Чтобы расти и масштабироваться, Рыбная мануфактура № 1 (РМ№ 1) стала привлекать к сотрудничеству курьеров-самозанятых, в том числе иностранцев. С ростом количества исполнителей компания решила оптимизировать по ним весь документооборот и выплаты. В статье расскажем, как Консоль.Про помогла компании решить эти задачи.
О клиенте
Рыбная мануфактура № 1 — сеть рыбных ресторанов и магазинов по всей Москве. Посетители могут приобрести в магазинах охлажденную и замороженную рыбу, икру, морепродукты. А также попробовать готовые блюда в ресторанах благодаря совмещенному формату — прямо на одной локации. На сегодняшний день в Москве больше 10 ресторанов.
Продукцию можно заказать на дом или в офис. Курьеры компании ежедневно доставляют заказы в течение 45 минут.
Проблема. Много ручной работы и сложности в оплате
Компания хотела протестировать сотрудничество с курьерами. Поэтому сначала привлекла в рестораны несколько исполнителей. По ним сотрудники РМ№ 1 успевали вручную вести документооборот. Выплаты проводили раз в неделю каждому курьеру лично через расчетный счет компании.
Параллельно РМ№ 1 увеличивала количество ресторанов с курьерской доставкой и ожидала прирост исполнителей. Когда курьеров стало больше 10, нагрузка резко увеличилась. Нужно было проверить пакет документов по каждому исполнителю, подготовить в бумажном виде договоры и акты. Среди исполнителей был иностранец, по которому компания также обязана отчитываться в МВД.
Учитывая, что выплаты проводились еженедельно, необходимо было параллельно контролировать наличие подписанных актов. Если возникали задержки в оплате, компания сама разбиралась с банком. А после выплат постоянно напоминала курьерам присылать чеки.
Чтобы окончательно не утонуть в бумажной рутине и ускорить выплаты, РМ№ 1 быстро приняла решение автоматизировать все рабочие процессы с курьерами. С этим запросом компания и обратилась в Консоль.Про.
В начале марта 2024 года мы решили внедрить курьерские услуги сначала в одном ресторане, а через пару недель в трех. В процессе апробации понимали, что количество курьеров вырастет. Поэтому заранее стали искать платформу, которая позволила бы нам собирать все документы в одном месте, а выплаты проводить одновременно всем исполнителям.
Знали, что крупные сети с большим количеством исполнителей сотрудничают с самозанятыми через Консоль.Про. Модель сотрудничества компаний с исполнителями через платформу нас полностью устраивала. Уже в июне этого года мы также перешли в Консоль.Про. Сейчас через платформу нам оказывают услуги больше 16 курьеров. В дальнейшем со всеми новыми исполнителями мы будем сотрудничать только через нее.
Решение. Наладить выплаты и сбор документов через Консоль.Про
С помощью Консоль.Про компания смогла избавиться от бумажного документооборота и бесконечных напоминаний курьерам присылать чеки. Сбор всех закрывающих документов платформа взяла на себя.
Кроме этого, сотрудникам РМ№ 1 больше не нужно проверять статус курьера перед оплатой и контролировать сам процесс. Консоль.Про проверяет статус исполнителя перед оплатой услуг. А если возникают сложности с банком, техническая поддержка платформы оперативно решает все вопросы.
Также в компании ускорился онбординг исполнителей. Все документы самозанятые могут подписать дистанционно на самой платформе и сразу же приступать к оказанию услуг.
Что для этого сделали
Внедрили ЭДО и оформили ПЭП
Раньше, чтобы подготовить договоры, сотрудники запрашивали у курьеров паспортные данные, ИНН, СНИЛС и проверяли статус самозанятых. Затем на каждого исполнителя сотрудники тратили больше 15 минут, чтобы подготовить шаблон договора.
Готовый договор курьеры подписывали двумя способами: приезжали лично в офис или получали документ по почте и направляли скан с подписью. Акты исполнители могли подписать в офисе или прислать по почте.
Часто самозанятые не могли приехать на встречу, забывали отправить документы. Приходилось переносить встречи, постоянно переписываться и напоминать прислать договоры и акты в сканах.
Сейчас все данные по курьерам, в том числе исполнителям-иностранцам, автоматически сохраняются при регистрации на платформе. Сама регистрация в Консоль.Про занимает 5-7 минут.
Договоры и акты компании также хранятся на платформе. Чтобы подписать документы, РМ№ 1 и исполнители используют простую электронную подпись (ПЭП) — четырехзначный код из СМС, который вводится на самой платформе. Подпись имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная. А чтобы ее получить, не нужно никуда ходить или скачивать какие-либо программы. Она формируется в Консоль.Про автоматически и бесплатна для всех.
Автоматизировали выплаты
Сотрудникам РМ№ 1 больше не нужно вручную готовить и распечатывать акты, ждать, пока курьеры их подпишут, а бухгалтерия проведет по ним оплату. Теперь компания формирует пачку актов на всех исполнителей в виде Excel таблицы. Затем загружает акты в реестр на платформу.
Консоль.Про автоматически направляет все акты в личные кабинеты курьеров. Как только исполнитель подпишет акт, платформа переведет ему вознаграждение. А если курьер лишился статуса самозанятого, оплата не пройдет.
Акты с исполнителями мы обычно подписывали в конце дня по итогу выполненных услуг. К тому времени бухгалтерия уже не работала. Приходилось собирать подписанные документы, вносить их в общую системную папку и ждать следующего рабочего дня. На следующий день бухгалтеры видели все акты и начинали проводить оплату по каждому курьеру.
Мы стараемся проводить выплаты еженедельно, но вручную это может занимать несколько дней. И конечно, не всех курьеров это устраивало.
Сейчас с помощью платформы, оплата происходит день в день. Нам не нужно по каждому курьеру проверять подписан акт или нет, ждать, пока бухгалтерия проведет выплаты. Достаточно в течение 5 минут сформировать пачку актов на самой платформе, и когда исполнители их подпишут, Консоль.Про сразу же переведет им оплату.
Выплаты исполнителям РМ№ 1 проводят через номинальный счет. Это позволило компании освободить сотрудников от общения с банком, если возникнут проблемы с оплатой. Теперь этим занимаются специалисты технической поддержки Консоль.Про.
Автоматизировали сбор чеков
После оплаты услуг исполнители попросту могли забыть направить чек. А без него налоговая могла бы решить, что компания сотрудничала не с самозанятыми, а с физлицами без специального налогового статуса. Компании пришлось бы заплатить штраф, а также НДФЛ и страховые взносы за курьера.
Теперь РМ№ 1 гарантированно получает чеки по всем исполнителям. Документ автоматически формируется на платформе после выплат.
Минимизировали риски сотрудничества с исполнителями
Перед тем как загрузить договор на платформу, юристы Консоль.Про проанализировали его содержание. Так как РМ№ 1 занимается доставкой как рыбной продукции, так и готовых блюд, специалисты юридической поддержки внесли в договор два вида услуг: «Доставка готовой продукции» и «Доставка отдельных заказов». Это позволило компании разделить и конкретизировать услуги, тем самым снизив риски сотрудничества с курьерами.
Среди исполнителей компании есть курьеры из Кыргызстана. Если компания привлекла исполнителя-иностранца к оказанию услуг, то в течение трех рабочих дней обязана подать уведомление в МВД.
В потоке рабочих процессов и ручного документооборота был риск забыть это сделать и получить большой штраф. Поэтому для компании на платформе настроили автоматическое формирование уведомлений по иностранцам. Уведомление из платформы сотрудники РМ№ 1 могут передать лично в отделение МВД, либо отправить через Госуслуги.
Теперь у нас нет необходимости проверять у курьеров паспортные данные, ИНН, справку о постановке на учет НПД и другие документы. Все эти риски берет на себя Консоль.Про.
Еще платформа помогла снизить риски сотрудничества с нашими курьерами-иностранцами. В потоке исполнителей и актов можно забыть о том, что был принят иностранец, и упустить момент подачи уведомления в МВД. Консоль.Про стучится и напоминает нам о необходимости отправить уведомление.
Что дальше
Сейчас РМ№ 1 активно работают с менеджерами и специалистами техподдержки Консоль.Про над тем, чтобы подключить компанию к маркетплейсу сдельных услуг. С помощью маркетплейса компания сможет публиковать на платформе задания для привлечения новых курьеров.
Еще в планах — синхронизировать платформу Смартамато с Консоль.Про. Через Смартомато компания обрабатывает все заказы на доставку, которые поступают в магазины и рестораны. Интеграция Смартомато с Консоль.Про значительно ускорило бы оформление отчета по количеству и обработке заказов в компании.
Также РМ№ 1 планирует в будущем воспользоваться специальным модулем от Консоль.Про — информатор. С помощью него можно проанализировать отношения с самозанятыми и выявить риски, которые могут заинтересовать налоговую.
100% | Автоматически | Без рисков |
|---|---|---|
закрывающих документов получает компания | формируются чеки на платформе после выплат | компания оформляет сотрудничество с курьерами |
Популярное по теме за месяц
Игорь Афонин, «Афонин и Партнеры»: настроили взаимовыгодные отношения с блогерами
Артем Бабинов, «Сolife»: сотрудничают с собственниками жилья без бумаг
А1 TEAM: снизили риски сотрудничества с самозанятыми из разных стран
