У «Додо Пиццы» в Омске двести исполнителей курьерских услуг, вознаграждение им выплачивают каждую неделю. Чтобы создать акты и платежные поручения, бухгалтер тратила половину рабочего дня. А подписывать и собирать закрывающие документы приходилось непрерывно в течение всего месяца. После интеграции с Консоль.Про на это стало уходить 5−10 минут — подробности в статье.
О клиенте
«Додо Пицца» — крупнейшая российская сеть пиццерий. К 2023 году она включает в себя более 900 собственных и франчайзинговых ресторанов в 16 странах. У «Додо Пиццы» есть собственная информационная система «Додо IS», которая помогает вести бизнес и автоматизирует процессы, от получения заказа на кухне до выдачи клиенту.
В Консоль.Про обратилась франчайзи «Додо Пиццы» из Омска. Чтобы доставлять заказы клиентам, компания пользуется услугами самозанятых. В Омске работают пиццерии сети и, чтобы осуществлять доставку, задействовано 190 курьеров. Исполнители принимают и выполняют заказы в «Додо IS». Однако весь документооборот с ними приходилось вести вручную — это было сложно и долго.
Проблема. Сложно делать выплаты 200 исполнителям 4 раза в месяц
Чтобы выплатить вознаграждения исполнителям, бухгалтеру приходилось каждую неделю повторять одни и те же действия.
Подготовить реестр для выплат. Отчет об оказанных услугах формируется в «Додо IS». Это большая таблица, где перечислены все заказы, которые выполнили исполнители в течение недели. Бухгалтеру нужно было скачать ее и на основании этих данных составить общий реестр выплат.
В реестре были данные исполнителей, количество выполненных заказов и стоимость этих услуг. Информация в реестре была практически та же самая, что и в отчете, но ее приходилось вручную переводить в удобный для дальнейшей работы формат. Легко было что-то не учесть или допустить ошибку, потому что исполнители могли быть задействованы в разных пиццериях города. А ошибка из реестра затем тянулась на следующие этапы.
Проверить статус самозанятого и ввести данные в «1С». Информацию из реестров затем переносили в бухгалтерскую программу. Одновременно с этим проверяли статус самозанятого на сайте ФНС. В «1С» нужно было создать акты, затем по этим актам сформировать платежные поручения. На это уходило больше всего времени: набирать данные об исполнителях и услугах в «1C» приходилось 4−5 часов.
Хорошо, когда самозанятый уже давно сотрудничал с компанией, — он уже был в программе. Но если появлялись новые исполнители, нужно было создавать новых контрагентов, опять же вручную. Это тоже тормозило процесс.
Подписать документы и собрать чеки. Самое сложное начиналось на этом этапе, потому что все взаимодействие с самозанятыми строилось на переписке в мессенджерах. В бухгалтерии был отдельный человек, который напоминал исполнителям о чеках или о подписании документов.
Сами курьеры тратили дополнительное время, чтобы сделать все необходимые действия. Этот процесс длился непрерывно в течение всего рабочего времени и отнимал много сил. Хуже всего было, когда что-то не сходилось в бухгалтерской отчетности. Тогда надо было снова перепроверять реестры и поднимать чеки.
Решение. Настроить выплаты на платформе Консоль.Про
Теперь бухгалтеру «Додо Пиццы» в Омске не нужно делать все вручную, риск ошибок минимальный, а чтобы осуществить выплаты, нужно 5−10 минут.
Реестр скачивают из «Додо IS» сразу в нужном формате и загружают в Консоль.Про. В два клика на платформе делают пачку актов — сразу на 200 самозанятых. Исполнитель заходит в приложение Консоль.Про, подписывает акт простой электронной подписью (ПЭП) и сразу получает выплату. Чек формируется автоматически, а нужные для отчетности данные автоматически передаются с платформы в «1С».
Что для этого сделали
Автоматизировали заключение договора с самозанятыми
Раньше в компании договоры заключали так: специалист по поиску исполнителей вел переговоры с самозанятым и подписывал документы, а затем передавал бухгалтеру нужную информацию и справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД. Теперь этой необходимости нет, потому что весь процесс документооборота с исполнителями автоматизирован на платформе Консоль.Про.
Когда компания и исполнитель решают сотрудничать, самозанятому отправляют приглашение зарегистрироваться на платформе. Он регистрируется по сценарию, то есть вводит определенный набор персональных данных и прикрепляет нужные документы. Также исполнитель связывает свой кабинет на платформе с приложением «Мой налог». Сразу после регистрации автоматически формируется договор, который компания и самозанятый подписывают в электронном виде.
Автоматизировали выплаты
Чтобы выплаты проходили автоматически, нужно было каким-то образом выгружать данные из «Додо IS» и загружать их на платформу. Для этого разработчики Консоль.Про связались с разработчиками «Додо IS». Данные из системы «Додо Пиццы» сопоставили с данными, которые нужны для выплат исполнителям. А затем добавили в «Додо IS» возможность скачать реестр выплат в том формате, который нужен в Консоль.Про.
Подключили номинальный счет. Пополнение номинального счета проводится по бухгалтерии одной операцией, и не нужно создавать 200 платежных поручений. Для учета бухгалтер компании принимает фактические расходы, после того как все исполнители получили деньги. Платформа создает подробную банковскую выписку по всем операциям.
Реестр выплат скачивают из «Додо IS» и загружают на платформу Консоль.Про. По реестру платформа создает пачку актов на всех исполнителей, и бухгалтер массово подписывает их с помощью ПЭП. Когда исполнитель подписывает акт, Консоль.Про переводит деньги с номинального счета на его карту. Автоматически формируется чек.
Настроили обмен данными с «1С»
Чтобы не нужно было вручную переносить данные из Консоль.Про в «1С», настроили обмен данными по API. Если появляется новый исполнитель, информация о нем из платформы попадает в программу бухучета: создается новый контрагент с нужными бухгалтеру параметрами и настройками. Также автоматически выгружаются акты и банковская выписка.
На ранних этапах интеграции часть этой работы бухгалтер выполняла вручную. После того как данные передавались из Консоль.Про в «1С», надо было потратить время, чтобы скорректировать их как нужно и заполнить недостающие поля. Но со временем обмен данными доработали, и теперь вся информация отображается в «1C» в соответствии с требованиями бухгалтера.
«Мы сотрудничаем с Консоль.Про с осени 2021 года и проделали большую работу. Процессы выстроились не по щелчку пальцев, но результат того стоил. Сейчас все наладили настолько идеально, что все проходит практически без шероховатостей. Мы одной кнопкой подписываем акты, второй оплачиваем услуги — элементарно.
Хочу отметить вашу службу технической поддержки. Еще ни один мой вопрос не оставался без ответа или без помощи. Если у исполнителей возникают какие-то трудности или что-то не получается, я всегда говорю, что в поддержке помогут. Максимально клиентоориентированно.
Я очень люблю вашу компанию. Работать с Консоль.Про одно удовольствие, потому что вы действительно облегчаете жизнь. И самое классное — вы не перестаете развиваться и постоянно добавляете новые фишки и сервисы».
Результаты
Две кнопки | 5 — 10 минут | Автоматизация |
|---|---|---|
Одной подписывают акты, второй — делают выплаты | Уходит на выплаты для 200 курьеров | Все данные автоматически попадают в «1С» |
Популярное по теме за месяц
Повышение окладов: образец приказа и правки в штатное расписание
Как бухгалтеру на аутсорсе получать от 70 000 ₽ за рекомендации
Теперь Консоль генерирует уведомление в МВД от имени исполнителя
