У компании «Грань.рф» уходило две недели на оформление документов для самозанятых. Раньше они вручную делали платежки для банков, подписывали договоры и проверяли статус самозанятых. Как Консоль.Про удалось сократить время на оформление документов до одного дня и настроить автоматические выплаты, читайте в статье.
О клиенте
«Грань.рф» — онлайн-сервис консультаций с психологами. Компания помогает взрослым и подростками получить нужную писихологическую помощь онлайн. Сейчас у «Грань.рф» более 200 психологов, которые ежемесячно проводят около 1 000 консультаций.
Консультации проводятся через сервис «Грань.рф». Клиенты могут выбрать удобное для себя время, заранее распланировать график встреч и провести консультацию в удобной обстановке.
Проблема. Много бумажной работы → компания не могла масштабироваться
Рост компании всегда ведет к новым рискам. Организовать процесс сотрудничества с самозанятыми становится труднее: не хватает времени и человеческих ресурсов. Чтобы масштабироваться, лучше автоматизировать сотрудничество с самозанятыми с помощью Консоль.Про.
С похожей ситуацией столкнулась и компания «Грань.рф». В начале 2023 года у них в два раза выросло число исполнителей и клиентов, из-за чего появился ряд проблем.
На онбординг психолога уходило до двух недель. С психологами из Москвы документы подписывались вживую, но с исполнителями из других городов документами приходилось обмениваться по почте. Доставка занимала до двух недель и стоила денег. Все это мешало компании пополнять число исполнителей и помогать большему количеству клиентов.
Сотрудничество с самозанятыми несло финансовые риски. Некоторые исполнители забывали присылать сканы документов, формировать и отправлять чеки. Для компании это было риском: на руках не было первичных документов и чеков от самозанятого. Без них компания не могла подтвердить свои расходы на исполнителей и уменьшить сумму налога.
Отдел бухгалтерии не справлялся с объемом бумажной работы. Когда исполнителей стало больше сотни, оказалось, что на закрытие всей бухгалтерии за прошлый месяц нужно потратить не меньше недели. У каждого психолога было свое задание, выполнив которое он должен был прислать акт об оказании услуг. Эти акты нужно было проверить, подписать и отправить исполнителю. Еще нужно было вручную оформить все платежные поручения за месяц и направить их в банк.
«Мы поняли, что с ростом компании ситуация будет только усугубляться. У нас был выбор: либо создавать отдельный штат, который бы вручную вел документооборот с самозанятыми, либо найти способ автоматизировать эти процессы. Мы решили обратиться в Консоль.Про».
Решение. Перейти на Консоль.Про
Перейти на Консоль.Про: автоматизировать онбординг психологов, интегрировать электронный документооборот и настроить массовые выплаты.
Платформа Консоль.Про помогла снизить нагрузку на бухгалтерию. Теперь все документы подписываются электронно, выплаты проходят автоматически, а все акты для самозанятых можно загрузить на платформу одной пачкой.
Что для этого сделали
Перевели компанию на электронный документооборот и интегрировали «1С»
Для этого мы оформили всем исполнителям и директору «Грань.рф» простую электронную подпись. Теперь все документы для сотрудничества с самозанятым формируются и подписываются электронно. Достаточно ввести код из смс, и документ будет считаться подписанным.
Благодаря интеграции с «1С» в программу автоматически переносятся все данные о контрагентах и договорах компании. В «1С» можно загружать подписанные чеки и акты самозанятых и добавлять данные о выплатах исполнителям.
Как работать в «1С», если вы сотрудничаете с самозанятыми, рассказали в статье Как оформить самозанятого в 1С.
Создали сценарии онбординга и загрузили шаблоны договоров
У «Грань.рф» есть два сценария онбординга в зависимости от суммы вознаграждения. Чтобы пригласить исполнителя, достаточно выбрать нужный сценарий онбординга, и платформа сгенерирует пригласительну ссылку.
Пройдя по ссылке, исполнителю предложат зарегистрироваться на платформе, привязать свой номер телефона и загрузить фото документов. Это нужно, чтобы платформа сделала для исполнителя электронную подпись и он мог дистанционно подписывать документы.
Теперь на онбординг психолога уходит не больше одного дня. Он может зарегистрироваться на платформе и сразу приступить к консультациям.
Автоматизировали выплаты
Теперь не нужно вручную оформлять платежные поручения и отправлять их в банк. Платформа автоматически выплатит исполнителям их вознаграждение.
Для этого сотруднику «Грань.рф» достаточно сформировать пачку актов об оказанных услугах и загрузить ее на платформу. Исполнитель подпишет акт, сформированный заказчиком, и получит оплату. А Консоль.Про пришлет данные о каждой операции по счету.
Снизили риски сотрудничества с самозанятыми
Консоль.Про автоматически формирует чеки за исполнителей и проверяет статус самозанятого перед оплатой. Если исполнитель лишился статуса, оплата не пройдет. Это позволяет уберечь «Грань.рф» от штрафов, пеней, доначислений страховых взносов и НДФЛ от налоговой.
Еще мы проводим анализ рисков. Анализируем все аспекты сотрудничества компании с самозанятыми: опрашиваем представителей компании и самозанятых, проверяем все документы. По результатам анализа готовим юридическое заключение с описанием выявленных рисков и рекомендациями по работе с ними.
Результат
4 часа | Меньше дня | Автоматически |
|---|---|---|
теперь занимает оформление документов вместо 7 дней, как раньше | уходит на онбординг исполнителя | происходят все выплаты |
Популярное по теме за месяц
Закрывающие документы от самозанятого для юрлица: оформляем правильно
Как оформить самозанятого в 1С: Бухгалтерия 8.3: подробная инструкция
Считается ли самозанятость трудоустройством
