинаковый. Выглядит он так: вы подаете заявку в личном кабинете банка или на сайте, выбираете дату и место получения → оплачивайте стоимость КЭП и токена → забираете КЭП лично в офисе удостоверяющего центра или точке выдачи банка. 

Вот несколько отличий получения КЭП в налоговой от получения КЭП через банк: 

• В налоговой вы получаете подпись бесплатно, платите только за токен и лицензию «КриптоПро CSP». Почти все банки и другие доверенные лица ФНС берут плату за выпуск подписи. 

• В налоговой вы всегда приходите со своим токеном, купленным заранее. Банки чаще всего предлагают комплексные решения: берут на себя и покупку токена, и запись на него электронной подписи, и сам выпуск подписи.

• Если оформляете подпись через налоговую, вы сможете получить подпись только там. Если оформляете подпись через банк, получить подпись вы сможете в местах предложенных банком. Это будут либо филиалы удостоверяющего центра, либо специальная точка выдачи КЭП. 

В остальном процесс похож. Независимо от того, где была оформлена КЭП, она имеет одинаковую юридическую силу и срок действия. Ни через налоговую, ни через банк не получится оформить подпись дистанционно или по доверенности. Подпись всегда записывается на токен при личном присутствии. 

Что еще понадобится, чтобы начать пользоваться КЭП

После того как вы выпустите КЭП, вам нужно будет скачать на компьютер и установить специальное программное обеспечение —  программы «КриптоПро CSP» и «Инструменты КриптоПро» — и купить лицензию. 

Лицензия называется «КриптоПро CSP», она покупается на каждое устройство, с помощью которого вы планируете подписывать документы. Если вы хотите получить возможность подписывать документы и с рабочего компьютера, и с домашнего ноутбука, нужно купить две лицензии. 

Для подписания всех документов понадобится лицензия «КриптоПро CSP» версии 5.0. Есть два вида лицензий на пользование сервисом «КриптоПро»: годовая или бессрочная. Купить лицензию можно на сайте «КриптоПро».

Инструкция по покупке лицензии на сайте «КриптоПро»

Как только лицензия будет куплена и активирована, вы сможете использовать КЭП, подписывать документы и пользоваться всеми сервисами «КриптоПро». Когда срок действия лицензии закончится, нужно будет купить новую. Пользоваться сервисом без лицензии не получится.

Может ли предприниматель выпустить КЭП за пределами России или удаленно 

Здесь возможно два варианта, разберем каждый. 

У вас уже есть КЭП, но заканчивается срок ее действия. В этом случае вы можете перевыпустить подпись в личном кабинете ИП на сайте налоговой. Никуда идти не придется — вся процедура проходит полностью онлайн.

У вас нет действующей КЭП. В этом случае за пределами России или удаленно никак не получится выпустить КЭП. Получать подпись придется лично в удостоверяющем центре либо в налоговой. Все они находятся на территории России. Получить подпись по доверенности тоже не выйдет. 

Во сколько обойдется КЭП для ИП для налоговой и документооборота 

Стоимость зависит от того, выпускаете вы КЭП через налоговую или доверенных лиц. 

Если выпускаете подпись через налоговую, вам не придется платить за подпись. Но точно придется заплатить за токен и лицензию «КриптоПро CSP».

Если выпускаете подпись через доверенных лиц, вам придется заплатить за саму подпись, токен и лицензию «КриптоПро CSP».

Обратите внимание, что лицензия «КриптоПро CSP» покупается отдельно на каждый девайс, с которого вы планируете подписывать документы. 

Популярное по теме за месяц

1

Закрывающие документы от самозанятого для юрлица: оформляем правильно

Разберемся, какие документы самозанятый предоставляет заказчику. Скачайте образцы в статье

2

Особенности работы самозанятым в 2024 году: плюсы и минусы

Разбираемся, чем могут заниматься самозанятые и какие налоги обязаны уплачивать

3

Как самозанятому выставить счет на оплату

Рассказываем об основных правилах и реквизитах