До привлечения самозанятых маркетинговое агентство не знало о нюансах сотрудничества с ними. Но когда сотрудники столкнулись с ручным документооборотом, ощутили все сложности.
Нужно было постоянно проверять статус исполнителей, готовить шаблоны документов, проводить выплаты и неделями ждать чеки. Чтобы решить эти проблемы, компания быстро приняла решение автоматизировать сотрудничество с внештатниками. С этим запросом и обратились в Консоль.Про.
О клиенте
QQROOZA — маркетинговое агентство. Занимается продвижением товаров и услуг строительного бизнеса на Avito. Компания является официальным партнером площадки и предоставляет своим клиентам полный спектр услуг: от анализа ниши бизнеса на рынке до получения лидов с площадки. Как следствие — у клиентов растет прибыль.
На сегодняшний день агентство сотрудничает с профессиональными авитологами, проджект-менеджерам, таргетологами, дизайнерами по всей стране.
Проблема. Нет четкого представления, как сотрудничать с самозанятыми
QQROOZA работает с 2021 года. С 2023 года агентство решило привлекать к сотрудничеству исполнителей в статусе самозанятых.
Первое время компания сама пыталась наладить документооборот и выплаты по внештатникам. Вручную оформляла договоры и оплачивала услуги через расчетный счет. Готовые документы получала от исполнителей в сканах и часто с задержкой всех сроков.
Углубившись в нюансы сотрудничества с самозанятыми, компания поняла, что это еще не все. Оказывается, чтобы подтвердить законность сотрудничества с исполнителями и не попасть под переквалификацию отношений, нужно было оформлять акты и технические задания.
Также перед выплатами агентству важно проверять наличие актуального статуса у самозанятых. Компания сразу же оценила масштабы и риски, если придется все делать вручную. В конце 2023 года агентство обратилось в Консоль.Про.
Решение. Обратиться в Консоль.Про
Теперь QQROOZA не переживает, что может что-то упустить. Каждый этап взаимодействия агентства с самозанятыми помогает контролировать Консоль.Про:
проверяет статус исполнителей перед сотрудничеством и выплатами;
оформляет и получает готовые договоры, акты, чеки, дополнительные соглашения;
консультирует внештатников и компанию по всем возникающим вопросам.
Нравится, что все сотрудничество с исполнителями на платформе мы ведем в режиме «одного окна». Это очень удобно. Не нужно приглашать специалистов в офис, готовить кипу документов в бумажном виде и разбираться с банком во время оплаты услуг. Если бы мы делали это все сами, давно погрязли бы в операционке.
Что для этого сделали
За неделю перевели всех исполнителей на платформу
На сегодняшний день компания сотрудничает с 10 самозанятыми. Все подключились к платформе за неделю. Для этого специалисты Консоль.Про подготовили сценарии онбординга для разных исполнителей.
Компания отправила всем исполнителям ссылки с приглашениями. Самозанятые переходили по ним, регистрировались на платформе. C помощью простой электронной подписи подписывали договор: вводили четыре цифры из СМС. Новых специалистов QQROOZA приглашает к сотрудничеству таким же способом.
Компания перевела всех исполнителей на платформу где-то за неделю. Мы отправляли им приглашения. Для этого нам нужно было только знать их Ф.И.О. и номера телефонов.
Простой и понятный интерфейс платформы помог исполнителям быстро зарегистрироваться в Консоль.Про. У каждого специалиста это заняло 10-15 минут.
Если бы мы пригласили исполнителей сами, нам бы пришлось сначала запрашивать паспортные данные и реквизиты. Затем вносить все сведения вручную в договоры, пересылать по почте исполнителям и ждать. Это долго и затратно, как для компании, так и для внештатников. Со всеми новыми самозанятыми мы оформляем сотрудничество по удобным сценариям.
Внедрили ЭДО
Так как компания ранее не сотрудничала с самозанятыми, юристы Консоль.Про помогли скорректировать имеющиеся шаблоны договоров. В документах специалисты избавились от трудовой терминологии и заменили их на гражданско-правовые термины. Готовые договоры специалисты загрузили на платформу.
Сейчас агентство пользуется на платформе шаблонами актов и справочником технических заданий. Так компания обеспечила себе сотрудничество с самозанятыми в рамках закона. Акт нужен, чтобы подтвердить, что исполнитель оказал услугу, а заказчик принял ее. А с помощью технических заданий агентство не переживает за риски переквалификации отношений.
Из-за того, что мы не знали всех тонкостей сотрудничества с самозанятыми, для нас было важно вести документооборот по нормам закона. Специалисты Консоль.Про подсказали нам, какие основные документы нужны для этого: договоры, акты, доп.соглашения. Они хранятся на платформе. Теперь, в случае проверки налоговой, мы сможем в любой момент предоставить отчетные документы.
Упростили выплаты
Раньше компания сама разбиралась с банком. Так, в агентстве был случай, когда банк запросил обоснование по конкретной выплате. Приходилось искать договор с исполнителем, направлять в банк и общаться с поддержкой. Сейчас все услуги самозанятых компания оплачивает через номинальный счет.
Владелец счета — Консоль.Про, но все права на него принадлежат агентству. Это означает, что компания сама решает когда, какому специалисту и какую сумму вознаграждения переводить. Платформа же берет на себя все общение с банком. А перед выплатами проверяет актуальный статус исполнителей.
Также на платформе мы подключили для наших исполнителей налоговую копилку. Это удобно, потому что некоторые исполнители после оплаты услуг шли к нам и говорили: «А вот мне налог еще надо заплатить». И нам приходилось постоянно объяснять, что налог они платят самостоятельно. Теперь самозанятым не нужно ничего делать. Консоль.Про платит налог за внештатников
Круглосуточно консультировали
В компании был случай, когда исполнитель поменял фамилию. Юристы платформы помогли агентству быстро подготовить доп.соглашение в связи с изменением персональных данных самозанятого. Также специалисты Консоль.Про постоянно консультируют компанию об актуальных изменения в законодательстве.
Результаты
10 минут | Автоматически | В один клик |
|---|---|---|
занимает онбординг исполнителей в компании | собираются все отчетные документы на платформе | оплачиваются услуги самозанятых |
Популярное по теме за месяц
Самозанятым вновь обещают больничные — главные новости февраля 2025 года
Андрей Левкин из BI.ZONE: освободил бухгалтерию от ручных выплат багхантерам
Как разработать положение о коммерческой тайне: инструкция и шаблон
