Компания ранее сотрудничала с исполнителями через посредника. Проектов становилось больше, увеличивалось количество исполнителей и документов на них, а условия сотрудничества с посредником перестали быть выгодными. Консоль.Про помогла клиенту наладить документооборот и сотрудничество с самозанятыми после того, как компания отказалась от услуг посредника.
О клиенте
ООО «Открытое маркетинговое агентство» — объединение компаний kite. и Glider в области SEO и контент-маркетинга. С 2015 года kite. специализируется на продуктовом SEO для агрегаторов, маркетплейсов, интернет-магазинов. Glider разрабатывает контент-стратегии, создает и продвигает бренд-медиа, строит и обучает инхаус-редакции.
Среди исполнителей компании: SEO-специалисты, линкбилдеры, аналитики, авторы, редакторы, эксперты в различных сферах деятельности. В копилке у агентства крупные проекты, как Skyeng, Культура.РФ, MyBook, Домклик.
Проблема. Документооборот занимал 50% рабочего времени сотрудников агентства
Раньше агентство сотрудничало с исполнителями через биржу копирайтинга. Биржа была посредником между компанией и исполнителями — авторами и экспертами, которые готовили для блога или сайта клиента seo-статьи, лонгриды, ресайзы, занимались вычиткой материалов.
Компания через посредника искала себе исполнителей, оформляла для них технические задания (ТЗ), проводила выплаты по номинальному счету и в конце месяца получала общий акт. В 2021 году биржа подняла для компании и исполнителей комиссию за свои услуги. С этого момента агентство задумалось о том, чтобы начать самому напрямую сотрудничать с исполнителями.
С исполнителями взаимодействовали сотрудники из нескольких отделов компании: редакторы и специалисты документооборота. Редакторы собственными силами собирали себе команду авторов под конкретный проект, составляли и направляли исполнителям ТЗ. Специалисты агентства готовили для самозанятых договоры о сотрудничестве и отправляли их по почте. Исполнители подписывали договоры и тем же способом отправляли их обратно.
В конце месяца специалисты по документообороту вручную оформляли на каждого исполнителя акт и отправляли по почте. А после напоминали всем исполнителям отправить подписанные акты и чеки обратным электронным письмом либо по почте. Готовые документы сотрудники документооборота хранили в архиве.
Уже к 2022 году агентство начало сотрудничать более чем со 100 самозанятыми, привлекая для разовых нерегулярных задач. Количество задач, связанных с бумажным документооборотом, увеличилось. Сотрудники агентства тратили практически весь рабочий день, чтобы подготовить на исполнителей договоры о сотрудничестве, провести выплаты, получить подписанные акты и чеки. Чтобы оптимизировать сотрудничество с самозанятыми и снизить нагрузку на сотрудников, в этом же году компания приняла решение обратиться на платформу Консоль.Про.
Раньше, когда самозанятых в компании было немного, мы успевали справляться с бумажной нагрузкой. С развитием компании и увеличением количества задач с привлечением самозанятых стало сложно с ними сотрудничать и вести отчетную документацию.
Так, редакторы постоянно отвечали на вопросы от самозанятых по поводу выплат и сроков подписания документов. Мы стали модераторами между исполнителями, бухгалтерией и специалистами документооборота. В случае если в договорах, актах или чеках выявляли ошибки, бухгалтерия просила редакторов связаться с исполнителями и исправить недочеты. Такая нагрузка рассеивала внимание редакторов и отвлекала их от основных задач.
Решение: перейти на Консоль.Про
Агентство выбрало платформу Консоль.Про по двум причинам: приемлемая стоимость услуг и возможность вести всю отчетную документацию по исполнителям онлайн. Консоль.Про помогла клиенту не только подписывать договоры дистанционно, но и автоматически проводить выплаты и собирать закрывающие документы. Сотрудникам агентства больше не нужно постоянно напоминать самозанятым отправлять подписанные акты и чеки. За этим теперь следит Консоль.Про.
Что для этого сделали
Подключили ЭДО
У компании уже были подготовлены типовые шаблоны договоров с исполнителями. Юристы агентства разработали несколько сценариев, в которых прописали условия сотрудничества с самозанятыми. Среди таких условий: передача компании авторских прав на созданный материал и конфиденциальность в период работы с агентством.
Компании было важно, чтобы продуктовые презентации и прочие внутренние материалы, которые получают авторы и эксперты в работу, были защищены соглашением о неразглашении.
Готовые шаблоны договоров специалисты Консоль.Про проанализировали на предмет налоговых рисков, преобразили в сценарии и загрузили на платформу. Теперь специалистам по документообороту не нужно вручную подготавливать договор на каждого исполнителя и прописывать в них условия сотрудничества. Все сценарии договоров доступны на платформе в электронном виде в любое время.
С этого года юристы компании также разработали для наших исполнителей единый шаблон договора. За два года сотрудничества с самозанятыми мы поняли, что в компании накопилось большое количество сценариев с описанием разных услуг. Например, в компании есть сценарии договора по экспертной вычитке материала, написанию статей с конкретным количеством знаков.
В новом договоре услуги от исполнителей мы указали в приложении. Так мы хотим облегчить документооборот. Шаблон единого договора специалисты Консоль.Про также проанализировали на налоговые риски и загрузили на платформу.
Мы до сих пор пользуемся на платформе актуальными сценариями договоров. Однако постепенно стараемся перейти из нескольких сценариев к одному.
Сотрудникам агентства больше не нужно распечатывать договоры, отправлять их по почте и ждать от исполнителей подписанных документов по несколько дней. Договоры исполнители могут подписать дистанционно. Для этого самозанятый в течение 3-7 минут регистрируется на платформе. Далее сотрудник агентства за минуту формирует ссылку на онбординг и отправляет ее исполнителю по СМС. Самозанятый переходит по ссылке и в течение пяти минут подписывает договор простой электронной подписью (ПЭП) — вводит на платформе четырехзначный код из СМС. Также через ПЭП исполнители могут подписать с компанией другие документы: акты, допсоглашения.
Автоматизировали выплаты
Сотрудники агентства выплачивают вознаграждение самозанятым через номинальный счет. Перед выплатой Консоль.Про проверяет статус самозанятого. Если исполнитель лишился этого статуса, оплата не пройдет.
В день оплаты заказчик и исполнитель за пару минут подписывают на платформе акт об оказании услуг. Только после того, как самозанятый подпишет акт, платформа переведет ему вознаграждение с номинального счета.
Такая процедура выплаты упростила работу компании и снизила риски сотрудничества с самозанятыми. Акты и чеки — основные документы, которые подтверждают расходы агентства на самозанятых и позволяют принять их к вычету. Бухгалтерам больше не нужно ждать, пока исполнители смогут подписать и отправить их обратно по почте. Даже если самозанятый не отправит подписанные документы, сотрудники компании всегда могут получить их на платформе. Подробнее о том, что делать компании, если самозанятый не выдал чек, читайте в статье.
Оказывали постоянную поддержку
Редакторам больше не нужно вникать в проблемы исполнителей и отвлекаться от рабочих задач. Специалисты техподдержки платформы на связи 24/7 и отвечают на вопросы от исполнителей в течение нескольких минут.
3 — 7 минут | Один клик | 0 часов |
вместо недели уходит на подписание первичных документов | для оплаты услуг самозанятых через номинальный счет | уходит на консультации самозанятых благодаря техподдержке Консоль.Про |
Популярное по теме за месяц
10 ответов юриста о сотрудничестве самозанятых и юридических лиц
Закрывающие документы от самозанятого для юрлица: оформляем правильно
Особенности работы самозанятым в 2024 году: плюсы и минусы
