Чеки от самозанятых подтверждают расходы компании и уменьшают сумму, которая облагается налогом. Второй, более важный момент: если чека нет, отношения с самозанятым могут быть переквалифицированы в трудовые, и компания должна будет заплатить за него НДФЛ и страховые взносы как за физическое лицо. Никакой другой документ вместо чека не подойдет. Например, подтверждение платежа из банка выглядит достоверно, но чек оно не заменит.

Оглавление

Как формируется и передается чек

Когда исполнитель получает вознаграждение, он формирует чек в приложении «Мой налог». Таким способом самозанятый фиксирует доход, который облагается НПД.

Далее он должен передать чек заказчику в электронном виде или на бумажном носителе (п. 1 ст. 14 закона № 422-ФЗ). Бумажный документ можно доставить лично, отправить почтой или курьером. Электронный чек пересылается на email, по СМС, в мессенджер (п. 5 ст. 14 закона № 422-ФЗ). Клиент также может считать его в виде QR-кода.

Каким способом вам удобнее получать чек, пропишите в договоре. Как и ответственность за его непредоставление, например штраф в размере компенсации НДФЛ, страховых взносов и т. д. Если самозанятый не предоставит чек, ему грозят штрафы и от налоговой инспекции. При первом нарушении — 20% от суммы выплаты. При повторном в течение полугода — в размере 100% от выплаты (ст. 129.13 НК РФ).

Срок передачи чека заказчику зависит от способа расчета:

  • При оплате наличными, на карту или электронный кошелек самозанятый формирует и передает чек сразу после получения денег.

  • При перечислении на расчетный счет — не позднее 9 числа месяца, следующего за налоговым периодом — месяцем, в котором совершена выплата (п. 3 ст. 14 закона № 422-ФЗ). Например, если заказчик перечислил деньги безналичным способом в октябре, то отправить чек исполнитель должен до 9 ноября включительно.

Чек недостаточно получить — его еще нужно проверить.

Как проверить подлинность чека

Подлинность обычного кассового чека легко установить с помощью различных мобильных сервисов, подключенных к системе ФНС. Однако самозанятые не обязаны использовать контрольно-кассовую технику (п. 2.2 ст. 2 закона № 54-ФЗ), данные с которой передает в налоговую посредник — оператор фискальных данных (ОФД).

Есть только один онлайн-способ проверить чек самозанятого на подлинность — по QR-коду на сайте налоговой. Код можно отсканировать камерой смартфона. Если чек подлинный, он откроется на сайте lknpd.nalog.ru. Если страница не открывается или появляется ошибка, чек недействителен.

Что нужно проверить в чеке

Если чек подлинный, нужно проверить его содержимое. Любая ошибка может спровоцировать внеплановую проверку, в ходе которой вам могут доначислить недоимки по налогам, страховым взносам и даже оштрафовать за искажение налогооблагаемой базы (ст. 54.1 НК РФ).

Лучше проверять чек и статус самозанятого дважды:

  • Сразу, как только вы его получили. В случае ошибки по горячим следам попросите исполнителя аннулировать прежний и сформировать новый документ.

  • Перед закрытием отчетного периода и передачей отчетности в налоговую.

Какие поля в чеке обязательны

Чек должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. 6 ст. 14 закона № 422-ФЗ):

  • Наименование расчетного документа, дату и время проведения расчетов.

  • ФИО и ИНН плательщика НПД, название льготного экспериментального режима.

  • Наименование товара/услуги.

  • Сумма расчетов.

  • ИНН заказчика.

  • QR-код — позволяет считывать и проверять сведения об операции в автоматизированной системе налогового органа.

  • Название и ИНН оператора электронного сервиса или банка, если они участвуют в расчетах.

  • Уникальный номер документа в автоматизированной информационной системе налоговиков.

Большинство полей в чеке автоматически формируется приложением, но есть пункты, которые заполняются исполнителем. Их следует проверить внимательно.

Проверьте ИНН компании

ИНН компании, которой самозанятый оказывает услуги, отображается в чеке в графе «Покупатель». Проверьте, чтобы он был корректным. Иначе придется доказывать налоговой, что самозанятый на самом деле оказывал услуги вам, а не другой компании.

Проверьте сумму чека

Сумма расчетов должна быть в режиме брутто — без вычета НПД, уплачиваемого в бюджет, и других расходов самозанятого. То есть налогоплательщик обязан указать полную сумму полученного от заказчика вознаграждения — нельзя, например, вычесть затраты на проезд или покупку оборудования.

Если в чеке сумма выплаты будет меньше, чем в вашей декларации о расходах, у налоговой появятся вопросы и она доначислит налог на разницу.

Проверьте графу «Наименование товара/услуги»

Информация из этой графы может нести признаки трудовых отношений. Тогда у налоговой при проверке появятся вопросы, за которыми может последовать переквалификация правоотношений в трудовые, доначисление налогов и страховых взносов. В графе нужно указать не процесс, а конкретный результат деятельности самозанятого.

❌ процесс

✅ результат

доставка еды по городу

доставка 5 пицц по таким-то адресам

услуги дизайнера

подготовка 10 презентаций на 15 слайдов каждая

написание текстов для компании

подготовка текста объемом 10 000 знаков

Нельзя указывать:

  • название должностей: «корректор», «дизайнер», «бухгалтер»;

  • всё, что относится к трудовым отношениям: «работа», «оклад», «график», «премия» и «аванс». Налоговая может посчитать, что отношения с самозанятым в таком случае не ГПХ, а трудовые;

  • всё, что не относится к услугам самозанятого: номера актов или договоров, ФИО исполнителя, суммы выплат.

Что грозит за ошибки в чеке или его отсутствие

Единственно верное сочетание — статус самозанятого подтвержден, у вас есть подлинный корректно заполненный чек, причем сумма в чеке соответствует той, что вы заплатили.

Что может произойти, если условия не соблюдены:

  • Отказ ФНС в признании расходов. Учесть в расходах сумму вознаграждения, выплаченную самозанятому, при расчете налоговой базы не удастся. Это важно юрлицам и ИП на УСН «Доходы минус расходы», ОСН и ЕСХН — размер налога будет больше.

  • Штрафы за занижение базы налогообложения. Удерживается 20% от налоговой недоимки. Если ФНС докажет умышленное занижение, сумма увеличится до 40% от недоимки (ст. 122 НК РФ).

  • Переквалификация в трудовые отношения и доначисление за весь период сотрудничества с самозанятым налогов и страховых взносов. Штрафы от трудовой инспекции за нарушение трудового законодательства при переквалификации — до 100 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

  • Штрафы за грубое нарушение правил бухучета. За однократное нарушение размер штрафа — 10 000 рублей, при повторении увеличится до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ).

Если самозанятый неверно отразил в чеке доход за минусом своих накладных расходов или суммы НПД, то вы должны исключить разницу из состава расходов — из-за отсутствия документального подтверждения затрат (п. 1 ст. 252 НК РФ). Возникшую из-за ошибки переплату нужно отнести на финансирование за счет чистой прибыли, оставшейся после уплаты налогов.

Еще по теме: Как проверить статус самозанятого.

Когда готовите бухгалтерскую отчетность и формируете декларации о прибыли и расходах, проверяйте чеки самозанятых. Если чек аннулирован, налоговая может посчитать, что компания сотрудничала с физлицом без статуса по договору ГПХ.

Например: вы заплатили самозанятому дизайнеру 100 000 рублей за десять баннеров. При проверке оказалось, что чек аннулирован. Получается, 100 000 рублей компания заплатила не самозанятому, а физлицу без статуса. С этой суммы придется заплатить 13% НДФЛ и страховые взносы.

Что делать, если самозанятый аннулировал чек

Плательщик НПД вправе аннулировать чек в приложении «Мой налог». Если в чеке есть ошибка, он удалит неверный документ и сформирует новый. Если исполнитель по каким-то причинам вернул деньги компании, чек также нужно аннулировать.

В этих случаях ничего делать не нужно. Вы либо получите корректный чек и учтете его в расходах, либо чек вам просто не понадобится. Однако есть и незаконные схемы. Аннулирование чека снижает налогооблагаемую базу самозанятого. Он передает чек компании, затем аннулирует документ — и ему начисляют меньшую сумму налога.

Если самозанятый аннулировал чек, но не вернул деньги, компания вправе принять расходы на самозанятого к учету при условии, что у нее есть чек (письмо ФНС от 28.10.2021 года № ПА-4−20/15 213@). Обращайтесь в налоговую службу с документами, подтверждающими оказание услуг и факт оплаты. Налоговый орган инициирует проверку плательщика НПД.

Читайте также:

Что делать, если самозанятый аннулировал чек
Самозанятый решил сэкономить на налогах и аннулировал чек: как компании избежать проблем с ФНС

Как не проверять чеки и быть уверенным, что с документами все в порядке

Платформа Консоль. Про автоматизирует работу с чеками и автоматически прикрепляет их к закрывающим документам. Формировать чеки можно одновременно для десятков (и даже сотен!) исполнителей. Достаточно заполнить такую табличку:

Чтобы автоматизировать правильное оформление чеков нужно один раз заполнить таблицу

На основании этой информации акты формируются автоматически. Затем в чеки из ФНС подгружается информация из актов, они отображаются у компании и самозанятого исполнителя — никаких ошибок или дополнительных проверок.

Попробуйте сами в бесплатной демоверсии.

Популярное по теме за месяц

Войдите, чтобы оставить комментарий
Ваше мнение?
Что нового
Гайды, кейсы и обсуждения в наших соцсетях