Май 27, 2021 | Текст: Тамара Синельникова

Как внедрить ЭДО при работе со 100 курьерами

Рассказываем, как франчайзи «Додо Пиццы» автоматизировали работу с самозанятыми, ушли от ручных операций по оформлению документов, выплатам и сбору чеков, а также сократили время и затраты.
«Додо Пицца» — российская сеть ресторанов быстрого питания. По состоянию на апрель 2021 года сеть включает 705 заведений в 14 странах. У «Додо Пиццы» есть b2b-часть, где создаются продукты для развития бизнеса, и b2c-направление, в рамках которого работают над привлечением клиентов и удовлетворением их потребностей. В этих направлениях компания создает информационную систему Додо IS, в центре которой находится система автоматизации производства.

В Консоль обратились 2 франчайзи «Додо Пиццы» из Сургута и Нефтеюганска. Доставка продукта у них осуществляется с помощью пула сдельных самозанятых курьеров.

До обращения в «Консоль» они работали по следующей схеме
4
Вручную собирали закрывающие документы
3
Оплачивали курьерам работу
2
Выдавали задания через мобильное приложение Dodo
1
Находили курьеров, заключали договор и обучали их
Бизнес-процесс по работе с курьерами строился на чатах в мессенджерах, таблицах в Excel и системе 1С. Сотрудники были вынуждены вручную следить за оплатой счетов и вносить цифры в учетную программу.
Проблема: много ручной работы и риск остаться без отчетного документа
Все документы у франчайзи были в бумажном варианте. Когда количество курьеров достигло 100 человек, встал вопрос оптимизации процессов документооборота.
Задачи, которые нужно было решить
Трудность в подготовке договоров и создании реестров на оплату
Ключевая трудность была в сроках подготовки таких реестров. У сети большое количество курьеров и обычно оплаты за прошедшую неделю уходили в среду-четверг. Для повышения лояльности представители франчайзи хотели сдвинуть подготовку таких реестров на более ранний срок.
Обработка платежей
Создание платежек занимало много времени. Для перевода нужны точные реквизиты счета — если ошибиться, платеж не уйдет. Чтобы проверить статусы курьеров вручную, нужно вводить ИНН каждого курьера и дату проверки. Когда в компании более 100 курьеров, это работа занимает много времени.
Сбор закрывающих документов и чеков с курьеров
За формирование чеков и уплату налога с доходов отвечали самозанятые. Иногда они забывали сдать чек, ошибались или внезапно снимали себя с учета. Тогда компания рисковала остаться без подтверждающего документа.
Проверка чеков от самозанятых после оплаты
Компания переводила деньги самозанятому и получала от него чек. В нем — основная информация о платеже: сумма оплаты, ИНН заказчика и назначение перевода. С помощью чека компания может отчитаться перед налоговой и уменьшить налог с доходов при УСН «Доходы минус расходы» и налог на прибыль на ОСНО. Для этого в чеке не должно быть ошибок в ИНН компании и сумме оплаты.
Много ручной работы
Из-за необходимости ручной проверки не всегда соблюдались обещанные сроки выплат курьерам. При отсутствии отлаженного процесса у курьеров копился негатив по отношению к франчайзи «Додо Пиццы» и снижалась лояльность. Это приводило к негативу курьеров и повышению текучести.
Решение: внедрить электронный документооборот
Было принято решение отказаться от ручного взаимодействия с исполнителями и перейти на работу с платформой «Консоль». В процессе внедрения компания использовала функциональность «Оформление исполнителей», «Автоматические акты и чеки».
Особенности кейса — полноценная интеграция по API и интеграция сервиса «Консоль» с текущим банком «Газпромбанк»
Компания с помощью интеграции с Консолью по API избавилась от ручного внесения большого количества параметров в 1С. Сейчас все это делается автоматической выгрузкой в несколько кликов.
«Когда количество курьеров у нас достигло 100, мы решили автоматизировать все процессы по работе с ними. Так мы хотели освободить бухгалтеров и отдел кадров от сверхурочной нагрузки и достигнуть 100% комплектность закрывающих документов. В процессе внедрения мы боялись трудностей при интеграции сервиса «Консоль» и нашей информационной системы Додо IS. Но этого не случилось. Все прошло благополучно. Переход на Консоль ускорил бизнес-процессы, снизил просрочки и сократил ошибки из-за человеческого фактора.»
Региональный управляющий франчайзи «Додо Пиццы» Роман Имуков
Результат: автоматизация всех процессов, безопасные выплаты и каждый занимается своей работой
Закрыт бизнес-процесс по оформлению самозанятых и внедрен ЭДО
Консоль закрывает автоматически следующие процессы:
— Регистрацию физического лица в качестве самозанятого.
— Подписание актов с контрагентами.
— Организацию выплат и автоматическую проверку статуса исполнителя.
— Регистрацию его доходов и уплату налогов по ним.
— Отзыв чеков в случае возврата средств.
Курьеры занимаются только доставками
Консоль автоматически формирует чеки и уплачивает налог за самозанятых с их согласия. Курьеры доставляют заказы и не тратят время на дополнительную работу.
Бухгалтеры не загружены сверхурочной работой
Бухгалтера больше не проверяют вручную статусы 100 самозанятых, чеки и акты. Сервис делает это автоматически. Все это снижает риски вопросов от ФНС.
Консоль забрала на себя все взаимодействие с курьерами
Техподдержка, внутренний чат, помощь с регистрированием в официальном приложении ФНС России «Мой налог».
Стало дешевле, чем раньше
Внедрение Консоли в бизнес стало еще и выгодной опцией. У Консоли нет большого штата, программному обеспечению зарплату платить не нужно. А франчайзи «Додо Пиццы» не понадобились дополнительные кадры.
После внедрения Консоли
В Додо автоматизировали работу с самозанятыми, ушли от ручных операций, решили главные проблемы и не приобрели новые сложности.
Хотите узнать о Консоли больше?
Оставьте заявку, мы все расскажем.