Чеки самозанятого — это отчетные документы заказчика. С их помощью он подтверждает, что обязанность делать взносы в бюджет лежит на подрядчике и компания не нарушает закон.
За три года работы Консоль.Про успела посотрудничать с десятками заказчиков. В процессе взаимодействия с самозанятыми у них часто возникают одни и те же вопросы по поводу чеков. В статье собрали ответы на самые популярные из них. Мы расскажем, когда самозанятый должен выбить чек юридическому лицу, каков срок выдачи чека самозанятым при безналичной оплате и что делать, если самозанятый забыл пробить чек.
Оглавление
- Вопрос 1. Зачем нужен чек?
- Вопрос 2. Как самозанятый формирует чек?
- Вопрос 3. Что делать, если самозанятый не предоставил чек?
- Вопрос 4. Как понять, что чек настоящий?
- Вопрос 5. Что нужно проверить в чеке?
- Вопрос 6. Что делать, если в чеке ошибка?
- Вопрос 7. Что делать, если самозанятый аннулировал чек?
- Вопрос 8. Надо ли требовать с самозанятого чек за предоплату?
- Вопрос 9. Что грозит за ошибки в чеке или его отсутствие?
- Вопрос 10. Как принять к учету чек от самозанятого?
- Вопрос 11. Нужно ли упоминать чек в договоре?
- Вопрос 12. Сколько времени хранить чеки?
- Вопрос 13. Как перестать переживать по поводу чеков?
- Проверяем чек от самозанятого: памятка для компании
Вопрос 1. Зачем нужен чек?
Чек — отчетный документ, который самозанятый предоставляет заказчику. Компании чеки нужны для отчета перед налоговой: они доказывают, что организация действительно работает с самозанятым, а не укрывается от уплаты налогов.
Если компания не предоставит чек в налоговую, то отношения с самозанятым могут переквалифицировать в трудовые. А это грозит финансовыми потерями: принудительной оплатой налога на доходы физлица (НДФЛ) и страховых взносов за исполнителя, штрафами, пенями.
Для отчета налоговой нужен именно чек. Никакой другой документ не подойдет.
Вопрос 2. Как самозанятый формирует чек?
Когда исполнитель получает вознаграждение, он формирует чек на сайте или в приложении «Мой налог». Таким способом самозанятый фиксирует доход, который облагается налогом на профессиональный доход (НПД).
Вопрос 3. Что делать, если самозанятый не предоставил чек?
По закону самозанятый должен предоставить чек заказчику, а если не сделает этого, то будет выплачивать штраф.
Если исполнитель совершил нарушение впервые, то размер штрафа — 20% от платежа.
Если исполнитель совершил повторное нарушение в течение полугода, то размер штрафа — 100% от полученной суммы (ст. 129.13 НК).
Срок предоставления чека от самозанятого юридическому лицу устанавливает ст. 14 ФЗ от 27 ноября 2018 г. № 422. Так, чек надо сформировать и передать заказчику в момент расчета наличными деньгами или с использованием электронных средств платежа. При расчете в безналичном порядке чек надо сформировать и передать не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произошел расчет.
В договоре можно предусмотреть санкции, если самозанятый не выдал чек юридическому лицу. Например, оговорить штраф в размере компенсаций НДФЛ, взносов и пеней, если компании придется их выплатить.
Если вы не получили чек от исполнителя, то напомните ему о возможных штрафах. Если предупреждение не подействовало, можно отправить жалобу в налоговую. Главное — не ждать проверок и санкций от контролирующего органа.
В случае, когда самозанятый так и не передал чек, вознаграждение, которое ему выплатили, следует оформить как расчет с физлицом. А это значит, что компании придется заплатить недоимку по страховым взносам, НДФЛ и пени за каждый день просрочки, а также предоставить уточненную отчетность в налоговую и страховые фонды.
Чек от самозанятого не нужен только в одном случае: если вы перечислили деньги исполнителю, но он не успел передать вам отчетный документ, потому что умер. Подробнее об этом читайте в статье «ЧП в компании: сравниваем ответственность перед самозанятым и работником по ТК».
Вопрос 4. Как понять, что чек настоящий?
Проверить чек самозанятого можно по QR-коду. Отсканируйте его камерой смартфона. Если чек подлинный, такой же документ откроется на сайте lknpd.nalog.ru. Если страница не откроется или появится ошибка, чек недействителен.
Вопрос 5. Что нужно проверить в чеке?
Если самозанятый ошибется при заполнении чека и пришлет вам некорректный документ, то налоговая может прийти в компанию с внеплановой проверкой. Поэтому заказчику важно проверять правильность данных.
Большинство полей в чеке формируются автоматически, но есть пункты, которые исполнитель заполняет самостоятельно. Их следует проверять с особой внимательностью.
ИНН компании. Если ИНН указан неправильно, то компании придется доказывать, что самозанятый оказывал услуги именно ей.
Сумма чека. Надо писать сумму вознаграждения без вычета НПД. Если в чеке сумма выплаты будет меньше, чем в декларации о расходах компании, у налоговой появятся вопросы и она может доначислить налог на разницу.
Наименование товара и услуги. Важно, чтобы был указан не процесс, а конкретный результат деятельности. Нельзя использовать терминологию Трудового кодекса, например, слова «работа», «оклад», «график», «премия».
Советуем проверять чек дважды.
Сразу после получения. Исполнителя можно тут же попросить аннулировать некорректный чек и сформировать новый.
Перед закрытием отчетного периода и передачей отчетности в налоговую.
Вопрос 6. Что делать, если в чеке ошибка?
Если самозанятый все-таки допустил ошибку, попросите его аннулировать неправильный чек в приложении «Мой налог» и сформировать новый.
Вопрос 7. Что делать, если самозанятый аннулировал чек?
Самозанятый может аннулировать чек на сайте или в приложении «Мой налог». Это законно в двух случаях:
если в чеке есть ошибка и исполнитель формирует новый исправленный документ;
если самозанятый аннулировал чек, потому что вернул деньги компании.
В таких ситуациях ничего делать не нужно.
Но бывают и другие примеры. Они касаются недобросовестных плательщиков НПД, которые хотят платить меньше налогов.
Представим ситуацию: самозанятый строитель Семен положил ламинат в новом офисе туристического агентства «Шаги». За это исполнитель получил 50 000 ₽. Семен оформил чек по всем правилам и передал его менеджеру «Шагов». Но потом строитель решил схитрить и аннулировал документ, чтобы не платить 3 000 ₽ налогов.
В таком случае компания имеет право принять расходы на самозанятого к учету, если у нее есть чек (письмо ФНС от 28 октября 2021 г. №ПА-4−20/15 213@). Надо обратиться в налоговую с документами, которые подтверждают оказание услуг и факт оплаты. ФНС инициирует проверку такого исполнителя.
Вопрос 8. Надо ли требовать с самозанятого чек за предоплату?
Представим ситуацию: компания «Ромашка» нашла самозанятого маркетолога для запуска рекламной кампании. Но у него был негативный опыт с другим заказчиком, который не выплатил вознаграждение. Поэтому маркетолог просит, чтобы «Ромашка» перечислила предоплату.
По общему правилу для компании безопаснее, если самозанятый оформляет чек на каждый денежный перевод заказчика. Но попробуем разобраться подробнее, что об этом говорит закон.
Закон не обязывает самозанятого передавать заказчику чек за предоплату, но и запрет на это отсутствует. Нет указания, что предоплату можно считать расчетами от реализации товаров и услуг, ведь сама реализация еще не произошла (ч. 1 ст. 14 ФЗ от 27 ноября 2018 г. № 422). Но если самозанятый вынужден будет вернуть предоплату, то уменьшается его доход (ч. 3 ст. 8 ФЗ от 27 ноября 2018 г. № 422). А это значит, что предоплата — это доход для режима НПД. Соответственно, предоплата — основание для передачи клиенту сформированного чека.
Получается, что удобнее всего закрепить условие о предоплате в договоре с самозанятым. При этом надо указать процент предоплаты от общей суммы договора.
Как прописать в договоре:
«Оплата осуществляется по факту выполнения работ при заключении договора. Предусмотрена предоплата 50%, остальное вознаграждение Заказчик перечисляет после подписания акта приема-передачи услуг».
Важно, чтобы в чеке за предоплату не было слова «аванс». Это трудовая терминология, из-за которой ФНС может начать проверку.
Вопрос 9. Что грозит за ошибки в чеке или его отсутствие?
Разберемся, что будет, если самозанятый не передаст чек компании или оформит документ с ошибками.
Самозанятый не предоставил чек — последствия для организации:
ФНС откажется признавать расходы. А это значит, что при расчете налоговой базы компания не сможет учесть в расходах вознаграждение, которое выплатила самозанятому. Это важно юрлицам и индивидуальным предпринимателям на общей системе налогообложения, упрощенной системе «Доходы минус расходы» и едином сельскохозяйственном налоге. В итоге размер налога будет больше.
Компанию ждут штрафы за занижение базы налогообложения. Удерживается 20% от налоговой недоимки. Если ФНС докажет умышленное занижение, то штраф увеличится до 40% от недоимки (ст. 122 НК).
ФНС переквалифицирует отношения с самозанятым в трудовые. Тогда компании придется выплачивать НДФЛ и страховые взносы за исполнителя за весь период сотрудничества. А трудовая инспекция выпишет штраф — до 100 000 ₽ (ст. 5.27 КоАП).
Заказчику грозят штрафы за грубое нарушение правил бухучета. За однократное нарушение размер штрафа — 10 000 ₽, за повторное — 30 000 ₽ (ст. 120 НК).
Если самозанятый неверно отразил в чеке доход за минусом своих накладных расходов или суммы НПД, то вы должны исключить разницу из состава расходов — из-за отсутствия документального подтверждения затрат (п. 1 ст. 252 НК). Возникшую из-за ошибки переплату нужно отнести на финансирование за счет чистой прибыли, оставшейся после уплаты налогов.
Вопрос 10. Как принять к учету чек от самозанятого?
Режим самозанятости не меняет процесс отражения операций в бухгалтерском учете. Формируемая корреспонденция счетов аналогична сотрудничеству с предпринимателями — неплательщиками НДС.
Самозанятых нужно учитывать на субсчетах активно-пассивных счетов 60 и 76 в качестве поставщиков либо прочих дебиторов и кредиторов. Определяющие критерии для разграничения — это не статус гражданина, а вид затрат для вас как юрлица.
Бухгалтерские проводки по операциям с плательщиками НПД выглядят так.
В состав оборотных или необоротных активов в бухгалтерском учете можно включить только продукцию собственного производства самозанятого, поскольку закон запрещает ему перепродажу.
При ведении учета в «1С» бухгалтеры часто допускают такую ошибку: отражают операции с самозанятыми в документах для расчетов со штатным персоналом, например, в платежных ведомостях. Или собирают всех плательщиков НПД на отдельном субсчете. Это упрощает работу бухгалтерии, но и привлекает внимание налоговых органов. Подобное отражение в сгруппированных учетных регистрах может вызвать подозрение в трудовом характере отношений. Особенно если самозанятых больше, чем штатных сотрудников.
Вопрос 11. Нужно ли упоминать чек в договоре?
Чтобы с самого старта наладить безопасное сотрудничество с самозанятым, в договоре следует указать его обязанность предоставлять заказчику чек и запрет на безосновательную аннуляцию документа.
Как прописать в договоре:
«При произведении расчетов, связанных с получением доходов от оказания Услуг Заказчику, Исполнитель обязан сформировать чек и обеспечить его передачу в соответствии с правилами статьи 14 Федерального закона от 27 ноября 2018 г. № 422-ФЗ, если иное не предусмотрено указанным Федеральным законом.
Исполнитель обязуется уплатить пеню в размере _____ за каждый день просрочки передачи чека Заказчику, а также возместить убытки, возникшие у Заказчика в связи с непередачей чека. Выплата пени и возмещение убытков не освобождает Исполнителя от обязанности передать Заказчику чек».
В таком случае, даже если самозанятый срок выдачи чека пропустил, вся ответственность ложится на него.
Вопрос 12. Сколько времени хранить чеки?
Чеки — это первичные документы, компаниям их нужно хранить 5 лет. Можно хранить в электронном или бумажном виде.
Вопрос 13. Как перестать переживать по поводу чеков?
Если на учет чеков от самозанятых уходит слишком много времени и трудовых ресурсов, то можно воспользоваться системой автоматизации.
Консоль.Про уже три года помогает компаниям наладить безопасное сотрудничество с самозанятыми. Одна из возможностей платформы — автоматизация работы с чеками. Мы уведомим вас, если отчетный документ аннулируют.
Консоль.Про автоматически прикрепляет чеки к закрывающим документам. Формировать чеки можно одновременно для десятков и даже сотен исполнителей. Достаточно заполнить такую таблицу.
На основании этой информации акты формируются автоматически. Затем в чеки из ФНС подгружается информация из актов, они отображаются у компании и самозанятого исполнителя — никаких ошибок или дополнительных проверок.
Проверяем чек от самозанятого: памятка для компании
Составили для вас памятку, которая подскажет, как действовать при проверке чека, полученного от самозанятого.
Оставьте заявку, и мы расскажем, как Консоль.Про может вам помочь
Популярное по теме за месяц
Пенсия для самозанятых: стоит ли платить взносы в СФР
Договор подряда с самозанятым: что важно учесть
Как ИП работать с самозанятыми
