Чеки от самозанятых подтверждают расходы компании и уменьшают сумму, которая облагается налогом. Второй, более важный момент: если документа нет, отношения с самозанятым могут быть переквалифицированы в трудовые, и компания должна будет заплатить за него НДФЛ и страховые взносы как за физическое лицо. Никакой другой документ не подойдет. В статье расскажем: как их формировать и передавать, а также убедиться в подлинности документа.
Оглавление
Как формировать и передавать чеки
Когда исполнитель получает вознаграждение, он формирует чек в приложении «Мой налог». Таким способом самозанятый фиксирует доход, который облагается НПД.
Далее он передает его заказчику в электронном виде или на бумажном носителе (п. 1 ст. 14 закона № 422-ФЗ). Бумажный документ можно доставить лично, отправить почтой или курьером. Электронный — пересылают на email, по СМС, в мессенджер (п. 5 ст. 14 закона № 422-ФЗ). Клиент также может считать его в виде QR-кода.
Каким способом вам удобнее получать чеки, пропишите в договоре. Как и ответственность за его непредоставление, например штраф в размере компенсации НДФЛ, страховых взносов и т. д. Если самозанятый не предоставит документ, ему грозят штрафы и от ИФНС. При первом нарушении — 20% от суммы выплаты. При повторном в течение полугода — в размере 100% от выплаты (ст. 129.13 НК РФ).
Срок передачи чека заказчику зависит от способа расчета:
При оплате наличными, на карту или электронный кошелек самозанятый формирует и передает их сразу после получения денег.
При перечислении на расчетный счет — не позднее 9 числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем, в котором совершена выплата (п. 3 ст. 14 закона № 422-ФЗ).
Как убедиться в подлинности чека
Подлинность обычного кассового чека легко установить с помощью различных мобильных сервисов, подключенных к системе ИФНС. Однако самозанятые не обязаны использовать контрольно-кассовую технику, данные с которой передает в инспекцию посредник — оператор фискальных данных (ОФД) (п. 2.2 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
Есть только один онлайн-способ выяснить подлинность чека самозанятого — по QR-коду на сайте ФНС. Код можно отсканировать камерой смартфона. Если он подлинный, то откроется на сайте lknpd.nalog.ru. Если страница не открывается или появляется ошибка, то документ недействителен.
Лучше проверять чеки и статус самозанятого дважды:
Сразу, как только вы его получили. В случае ошибки по горячим следам попросите исполнителя аннулировать прежний и сформировать новый документ.
Перед закрытием отчетного периода и передачей отчетности в ИФНС.
Что делать, если самозанятый аннулировал чек, читайте в отдельной статье.
Какие поля в чеке обязательны
Проверьте в чеке обязательные реквизиты (п. 6 ст. 14 закона № 422-ФЗ):
Наименование расчетного документа, дату и время проведения расчетов.
ФИО и ИНН плательщика НПД, название льготного экспериментального режима.
Наименование товара/услуги.
Сумма расчетов.
ИНН заказчика.
QR-код — позволяет считывать и проверять сведения об операции в автоматизированной системе ИФНС.
Название и ИНН оператора электронного сервиса или банка, если они участвуют в расчетах.
Уникальный номер документа в автоматизированной информационной системе налоговиков.
Большинство полей автоматически формируется приложением, но есть пункты, которые заполняются исполнителем. Убедитесь, что все написано верно.
Проверьте ИНН компании
ИНН компании, которой самозанятый оказывает услуги, отображается в графе «Покупатель». Он должен быть корректным. Иначе придется доказывать, что самозанятый на самом деле оказывал услуги вам, а не другой компании.
Проверьте сумму
Сумма расчетов должна быть в режиме брутто — без вычета НПД, уплачиваемого в бюджет, и других расходов самозанятого. То есть налогоплательщик обязан указать полную сумму полученного от заказчика вознаграждения — нельзя, например, вычесть затраты на проезд или покупку оборудования.
Если в чеке сумма выплаты будет меньше, чем в вашей декларации о расходах, у инспекторов появятся вопросы и она доначислит налог на разницу.
Проверьте графу «Наименование товара/услуги»
Информация из этой графы может нести признаки трудовых отношений. Тогда у проверяющих появятся вопросы, за которыми может последовать переквалификация правоотношений в трудовые, доначисление налогов и страховых взносов. В графе нужно указать не процесс, а конкретный результат деятельности самозанятого.
❌ процесс | ✅ результат |
|---|---|
доставка еды по городу | доставка 5 пицц по таким-то адресам |
услуги дизайнера | подготовка 10 презентаций на 15 слайдов каждая |
написание текстов для компании | подготовка текста объемом 10 000 знаков |
Нельзя указывать:
название должностей: «корректор», «дизайнер», «бухгалтер»;
всё, что относится к трудовым отношениям: «работа», «оклад», «график», «премия» и «аванс». Налоговики могут посчитать, что отношения с самозанятым в таком случае не ГПХ, а трудовые;
всё, что не относится к услугам самозанятого: номера актов или договоров, ФИО исполнителя, суммы выплат.
Что грозит за ошибки в чеке или его отсутствие
Что может произойти, если у компании нет корректно заполненного документа от самозанятого, в котором указана выплачена сумма вознаграждения:
Отказ налоговой службы в признании расходов. Учесть в расходах сумму вознаграждения, выплаченную самозанятому, при расчете налоговой базы не удастся. Это важно юрлицам и ИП на УСН «Доходы минус расходы», ОСН и ЕСХН — размер налога будет больше.
Штрафы за занижение базы налогообложения. Удерживается 20% от налоговой недоимки. Если ФНС докажет умышленное занижение, сумма увеличится до 40% от недоимки (ст. 122 НК РФ).
Переквалификация в трудовые отношения и доначисление за весь период сотрудничества с самозанятым налогов и страховых взносов. Штрафы от трудовой инспекции за нарушение трудового законодательства при переквалификации — до 100 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Штрафы за грубое нарушение правил бухучета. За однократное нарушение размер штрафа — 10 тыс. рублей, при повторении увеличится до 30 тыс. рублей (ст. 120 НК РФ).
Если самозанятый неверно отразил в чеке доход за минусом своих накладных расходов или суммы НПД, то вы должны исключить разницу из состава расходов — из-за отсутствия документального подтверждения затрат (п. 1 ст. 252 НК РФ). Возникшую из-за ошибки переплату нужно отнести на финансирование за счет чистой прибыли, оставшейся после уплаты налогов.
Как не проверять чеки и быть уверенным, что с документами все в порядке
Платформа Консоль систематизирует работу с чеками и автоматически прикрепляет их к закрывающим документам. Формировать их можно одновременно для десятков (и даже сотен!) исполнителей. Достаточно заполнить такую табличку:
На основании этой информации акты формируются автоматически. Затем из ФНС подгружается информация из актов, они отображаются у компании и самозанятого исполнителя — никаких ошибок или дополнительных проверок.
Попробуйте сами в бесплатной демоверсии.
Популярное по теме за месяц
Договор подряда на строительные и ремонтные работы: как составить
Эквайринг для самозанятых: как и зачем подключать
Мораторий на проверки бизнеса: как в 2025 году контролируют компании и ИП
