Чеки от самозанятых подтверждают расходы компании и уменьшают сумму, которая облагается налогом. Второй, более важный момент: если чека нет, отношения с самозанятым могут быть переквалифицированы в трудовые, и компания должна будет заплатить за него НДФЛ и страховые взносы как за физическое лицо. Никакой другой документ вместо чека не подойдет. Например, подтверждение платежа из банка выглядит достоверно, но чек оно не заменит.
Оглавление
Как формируется и передается чек
Когда исполнитель получает вознаграждение, он формирует чек в приложении «Мой налог». Таким способом самозанятый фиксирует доход, который облагается НПД.
Далее он должен передать чек заказчику в электронном виде или на бумажном носителе (п. 1 ст. 14 закона № 422-ФЗ). Бумажный документ можно доставить лично, отправить почтой или курьером. Электронный чек пересылается на email, по СМС, в мессенджер (п. 5 ст. 14 закона № 422-ФЗ). Клиент также может считать его в виде QR-кода.
Каким способом вам удобнее получать чек, пропишите в договоре. Как и ответственность за его непредоставление, например штраф в размере компенсации НДФЛ, страховых взносов и т. д. Если самозанятый не предоставит чек, ему грозят штрафы и от налоговой инспекции. При первом нарушении — 20% от суммы выплаты. При повторном в течение полугода — в размере 100% от выплаты (ст. 129.13 НК РФ).
Срок передачи чека заказчику зависит от способа расчета:
При оплате наличными, на карту или электронный кошелек самозанятый формирует и передает чек сразу после получения денег.
При перечислении на расчетный счет — не позднее 9 числа месяца, следующего за налоговым периодом — месяцем, в котором совершена выплата (п. 3 ст. 14 закона № 422-ФЗ). Например, если заказчик перечислил деньги безналичным способом в октябре, то отправить чек исполнитель должен до 9 ноября включительно.
Чек недостаточно получить — его еще нужно проверить.
Как проверить подлинность чека
Подлинность обычного кассового чека легко установить с помощью различных мобильных сервисов, подключенных к системе ФНС. Однако самозанятые не обязаны использовать контрольно-кассовую технику (п. 2.2 ст. 2 закона № 54-ФЗ), данные с которой передает в налоговую посредник — оператор фискальных данных (ОФД).
Есть только один онлайн-способ проверить чек самозанятого на подлинность — по QR-коду на сайте налоговой. Код можно отсканировать камерой смартфона. Если чек подлинный, он откроется на сайте lknpd.nalog.ru. Если страница не открывается или появляется ошибка, чек недействителен.
Что нужно проверить в чеке
Если чек подлинный, нужно проверить его содержимое. Любая ошибка может спровоцировать внеплановую проверку, в ходе которой вам могут доначислить недоимки по налогам, страховым взносам и даже оштрафовать за искажение налогооблагаемой базы (ст. 54.1 НК РФ).
Лучше проверять чек и статус самозанятого дважды:
Сразу, как только вы его получили. В случае ошибки по горячим следам попросите исполнителя аннулировать прежний и сформировать новый документ.
Перед закрытием отчетного периода и передачей отчетности в налоговую.
Какие поля в чеке обязательны
Чек должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. 6 ст. 14 закона № 422-ФЗ):
Наименование расчетного документа, дату и время проведения расчетов.
ФИО и ИНН плательщика НПД, название льготного экспериментального режима.
Наименование товара/услуги.
Сумма расчетов.
ИНН заказчика.
QR-код — позволяет считывать и проверять сведения об операции в автоматизированной системе налогового органа.
Название и ИНН оператора электронного сервиса или банка, если они участвуют в расчетах.
Уникальный номер документа в автоматизированной информационной системе налоговиков.
Большинство полей в чеке автоматически формируется приложением, но есть пункты, которые заполняются исполнителем. Их следует проверить внимательно.
Проверьте ИНН компании
ИНН компании, которой самозанятый оказывает услуги, отображается в чеке в графе «Покупатель». Проверьте, чтобы он был корректным. Иначе придется доказывать налоговой, что самозанятый на самом деле оказывал услуги вам, а не другой компании.
Проверьте сумму чека
Сумма расчетов должна быть в режиме брутто — без вычета НПД, уплачиваемого в бюджет, и других расходов самозанятого. То есть налогоплательщик обязан указать полную сумму полученного от заказчика вознаграждения — нельзя, например, вычесть затраты на проезд или покупку оборудования.
Если в чеке сумма выплаты будет меньше, чем в вашей декларации о расходах, у налоговой появятся вопросы и она доначислит налог на разницу.
Проверьте графу «Наименование товара/услуги»
Информация из этой графы может нести признаки трудовых отношений. Тогда у налоговой при проверке появятся вопросы, за которыми может последовать переквалификация правоотношений в трудовые, доначисление налогов и страховых взносов. В графе нужно указать не процесс, а конкретный результат деятельности самозанятого.
❌ процесс | ✅ результат |
|---|---|
доставка еды по городу | доставка 5 пицц по таким-то адресам |
услуги дизайнера | подготовка 10 презентаций на 15 слайдов каждая |
написание текстов для компании | подготовка текста объемом 10 000 знаков |
Нельзя указывать:
название должностей: «корректор», «дизайнер», «бухгалтер»;
всё, что относится к трудовым отношениям: «работа», «оклад», «график», «премия» и «аванс». Налоговая может посчитать, что отношения с самозанятым в таком случае не ГПХ, а трудовые;
всё, что не относится к услугам самозанятого: номера актов или договоров, ФИО исполнителя, суммы выплат.
Что грозит за ошибки в чеке или его отсутствие
Единственно верное сочетание — статус самозанятого подтвержден, у вас есть подлинный корректно заполненный чек, причем сумма в чеке соответствует той, что вы заплатили.
Что может произойти, если условия не соблюдены:
Отказ ФНС в признании расходов. Учесть в расходах сумму вознаграждения, выплаченную самозанятому, при расчете налоговой базы не удастся. Это важно юрлицам и ИП на УСН «Доходы минус расходы», ОСН и ЕСХН — размер налога будет больше.
Штрафы за занижение базы налогообложения. Удерживается 20% от налоговой недоимки. Если ФНС докажет умышленное занижение, сумма увеличится до 40% от недоимки (ст. 122 НК РФ).
Переквалификация в трудовые отношения и доначисление за весь период сотрудничества с самозанятым налогов и страховых взносов. Штрафы от трудовой инспекции за нарушение трудового законодательства при переквалификации — до 100 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Штрафы за грубое нарушение правил бухучета. За однократное нарушение размер штрафа — 10 000 рублей, при повторении увеличится до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ).
Если самозанятый неверно отразил в чеке доход за минусом своих накладных расходов или суммы НПД, то вы должны исключить разницу из состава расходов — из-за отсутствия документального подтверждения затрат (п. 1 ст. 252 НК РФ). Возникшую из-за ошибки переплату нужно отнести на финансирование за счет чистой прибыли, оставшейся после уплаты налогов.
Еще по теме: Как проверить статус самозанятого.
Когда готовите бухгалтерскую отчетность и формируете декларации о прибыли и расходах, проверяйте чеки самозанятых. Если чек аннулирован, налоговая может посчитать, что компания сотрудничала с физлицом без статуса по договору ГПХ.
Например: вы заплатили самозанятому дизайнеру 100 000 рублей за десять баннеров. При проверке оказалось, что чек аннулирован. Получается, 100 000 рублей компания заплатила не самозанятому, а физлицу без статуса. С этой суммы придется заплатить 13% НДФЛ и страховые взносы.
Что делать, если самозанятый аннулировал чек
Плательщик НПД вправе аннулировать чек в приложении «Мой налог». Если в чеке есть ошибка, он удалит неверный документ и сформирует новый. Если исполнитель по каким-то причинам вернул деньги компании, чек также нужно аннулировать.
В этих случаях ничего делать не нужно. Вы либо получите корректный чек и учтете его в расходах, либо чек вам просто не понадобится. Однако есть и незаконные схемы. Аннулирование чека снижает налогооблагаемую базу самозанятого. Он передает чек компании, затем аннулирует документ — и ему начисляют меньшую сумму налога.
Если самозанятый аннулировал чек, но не вернул деньги, компания вправе принять расходы на самозанятого к учету при условии, что у нее есть чек (письмо ФНС от 28.10.2021 года № ПА-4−20/15 213@). Обращайтесь в налоговую службу с документами, подтверждающими оказание услуг и факт оплаты. Налоговый орган инициирует проверку плательщика НПД.
Читайте также:
Что делать, если самозанятый аннулировал чек
Самозанятый решил сэкономить на налогах и аннулировал чек: как компании избежать проблем с ФНС
Как не проверять чеки и быть уверенным, что с документами все в порядке
Платформа Консоль. Про автоматизирует работу с чеками и автоматически прикрепляет их к закрывающим документам. Формировать чеки можно одновременно для десятков (и даже сотен!) исполнителей. Достаточно заполнить такую табличку:
На основании этой информации акты формируются автоматически. Затем в чеки из ФНС подгружается информация из актов, они отображаются у компании и самозанятого исполнителя — никаких ошибок или дополнительных проверок.
Попробуйте сами в бесплатной демоверсии.
Популярное по теме за месяц
Особенности работы самозанятым в 2024 году: плюсы и минусы
Как оформить самозанятого в 1С: Бухгалтерия 8.3: подробная инструкция
Считается ли самозанятость трудоустройством
