С 2021 года в BÜRO решили привлекать к проектам самозанятых. В компании быстро поняли, что вести вручную документы по подрядчикам слишком долго, неудобно и рискованно. Поэтому стали искать платформы, чтобы оптимизировать сотрудничество с самозанятыми.
В 2024 году нашли Консоль. Теперь все выплаты по исполнителям проводятся в несколько кликов, а документы подписываются и хранятся на платформе.
О клиенте
BÜRO — диджитал-агентство. С 2017 года оказывают услуги по продвижению бизнеса в соцсетях. Среди клиентов агентства — крупные федеральные компании в сфере ритейла и сотовой связи: Пятёрочка, MegaFon, Familia. Чтобы закрывать потребности клиентов, ежемесячно на проекты компания привлекает более 30 исполнителей в статусе самозанятых. Среди них дизайнеры, копирайтеры, блогеры со всей страны.
Проблема. Много бумажной работы и сложности во время оплаты услуг
BÜRO работает с клиентами по абонентскому обслуживанию. Каждый месяц агентство реализует несколько спецпроектов. Например, выпускают контент в соцсетях для повышения узнаваемости брендов. Также создают чат-боты, проводят видео- и фотосъемки.
Большая бумажная нагрузка на менеджеров
Раньше BÜRO привлекало к заданиям только ИП и ООО. Так было проще вести документацию и проводить выплаты. На каждый проект назначались менеджеры. Они через мессенджеры и почту быстро получали нужные документы от подрядчиков.
В 2021 году компания масштабировалась и стала привлекать к проектам самозанятых из разных городов. Из-за этого у менеджеров увеличилась бумажная нагрузка. Если раньше документы по ИП и ООО менеджеры готовили за два часа, то с самозанятыми работа затягивалась на несколько дней.
Чтобы начать сотрудничество с исполнителями, менеджерам нужно было запросить у них справку о самозанятости, паспортные данные и банковские реквизиты. Подрядчики не всегда оперативно отправляли эти сведения. Приходилось ждать документы минимум день, потому что исполнители могли не увидеть сообщение или находиться в другом часовом поясе.
После этого сотрудники вручную вносили данные о самозанятых в договоры и отправляли их по почте или курьером. Даже при ручном заполнении документов менеджеры все равно находили в них ошибки. Самозанятые изначально могли дать неверные банковские реквизиты или ошибиться в паспортных данных. Исполнители замечали ошибки только при получении договора или акта на подпись. Менеджерам приходилось повторно готовить документы, а компании — тратить деньги на СДЭК и доставку курьером.
Клиенты BÜRO соглашались сотрудничать с агентством только при условии, что исполнители подпишут соглашение о конфиденциальности (NDA). Поэтому дополнительно сотрудники вручную оформляли NDA. Чтобы подписать этот документ с подрядчиками, менеджеры тратили еще целый день.
Риски во время оплаты и сбора чеков
В конце каждого проекта компания платит самозанятым. Часто исполнители оказывают свои услуги сразу на нескольких проектах. Поэтому сумма выплат может быть крупной. Были случаи, когда банки присылали в компанию запросы с просьбой пояснить платеж по конкретному человеку.
Чтобы подтвердить законность платежей, бухгалтерии приходилось поднимать архив с документами, искать договоры, акты, сканировать и отправлять в банки. Если этого не сделать вовремя, банк может посчитать платежи подозрительными и заблокировать счет компании.
После оплаты услуг по каждому проекту бухгалтеры готовили налоговую отчетность. Для этого менеджеры снова поднимали архив и проверяли наличие нужных документов. Это договоры, акты и самое главное чеки.
Исполнители часто могли забыть отправить чеки и пропасть. Сотрудникам приходилось снова переписываться с ними, просить срочно выслать документ хотя бы в скане.
Решение. Перейти на Консоль
Агентство приступило к поискам платформы для сотрудничества. Рассматривали два варианта и в 2024 году по совету коллег решили попробовать Консоль.
Также как и с Консоль, у нас была встреча с менеджером аналогичной платформы. Он без энтузиазма рассказывал о возможностях платформы. Раньше я руководила клиентским сервисом, поэтому сразу обращаю на это внимание.
Еще он толком не смог объяснить, какие риски у нас могут быть при сотрудничестве с исполнителями, и как их платформа поможет нам эти риски уменьшить. Мы решили, что одной встречи с такой платформой достаточно, и не стали дальше ее рассматривать.
После сравнения операционки и услуг двух платформ компания приняла решение перейти на Консоль. Так в агентстве снизили нагрузку на менеджеров и больше не переживают за отчетные документы. Договоры, акты и NDA BÜRO подписывает онлайн. А выплаты проводят автоматически.
Что для этого сделали
Проводили обучение и консультации сотрудников
Чтобы помочь компании быстро освоить функционал платформы, специалисты Консоль провели обучения. Сотрудники научились отправлять ссылки с приглашением и заводить исполнителей на платформу, подписывать документы и проводить выплаты. Благодаря обучению компания смогла сразу начать пользоваться платформой и не тратить время на самостоятельное изучение.
Помимо обучения сотрудники могут в любой момент обратиться за консультацией к техподдержке или юристам Консоль. Например, юристы подсказали, как правильно составлять задания для дизайнеров и блогеров, чтобы не попасть под переквалификацию отношений.
Подключили ЭДО
Раньше в агентстве были свои шаблоны договоров, актов и допсоглашений. При переходе на Консоль компания решила пользоваться шаблонами платформы. Теперь агентству не нужно вручную готовить закрывающие документы. Исполнители могут за пять минут подписать договоры, акт или NDA с помощью ПЭП. А чтобы найти нужный документ, достаточно перейти в личный кабинет исполнителя.
Упростили выплаты и сбор чеков
Компании больше не нужно переживать, пройдет платеж исполнителю или нет, искать подтверждающие документы для банка. Теперь выплаты исполнителям агентство проводит через номинальный счет Консоль. Права на этот счет принадлежат BÜRO. Компания перед оплатой услуг лишь пополняет его. А Консоль берет на себя все остальные этапы оплаты: формирует платежные поручения, перечисляет деньги. И самое главное — общается с банками.
После оплаты услуг менеджеры не тратят время на бесконечные сборы чеков. Они формируется на платформе автоматически.
Результаты
0 минут | за 5 минут | Автоматически |
|---|---|---|
тратят сотрудники на бумажный документооборот | исполнитель подписывает документы на платформе | проходит оплата и формируются чеки |
Популярное по теме за месяц
Приказ о премировании: основания, формулировки и образцы
Самозанятость для блогера: зачем нужна и как оформить
Нужно ли платить налог с донатов
