В программе «1С» удобно взаимодействовать с самозанятыми: можно проводить выплаты исполнителям, оформлять закрывающие документы и отправлять платежные поручения в банк. Но бухгалтеру важно всё сделать правильно: не забыть заполнить всю информацию и отразить услуги самозанятого в учете.

В «1С» самозанятых можно вносить индивидуально, если вы сотрудничаете с одним плательщиком налога на профессиональный доход (НПД) или с небольшим количеством исполнителей. Эта возможность есть в любой версии программы. Или можно оформить исполнителей с помощью реестра, тогда документы оформляются сразу на всех выбранных самозанятых автоматически. Это можно сделать в версии программы 3.0.100 и выше.

Расскажем, как завести в «1С» самозанятого контрагента и индивидуально, и с помощью реестра.

Прежде чем перейти к нюансам бухгалтерского и налогового учета, разберемся с документами, которые должны сопровождать каждую сделку с самозанятым исполнителем.

Договор. Перед началом сотрудничества с плательщиком НПД нужно заключить в письменной форме договор гражданско-правового характера (далее — договор ГПХ). Это может быть договор подряда, оказания услуг, перевозки, хранения, аренды или авторского заказа. Если условия договора меняются, подписывается дополнительное соглашение к этому договору.

Акт об оказанных услугах. Стороны составляют и подписывают акт после исполнения заказа или по каждому этапу, если договором определена поэтапная сдача результатов. Акт важен для налогового учета, поскольку подтверждает, что на конкретную дату услуга оказана и оплачена. И хотя по закону акт не является обязательным документом, на практике, если вы сотрудничаете с самозанятыми, оформлять его нужно — это доказывает гражданско-правовой характер отношений и минимизирует риск переквалификации их в трудовые.

Чек самозанятого. Плательщик НПД формирует его в приложении «Мой налог» после получения денег. Без чека заказчик не сможет включить в подтвержденные и обоснованные расходы сумму вознаграждения, которую заплатил самозанятому. Исполнитель формирует чек либо в момент расчета, если организация заплатила наличными, либо не позднее 9 числа следующего месяца при оплате по безналу.

Теперь подробнее об учете самозанятых в бухгалтерском и налоговом учете.

В налоговом учете расходы на оплату самозанятым можно отражать как прямые (связанные с процессом производства), так и косвенные (не относящиеся к производственным и внереализационным расходам).

Отразить расходы можно только после получения чека. Например, если заказ фактически исполнен в марте (I квартал), но самозанятый сформировал и отправил чек в апреле (II квартал), учесть расходы в I квартале нельзя, поскольку чека у заказчика еще не было. Их нужно отразить в налоговом учете во II квартале.

В бухгалтерском учете расходы на услуги самозанятого можно учитывать так:

Чаще всего такие расходы учитывают на счете 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Хотя учет можно осуществлять также на специальном счете 76.16 «Расчеты с самозанятыми». В «1С» это реализовано, начиная с версии 3.0.100.16. Однако этот счет используют в том случае, если расчет с плательщиками НПД производится по реестрам.

Вот бухгалтерские проводки по типичным операциям с плательщиками НПД:

Чтобы оформить самозанятого в «1С» индивидуально, понадобятся следующие действия:

1. Внести самозанятого в «1С».
2. Создать договор с самозанятым.
3. Отразить в учете услугу.
4. Провести оплату самозанятому.
5. Загрузить закрывающие документы.

Сначала самозанятого нужно внести в «1С» как контрагента компании. Для этого на начальной странице в меню нужно перейти в «Справочники» → раздел «Покупки и продажи» → «Контрагенты».

В этот раздел вносим исполнителя-самозанятого так:

Следующий шаг — добавить данные о счете. Если по этому исполнителю в «1С» еще нет данных, то нужно перейти на вкладку «Банковские счета» и создать новый счет.

Дальше с контрагентом нужно оформить договор. Для этого из раздела «Банковские счета» нужно перейти на вкладку «Договоры» и нажать «Создать».

В окне для создания договора нужно:

После того как самозанятый выполнил работу или оказал услугу, это тоже нужно отразить в «1С». Для этого есть отдельный документ «Акт поступления услуг». Чтобы его создать, нужно вернуться на Начальную страницу → раздел «Покупки» → «Поступления (акты, накладные, УПД)».

Чтобы правильно заполнить этот раздел, нужно внести следующую информацию:

Самозанятым можно оплачивать двумя способами: на счет в банке, с помощью платежного поручения, и наличными, оформив расходный кассовый ордер. И платежное поручение, и расходный кассовый ордер можно оформить в «1С».

Вариант 1: безналичная оплата

Как оформить платежное поручение, если нет «1С»

Безналичные расчеты с самозанятыми проводятся с помощью платежного поручения. Чтобы его сформировать, нужно перейти на Начальную страницу и выбрать раздел «Банк и касса» → «Банк» → «Платежные поручения».

В платежном поручении в поле «Вид операции» выберите «Оплата поставщику». Дальше вводите получателя — сразу же заполнится информация о счете, договоре, и появится назначение платежа. Останется заполнить поле «Состояние платежного поручения». После того как внесете всю нужную информацию, поменяйте «Состояние» на «Подготовлено».

Чтобы отправить платежное поручение в банк, нажмите «Провести и закрыть», а затем вернитесь на вкладку «Платежные поручения» и нажмите «Отправить в банк».

Еще один важный документ при безналичной оплате — выписка о списании с расчетного счета компании, она подтверждает факт списания денег со счета и перечисления исполнителю. Чтобы его сформировать, нужно снова перейти на Начальную страницу и выбрать раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки» → «Загрузить».

После получения платежки и перевода денег исполнителю банк отправит вам выписку. Ее можно найти в личном кабинете банка или в приложении. Скачайте ее и загрузите в «1С» — все данные из выписки и платежного поручения загрузятся автоматически. Проверьте данные и нажмите «Провести и закрыть».

Вариант 2: оплата наличными

Самозанятому можно выдать оплату наличными из кассы компании. Это тоже нужно подтвердить документально — сформировать в «1С» расходно-кассовый ордер. Вот как это сделать:

Перед оплатой проверьте, актуален ли статус самозанятости у контрагента. Если статус утерян, компании придется проводить платеж физическому лицу и платить за него НДФЛ и страховые взносы — 43 % в сумме. Если этого не сделать, налоговая выпишет штраф от 20 до 40 % от того, что вы должны были выплатить.

После получения оплаты — в наличной или безналичной форме — самозанятый должен выбить чек в приложении «Мой налог» и обязательно отправить его вам, так как учесть расходы на выплату вознаграждения исполнителю можно только по чеку.

Вместе с чеком можно попросить исполнителя подписать акт о выполненных работах или об оказанных услугах. И чек, и акт можно загрузить в «1С», чтобы точно можно было спокойно списывать расходы.

Читайте больше об обязательных и необязательных закрывающих документах от самозанятого для юрлица.

Если исполнителей-самозанятых много, то проводить выплаты каждому в «1С» долго и сложно. Вместо этого можно воспользоваться реестром выплат — реестр формируется через «1С» и вместе с платежными поручениями отправляется в банк, банк переводит деньги всем исполнителям сразу и отправляет вам сформированные чеки.

Посмотрим, как правильно оформить выплаты по реестру.

Сначала в «1С» нужно добавить возможность выплат по реестру. Для этого на начальной странице в меню нужно перейти в «Администрирование» → раздел «Настройки программы» → «Функциональность» → «Расчеты». В поле «Выплаты самозанятым» поставьте галочку — теперь доступен полный интерфейс программы.

Повторяем все те же действия, что и при оформлении одного самозанятого: переходим в «Справочники» → раздел «Покупки и продажи» → «Контрагенты». Вносим всю информацию о самозанятом: ФИО, номер и серия паспорта, информация о счете.

Внесите всех остальных самозанятых в эту группу. Список контрагентов будет выглядеть так.

Чтобы сразу включить этого исполнителя в реестр, в поле «В группе» нужно создать отдельную группу контрагентов, можно назвать ее просто «Самозанятые» или объединить исполнителей по функциям. Например, в компании много исполнителей-курьеров, у них одинаковые функции и им удобно проводить выплаты вместе — в поле «Наименование в программе» укажем «Самозанятые-курьеры».

Следующий шаг — отразить услуги самозанятых в учете. Переходим на Начальную страницу → раздел «Покупки» → «Выплаты самозанятым» → «Создать».

Начинаем формировать реестр для выплат:

После того как банк проведет платежи всем самозанятым из реестра, в личном кабинете банка или в приложении появится банковская выписка. Еще один важный документ при безналичной оплате — выписка о списании с расчетного счета компании, она подтверждает факт списания денег со счета и перечисления исполнителю.

Чтобы его сформировать, нужно снова перейти на Начальную страницу и выбрать раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки» → «Загрузить». Все данные из выписки загрузятся автоматически, останется только проверить все данные. Также появится кнопка «Загрузить из файла», туда можно загрузить чеки самозанятых.

Если банк или сервис выплат формирует чеки за самозанятых, то вы можете скачать все чеки из личного кабинета и загрузить в «1С». Для этого нужно нажать «Загрузить чеки из файла», если есть комплект документов из банка. Если собираете чеки сами, то в таблице в колонке «Чеки самозанятого» нажмите «Загрузить» и добавьте чек.

Если исполнителей очень много, то оформлять их долго и сложно, даже с помощью реестра. Чтобы сэкономить время и избежать ошибок, можно воспользоваться специальным модулем Консоль. Про — интеграцией с «1С Бухгалтерия». Тогда все данные будут подтягиваться из базы данных Консоль. Про автоматически, а вам не придется ничего настраивать.

Что можно делать с помощью модуля: