Разбираемся, зачем предпринимателю нужна электронная подпись и как ее получить.
Оглавление
- Что такое электронная подпись
- Какие бывают электронные подписи
- Какую электронную подпись выбрать ИП
- Преимущества использования КЭП для ИП
- Как выпустить ЭЦП для ИП: пошаговая инструкция
- Что еще понадобится, чтобы начать пользоваться КЭП
- Может ли предприниматель выпустить КЭП за пределами России или удаленно
- Во сколько обойдется КЭП для ИП для налоговой и документооборота
- Нововведения в работе с ЭЦП в 2025 году
Что такое электронная подпись
Электронная подпись (ЭП) — аналог обычной подписи, которую человек ставит на документах от руки. Она приравнивает электронный документ к бумажному оригиналу.
Электронная подпись гарантирует, что документ подписал владелец подписи, и что в документ после подписания никто не вносил никаких правок.
Раньше в законах электронную подпись называли «электронной цифровой подписью» или ЭЦП. Сейчас в законах пишут просто «электронная подпись» или ЭП. Эти термины обозначают одно и то же. В статье мы будем использовать оба термина.
Какие бывают электронные подписи
Есть три вида электронных подписей.
ПЭП — простая электронная подпись. ПЭП чаще всего пользуются обычные люди в цифровых сервисах или для онлайн-покупок. С помощью простой подписи люди авторизуются в личных кабинетах и подтверждают действия на сайтах.
НЭП — неквалифицированная электронная подпись. Можно использовать для удаленного обмена документами внутри компании и с контрагентами, но только если стороны договорились об этом. Например, можно подписывать приказы, трудовые договоры и должностные инструкции в системе ЭДО.
КЭП (также ее называют УКЭП) — квалифицированная электронная подпись. Самая защищенная электронная подпись, подходит для максимального количества задач. С ее помощью можно обмениваться документами с контрагентами, сдавать отчетность в налоговую, подавать заявления в госорганы. Договариваться с контрагентами об использовании КЭП не нужно, ее сила подтверждается законом. КЭП придает любым документам юридическую силу, поэтому КЭП выдают только уполномоченные на это государством органы.
Популярное по теме за месяц
Анализ конкурентов для бизнеса и самозанятых: зачем нужен и какие есть методы
Ваш самозанятый – на самом деле работник. Как налоговая это докажет
Пять способов избежать вызова в комиссию по нелегальной занятости
Какую электронную подпись выбрать ИП
Для большинства задач ИП подойдет КЭП — квалифицированная электронная подпись. Лучше оформлять сразу ее, так как она универсальная и подойдет практически для любых задач предпринимателя.
Квалифицированная электронная подпись для ИП может значительно ускорить и упростить документооборот и общение с госорганами.
Преимущества использования КЭП для ИП
ИП с помощью КЭП может:
подписывать любые документы с контрагентами;
подписывать договоры с сотрудниками;
регистрировать в налоговой онлайн-кассы;
отправлять документы государственным органам;
участвовать в закупках на всех электронных площадках;
сдавать отчетность в налоговую;
продавать товары на маркетплейсах;
оформлять кредиты в банках;
вносить изменения в ЕГРИП;
подавать документы в суд онлайн.
Таким образом, с КЭП предприниматель сможет подписать любой возможный документ. Документы будут иметь такую же силу, как и подписанные от руки.
Например, можно заполнить декларацию по УСН, подписать КЭП и отправить в налоговую без посещения инспекции и похода на почту. Или наладить электронный документооборот с клиентами и поставщиками. Можно обмениваться актами, накладными и другими закрывающими документами без личных встреч.
Все идет к тому, что в будущем использование КЭП станет обязательным для ИП и компаний. В законах пока такой меры нет, но эта цель указана в концепции развития ЭДО на сайте ФНС.
Как выпустить ЭЦП для ИП: пошаговая инструкция
Есть два способа оформления УКЭП для ИП: получить ЭЦП в налоговой или через доверенных лиц ФНС.
Через налоговую
Чтобы получать КЭП в налоговой, нужно купить токен, подать заявление в налоговую и прийти туда же с документами на получение.
Шаг 1. Купить токен
Токен для ЭЦП — это девайс, очень похожий на USB-флэшку. Он должен соответствовать требованиям налоговой.
Токен должен иметь сертификат ФСБ России или ФСТЭК России.
Токен должен быть формата USB, тип А. Самые популярный подходящие варианты для налоговой: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен Lite, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta LT.
Токен можно купить у операторов электронного документооборота, в интернет-магазине и даже в вендинговых аппаратах в самой налоговой. Главное — перед покупкой проверьте наличие сертификата и формат токена.
Шаг 2. Подать в налоговую заявление о выдаче КЭП
Подать заявление о получении КЭП можно офлайн или онлайн.
Подать заявление офлайн. Чтобы подать заявление офлайн, запишитесь в налоговую на удобную вам дату. Это можно сделать через сервис ФНС «Онлайн-запись на прием в инспекцию».
В налоговую идите сразу со всеми документам: паспортом, СНИЛС, ИНН и токеном с сертификатом ФСТЭК России или ФСБ России. ФНС запишет сертификат КЭП на токен в день приема, второй раз идти не придется.
Подать заявление онлайн. Заявление на выпуска КЭП можно подать онлайн через личный кабинет ИП на сайте налоговой.
Чтобы подать заявление, действуйте по инструкции.
Зайдите на сайт налоговой.
Авторизуйтесь в личном кабинете ИП.
Выберите раздел «Услуги. Сервисы» → «Получение КЭП». Заявление на выпуск КЭП сформируется автоматически — в него подтянутся данные, которые есть в личном кабинете.
После подачи заявления в личном кабинете появится форма для записи. Выберите день и время, когда вам будет удобно прийти за электронной подписью.
Скорость обработки заявления зависит от загруженности налоговой. На это может уйти от одного рабочего дня до недели.
Шаг 3. Прийти в налоговую и получить КЭП
Возьмите с собой паспорт, СНИЛС, ИНН и токен с сертификатом ФСБ России или ФСТЭК России. Вам запишут КЭП на токен.
Через доверенных лиц
Помимо налоговой, КЭП можно получать у доверенных лиц ФНС. На данный момент есть семь доверенных лиц, но этот список меняется. Актуальный список доверенных лиц проверяйте на сайте ФНС.
Доверенные лица ФНС России на сайте налоговой
В список доверенных лиц входят банки и специализированные организации. Порядок получения подписи в банках примерно одинаковый. Выглядит он так: вы подаете заявку в личном кабинете банка или на сайте, выбираете дату и место получения, оплачиваете стоимость КЭП и токена, а затем забираете КЭП лично в офисе удостоверяющего центра или точке выдачи банка.
Вот несколько отличий получения КЭП в налоговой от получения КЭП через банк:
В налоговой вы получаете подпись бесплатно, платите только за токен и лицензию «КриптоПро CSP». Почти все банки и другие доверенные лица ФНС берут плату за выпуск подписи.
В налоговой вы всегда приходите со своим токеном, купленным заранее. Банки чаще всего предлагают комплексные решения: берут на себя и покупку токена, и запись на него электронной подписи, и сам выпуск подписи.
Если оформляете подпись через налоговую, вы сможете получить подпись только там. Если оформляете подпись через банк, получить подпись вы сможете в местах, предложенных банком. Это будут либо филиалы удостоверяющего центра, либо специальная точка выдачи КЭП.
Сколько действует электронная подпись
Электронная подпись в общем случае действует 15 месяцев с момента выпуска. Например, если вы выпустите КЭП в налоговой 1 мая 2024 года, она будет действовать до 31 июля 2025 года включительно.
Токен с КЭП можно и потерять. В этом случае нужно будет сразу же отозвать сертификат действующей подписи и выпустить новую подпись. В противном случае, подпись могут найти и подписать документы от имени предпринимателя.
Что еще понадобится, чтобы начать пользоваться КЭП
После того как вы выпустите КЭП, вам нужно будет скачать на компьютер и установить специальное программное обеспечение — программы «КриптоПро CSP» и «Инструменты КриптоПро». Также надо купить лицензию.
Лицензия называется «КриптоПро CSP», она покупается на каждое устройство, с помощью которого вы планируете подписывать документы. Если вы хотите получить возможность подписывать документы и с рабочего компьютера, и с домашнего ноутбука, нужно купить две лицензии.
Для подписания всех документов понадобится лицензия «КриптоПро CSP» версии 5.0. Есть два вида лицензий на пользование сервисом «КриптоПро»: годовая или бессрочная. Купить лицензию можно на сайте «КриптоПро».
Инструкция по покупке лицензии на сайте «КриптоПро» для ИП
Как только лицензия будет куплена и активирована, вы сможете использовать КЭП, подписывать документы и пользоваться всеми сервисами «КриптоПро». Когда срок действия лицензии закончится, нужно будет купить новую. Пользоваться сервисом без лицензии не получится.
Может ли предприниматель выпустить КЭП за пределами России или удаленно
Здесь возможно два варианта, разберем каждый.
У вас уже есть КЭП, но заканчивается срок ее действия. В этом случае вы можете перевыпустить подпись в личном кабинете ИП на сайте налоговой. Никуда идти не придется, вся процедура проходит полностью онлайн.
У вас нет действующей КЭП. В этом случае за пределами России или удаленно никак не получится выпустить КЭП. Получать подпись придется лично в удостоверяющем центре либо в налоговой. Все они находятся на территории России. Получить подпись по доверенности тоже не выйдет.
Во сколько обойдется КЭП для ИП для налоговой и документооборота
Стоимость зависит от того, выпускаете вы КЭП через налоговую или доверенных лиц.
Если выпускаете подпись через налоговую, вам не придется платить за подпись. Но точно придется заплатить за токен и лицензию «КриптоПро CSP».
Покупка | Цена |
|---|---|
Выпуск подписи | бесплатно |
Токен | от 1 500 ₽ |
Лицензия «КриптоПро CSP» | 1 350 ₽ — лицензия на год, 2 700 ₽ — лицензия бессрочная |
Если выпускаете подпись через доверенных лиц, вам придется заплатить за саму подпись, токен и лицензию «КриптоПро CSP».
Покупка | Цена |
|---|---|
Выпуск подписи | от 3000 ₽ |
Токен | от 1 500 ₽ |
Лицензия «КриптоПро CSP» | 1 350 ₽ — лицензия на год, 2 700 ₽ — лицензия бессрочная |
Обратите внимание, что лицензия «КриптоПро CSP» покупается отдельно на каждый девайс, с которого вы планируете подписывать документы.
Нововведения в работе с ЭЦП в 2025 году
В 2025 году было введено несколько новшеств в работе с ЭЦП.
Запущен пилотный проект, позволяющий гражданам РФ получать квалифицированные сертификаты ключей электронной подписи за границей. Реализация проекта продлится до конца 2025 года и охватывает территории Армении, Казахстана, Киргизии и Узбекистана (Постановление Правительства от 23 октября 2024 года № 1418).
До 1 марта 2025 года ИП и ООО с единственным учредителем-руководителем, зарегистрированные через сервис «Старт бизнеса онлайн», могут получить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи без личного присутствия. Идентификация ИП или руководителя юрлица проводится дистанционно с использованием данных из ЕСИА и Единой биометрической системы (Постановление Правительства № 144 от 13 февраля 2024 года).
