В Консоль.Про обратился франчайзи «Додо Пиццы» из Свердловской области. Из-за ручного документооборота бухгалтерия тратила несколько дней, чтобы собрать документы и оплатить услуги исполнителям. В статье расскажем, как Консоль.Про помогла компании сократить время бухгалтеров на эти процессы до 10 минут в день.

О клиенте

«Додо Пицца» — крупнейшая российская сеть пиццерий. К 2024 году она включает в себя более 1000 собственных и франчайзинговых ресторанов в 22 странах. На сегодняшний день у франчайзи несколько пиццерий по Свердловской области. В планах компании масштабироваться и открыть еще одну пиццерию в области.

Проблема. Сложно вручную контролировать документы и статус курьеров из разных городов

Свои услуги курьеры оказывают в двух пиццериях г. Новоуральск и г. Полевской. Весь документооборот бухгалтеры вели через почту:

  • получали от управляющих пиццерий сканы паспортных данных исполнителей, справок о постановке на учет в качестве плательщика НПД и водительских прав;

  • вносили полученные данные в шаблоны договоров и отправляли на подпись;

  • собирали готовые документы и чеки.

В среднем каждый месяц компания привлекает более 30 авто курьеров. При таком количестве исполнителей ручной документооборот для бухгалтеров превратился в сплошные проверки. Нужно было контролировать, пришли ли подписанные договоры, акты и чеки по почте и все ли заполнено верно.

Если бухгалтеры чего-то не находили или видели ошибки в документах, им приходилось снова переписываться с управляющими. Из-за этого на проверку и сбор всех документов уходило минимум несколько дней.

У нас был случай, когда курьер пришел к нам, доставил пару заказов клиентам, а после оплаты услуг, пропал и не скинул чек. Чтобы получить закрывающий документ, нам пришлось сначала списываться с управляющим и получить контакты исполнителя. Затем несколько дней буквально ловить курьера во всех социальных сетях, переписываться лично и просить, чтобы тот прислал чек.

Наталья Клевакина, главный бухгалтер франчайзи «Додо Пицца» по Свердловской области

Раз в неделю бухгалтерия оплачивает услуги курьеров через расчетный счет компании. Перед каждой оплатой услуг они вручную проверяли статус самозанятых на сайте налоговой. Набирать данные в ФНС по 30 исполнителям — работа долгая и кропотливая. Но если налоговая обнаружит, что франчайзи сотрудничает с физлицом без статуса, компании придется заплатить штраф.

Чтобы облегчить работу бухгалтерам, франчайзи пробовала пользоваться услугами Т-Банка. Через банк сотрудники могли автоматически получать чеки. Для этого все выплаты должны были проходить клиентам Т-Банка. У большинства самозанятых уже были карты других банков, и они не хотели заводить еще одну.

Т-Банк позволил нам частично уйти от бумажного документооборота. После оплаты услуг мы могли сразу же получать чеки в приложении банка и не дергать курьеров. Но мы быстро отказались от этой истории, когда увидели, что только 2 человека из 30 завели карту банка и получали на нее вознаграждение.

Наталья Клевакина, главный бухгалтер франчайзи «Додо Пицца» по Свердловской области

В декабре 2020 года представители компании попали на семинар от Консоль.Про. Услуги платформы показались интересными. После встречи
с представителями платформы в компании приняли решение перейти в Консоль.Про.

Решение. Вести документооборот и выплаты через Консоль.Про

Компания сотрудничает с Консоль.Про с января 2021 года. С первых дней партнерства смогли наладить дистанционное взаимодействие с курьерами и при этом снизить нагрузку на бухгалтеров. 

Сотрудникам больше не нужно постоянно проверять статус исполнителей перед заключением договора и выплатами. Все договоры и акты хранятся на платформе, а чеки формируются автоматически после каждой выплаты.

Что для этого сделали

Перевели документы на сервис и ускорили онбординг

Теперь бухгалтеры не тратят время, чтобы запрашивать у управляющих данные о курьере, вносить их в документы и отправлять по почте. Специалисты Консоль.Про помогли компании загрузить на платформу шаблоны договоров и актов компании.

Подписать договор курьер может за две минуты. Для этого специалисты Консоль.Про настроили на платформе сценарий онбординга. 

Управляющий направляет самозанятому ссылку с приглашением о сотрудничестве. Тот переходит по ссылке и за несколько минут регистрируется на платформе. Во время регистрации курьер один раз вносит информацию о себе: паспортные данные, номер телефона, банковские реквизиты и водительские права. Сведения об исполнителе сохраняются на платформе и в дальнейшем автоматически вносятся в другие документы. 

После регистрации исполнитель может подписать договор на платформе и сразу же приступать к оказанию услуг. В свою очередь, бухгалтеры больше не дергают управляющих и не проверяют почту. Всю актуальную информацию по документам курьеров они видят прямо на платформе.

С помощью фильтров на платформе можно посмотреть статус документов по всем исполнителям.

Оптимизировали выплаты

Услуги курьеров франчайзи оплачивает через номинальный счет. Для этого сотрудники создают акты на платформе и направляют их в личные кабинеты исполнителей. Исполнитель подписывает акт и автоматически получает вознаграждение.

Перед выплатой Консоль.Про проверяет статусы всех самозанятых. Если исполнитель утратил статус плательщика НПД — оплата не пройдет, а компании придет уведомление.

После выплат Консоль.Про формирует чек на платформе и автоматические рассылает его как заказчику, так и исполнителю. В итоге с помощью платформы компания смогла избавить бухгалтеров от постоянных проверок статусов, ручных платежей и сбора чеков.

Минимизировали риски сотрудничества

Платформа автоматически проверяет риски сотрудничества с каждым исполнителем и контролирует, не аннулировал ли кто-то из самозанятых чек.
О каждом подозрительном случае Консоль.Про уведомляет компанию. Так, платформа защищает франчайзи от переквалификации отношений с исполнителями и уплаты штрафов.

Результаты

За 5 минут

0 часов

100%

исполнители подписывают договор и другие документы с компанией

тратит бухгалтер, чтобы проверить статус курьеров и провести выплаты

закрывающих документов получает бухгалтерия на платформе

Популярное по теме за месяц

Войдите, чтобы оставить комментарий
Ваше мнение?
Что нового
Гайды, кейсы и обсуждения в наших соцсетях