FARFOR занимается доставкой готовых блюд по всей стране. Основные исполнители компании — курьеры. Раньше все рабочие процессы по ним проводили вручную: исполнители приезжали в офис, подписывали договоры и акты, а сотрудники тратили несколько дней, чтобы провести по каждому платеж и собрать закрывающие документы.
С Консоль.Про на это стало уходить менее 10 минут. Подробности рассказали в статье.
О клиенте
FARFOR — сеть ресторанов доставки готовых блюд на любой вкус: от роллов и пиццы до поке и супов. У компании более 180 ресторанов в 100 городах России.
С FARFOR сотрудничают более 100 франчайзи по всей стране. Компания поддерживает своих партнеров в запуске и продвижении бизнеса: берет на себя маркетинг, организует обучение и предоставляет круглосуточную поддержку.
Проблема. FARFOR обратилась в Консоль.Про с тремя проблемами
Курьеры оказывают свои услуги из разных городов: Челябинск, Оренбург, Поволжье, Ульяновск, Тюмень и другие. В каждом городе у FARFOR есть свой офис. Несмотря на это, сотрудники головного офиса и франчайзи все равно тратили много времени, сил и средств, чтобы вручную оформлять исполнителей, подписывать документы при личной встрече и вести отчетность.
Сложно оформлять сотрудничество с курьерами
Перед началом сотрудничества с курьером менеджеры компании запрашивали паспортные данные. Делопроизводители вручную вносили данные в шаблон договора ГПХ. После этого сотрудникам приходилось несколько дней ждать, пока исполнитель приедет в один из офисов компании и подпишет документ. Нужно было постоянно переписываться с человеком, чтобы согласовать удобное время и дату встречи.
Сложно делать выплаты
Раз в неделю бухгалтеры оплачивали услуги курьеров. Для этого сотрудники каждый раз:
проверяли реестры на оплату услуг курьеров по каждому ресторану. Реестры оформляли сотрудники филиалов компании из разных городов;
проверяли статусы исполнителей;
создавали акты в программе «1 С» и проводили выплаты каждому курьеру через расчетный счет компании.
Сотрудникам нужно было внимательно следить за тем, чтобы в актах и платежных поручениях были верные данные. А если возникали сложности в оплате услуги, бухгалтеры сами разбирались с банком. Из-за большого количества курьеров, работающих более чем в 100 ресторанах по всей стране, нагрузка на бухгалтерию была огромной.
Риск остаться без отчетных документов
Бухгалтерия вручную вела отчетность в «1С» по всем исполнителям. Сотрудники головного офиса в Уфе запрашивали из филиалов подписанные акты и чеки по всем курьерам. Документы бухгалтеры головного офиса собирали в единую базу данных компании.
Часто в отчетности что-то не сходилось. Например, не хватало актов, или в документах находили ошибки. Тогда сотрудникам приходилось заново перепроверять реестры выплат, повторно запрашивать корректный документ.
Самое сложное начиналось, когда нужно было собрать чеки с курьеров. Чек — документ, который позволяет компании отчитаться перед налоговой. За формирование чеков отвечают исполнители. Часто курьеры забывали сформировать его в приложении «Мой налог» или просто не знали, как это делать. Позвонить им или попросить приехать в офис было непросто, потому что курьеры постоянно в разъездах. В итоге сотрудники по несколько дней ждали сканы или оригиналы чеков.
Решение. Привлекать исполнителей и оплачивать их услуги через Консоль.Про
Чтобы решить проблемы с выплатами и отчетностью по курьерам, компания стала искать платформы по работе с подрядчиками. В 2021 году компания вышла на Консоль.Про. Сотрудники платформы помогли FARFOR настроить массовые выплаты и быстро собирать все закрывающие документы без нагрузки на бухгалтерию.
Что для этого сделали
Перевели исполнителей на платформу
Компании больше не нужно неделями ждать, пока курьер приедет в офис и подпишет договор. Онбординг исполнителей теперь занимает 5-7 минут.
Сотрудники юридической поддержки Консоль.Про загрузили на платформу типовой шаблон договора компании. Чтобы подписать документ, менеджер отправляет исполнителю по смс ссылку с приглашением. Курьер переходит по ссылке и за несколько минут регистрируемся на платформе. А если исполнитель является клиентом Сбербанка или Т-банка, то зарегистрироваться в Консоль.Про он может в два клика.
После регистрации курьер подписывает договор прямо на платформе. Не нужно никуда ездить, распечатывать или пересылать по почте. Подписанный документ хранится в личном кабинете исполнителя.
На платформе есть функционал «стоп лист», который очень нам помогает во время онбординга. По закону компания не имеет права сотрудничать с бывшим сотрудником, если с момента его увольнения прошло менее двух лет.
Раньше такой случай был. Менеджеры не уследили и пригласили в компанию бывшего сотрудника. После проверки налоговой компании пришлось доплачивать за курьера НДФЛ и страховые взносы.
Теперь перед тем, как направлять курьеру ссылку с приглашением, мы можем проверить, был ли исполнитель нашим бывшим сотрудником.
Наладили выплаты
Постоянные проверки сведений в актах и ручные платежи занимали у бухгалтеров практически весь рабочий день. С Консоль.Про компания проводит выплаты за пять минут. Для этого сотрудники формируют пачку актов и отправляют в их личные кабинеты сразу всем исполнителям.
Курьеру приходит уведомление, он заходит личный кабинет и подписывает акт онлайн. Сразу после этого Консоль.Про переводит ему деньги с номинального счета.
В компании был случай, когда в акте была указана неверная дата оплаты, а вознаграждение исполнитель уже получил. Мы обратились в техническую поддержку Консоль.Про. Специалисты подсказали нам, что нужно аннулировать акт на платформе и создать новый. Мы так и поступили. Новый акт исполнитель подписал на платформе в тот же день, когда мы обнаружили ошибку и обратились за помощью.
Если бы такая ситуация возникла до сотрудничества Консоль.Про, нам бы пришлось самим заново оформлять акт, созваниваться с курьером. А затем ждать пока тот приедет в офис и подпишет скорректированный документ.
Оптимизировали обмен данными с «1С»
С помощью Консоль.Про компания больше не переживает, что документы потеряются. Все договоры, акты и чеки хранятся в одном месте, на платформе. А чтобы не переносить все данные из Консоль в «1С» вручную, специалисты Консоль.Про настроили интеграцию по API. Банковская выписка по всем курьерам попадает в «1С» автоматически.
Результаты
5-7 минут | 5 минут | Автоматически |
|---|---|---|
Уходит на онбординг и подписание договора | Уходит на формирование актов на платформе и оплату услуг | Все закрывающие документы попадают из платформы в «1С» |
Популярное по теме за месяц
Особенности работы самозанятым в 2024 году: плюсы и минусы
Как оформить самозанятого в 1С: Бухгалтерия 8.3: подробная инструкция
Могут ли самозанятые нанимать работников
