Дмитрий Малков — предприниматель, который избавился от бумажного документооборота

Как свести бумажный документооборот к нулю, — рассказывает руководитель транспортной компании из Екатеринбурга

7 июня 2024 4 мин 142 1 комментарий

Дмитрий Малков — предприниматель, который уже четыре года руководит крупной транспортной компанией. Компания поставляет оптом автозапчасти для легковых автомобилей по всему Уралу. С компанией сотрудничают как самозанятые, так и ИП.

Мы попросили Дмитрия поделиться, как ему удалось свести бумажную документацию к нулю и наладить работу бухгалтерии.

Добрый день, меня зовут Дмитрий Малков, я предприниматель из Екатеринбурга

Компания предоставляет свои услуги с 2010 года и на сегодняшний день сотрудничает более чем с 300 исполнителями из разных городов Урала. Я сам руковожу процессом доставки исполнителями товаров до места назначения. Исполнители компании — водители-экспедиторы или курьеры.

За четыре года компания масштабировалась. Начался рост исполнителей. Я понял, что сотрудники просто «тонут» в бумагах. По каждому исполнителю мы оформляли разные сценарии договоров в двух экземплярах. Бухгалтеры каждую неделю формировали на исполнителей акты в двух экземплярах и проводили выплаты.

Сотрудникам приходилось по несколько дней ждать от исполнителей чеков и проверять, чтобы сведения в них сходились с данными в актах. В случае проверки со стороны госорганов я понимал, что компании будет сложно быстро найти нужные документы. Необходимо было перевести все в электронный формат. С этим запросом в 2023 году мы и пришли на платформу Консоль.Про.

С Консоль.Про мы смогли забыть о бумажном документообороте и собирать закрывающие документы мгновенно

В компании уже были типовые шаблоны договоров, актов и заданий. Нам оставалось только загрузить все на платформу. Сейчас мы оформляем сотрудничество с исполнителями, проводим выплаты вознаграждений и получаем закрывающие документы через Консоль.Про. Мы смогли реализовать нашу основную цель — избавиться от бумажной рутины и уменьшить нагрузку на бухгалтерию.

Теперь ни у меня, ни у бухгалтеров, ни тем более у исполнителей на руках нет ни единой бумаги. Все либо в мобильном приложении платформы в телефоне, либо на компьютере. В любой момент мы можем скачать необходимые документы по исполнителям из платформы.

Раньше компания тратила несколько дней, чтобы подписать документы с исполнителями → сейчас на это уходит 10 минут

Чтобы начать сотрудничество с исполнителями, нам приходилось через почту, либо с попутной машиной, передавать и получать от исполнителей договоры об оказании услуг. Они могли подписать договор не в тот же день, а на следующий, либо не отправить оригинал подписанного документа обратно. Все это осложняло процедуру онбординга.

Сейчас все наши самозанятые или ИП оформляют с нами сотрудничество через платформу Консоль.Про. Исполнитель сам в течение пяти минут регистрируется на платформе и подписывает договор простой электронной подписью (ПЭП). Для этого он вводит на платформу четырехзначный код из СМС. Если у наших исполнителей возникают какие-либо вопросы при регистрации или подписании документов, они всегда могут обратиться в поддержку Консоль.Про.

При необходимости мы также подписываем с исполнителями доп.соглашения, вносим корректировки в договоры о сотрудничестве. Компания сотрудничает с исполнителями по двум сценариями договоров, которые уже были в холдинге:

для водителей-экспедиторов. Они доставляют товары оптовыми партиями в компании;
для курьеров. Они развозят товары из интернет-магазинов физическим лицам.

К примеру, если менялись тарифы на услуги водителя-экспедитора или курьера, нам приходилось проходить все то же самое, что и при подписании договора. Мы отправляли скорректированный документ через почту или с попуткой и долго ждали его с подписью от исполнителя обратно.

Сейчас мы можем зайти на платформу, где уже загружены наши сценарии договоров, внести изменения, и отправить исполнителю ссылку-приглашение с новым вариантом документа. Самозанятый либо ИП переходит по ссылке и за секунду подписывает обновленный договор с помощью ПЭП. Старый договор хранится на платформе, а новый действует с момента подписания.

Консультация и помощь юристов Консоль.Про

На самом стартовом этапе сотрудничества с Консоль.Про мы также направили наши шаблоны договоров на анализ формулировок в документе. Сотрудники юридической поддержки проконсультировали нас о том, какие формулировки скорректировать в документе, чтобы избежать рисков переквалификаций договора из ГПХ в трудовой.

Сейчас, если мы хотим что-то скорректировать в договоре, включить какой-то блок или убрать, помимо наших юристов, мы также направляем документ на экспертизу юридической поддержки платформы.

Раньше бухгалтеры тратили целый рабочий день, чтобы провести выплаты исполнителям → сейчас на это уходит не более пяти минут

Каждую неделю наша бухгалтерия выделяла один рабочий день, чтобы выплатить вознаграждения для более чем 300 исполнителей. Сотрудники внимательно проверяли сумму выплат по актам и реквизиты исполнителей, на которые необходимо было каждому выслать вознаграждение. Если самозанятый или ИП менял реквизиты, он должен был заранее сообщить нам об этом. Мы уже, в свою очередь, должны были в нашей учетной системе оплаты внести изменения.

Исполнители могли забывать уведомлять нас об изменения в реквизитах. Из-за этого происходили технические сложности в выплате вознаграждений. Приходилось обращаться в банк и решать возникшие проблемы.

Сейчас все данные по выплате вознаграждений исполнителям бухгалтер вносит в реестр в виде таблицы Excel и загружает на платформу. По реестру на платформе формируется пачка актов — сразу на всех исполнителей. После того как исполнители подписывают акты на платформе, мы оплачиваем их услуги одним кликом через номинальный счет.

Такая процедура освободила нас от необходимости общаться с банком, если возникнут проблемы с операциями по счету. Все вопросы по переводу денежных средств берет на себя владелец счета — то есть платформа Консоль.Про.

Раньше бухгалтеры тратили несколько дней на сбор чеков → сейчас чеки формируются на платформе автоматически

Перед тем как начать сотрудничать с платформой Консоль.Про, мы выделили отдельного бухгалтера, который занимался исключительно сбором и ведением чеков от исполнителей. Чтобы собирать чеки, мы создали специальный адрес электронной почты. На этот адрес исполнители должны были электронным письмом выслать ссылку на чек.

Для работы с чеками сотрудник оформлял две таблицы в Excel. В первую таблицу бухгалтер вносил все ссылки на чеки, которые прислали исполнители. Во вторую — фиксировал, от каких самозанятых, ИП пришли или не пришли чеки, когда и каким письмом.

Бухгалтер составлял список из тех, кто выслал, и тех, кто не выслал чеки и передавал его мне. Я начинал созваниваться со всеми исполнителями, которые не выслали чек, и выяснял, в чем причина. Убеждал выслать закрывающийся документ как можно скорее. Это была проблема, которую я решал, тратя огромное количество времени.

С Консоль.Про мы забыли про эту проблему. Платформа сама формирует чеки за исполнителей после выплаты вознаграждения. Нам больше не надо дергать исполнителей и просить их отправить чек.

Также на моей практике был случай, когда исполнитель неверно указал в чеке сумму вознаграждения. Так как на платформе чеки формируются автоматически после оплаты услуги, мы можем больше не беспокоиться об ошибках в закрывающих документах.