В статье расскажем, в каких случаях составлять акт полезно, а в каких — просто необходимо. Рассмотрим содержание акта выполненных работ и распишем, что в него должно входить.
Оглавление
Нужен ли акт об оказании услуг
Акт нужен, чтобы подтвердить, что исполнитель оказал услугу, а заказчик принял ее и не имеет претензий. Если, принимая результат, заказчик обнаружит какие-то недочеты в оказанных услугах, он сможет отразить это в акте.
Также акт об оказании услуг является первичным документом. Основной документ, подтверждающий расходы, — чек, но он указывает только на факт оплаты услуг самозанятого. Для подстраховки мы рекомендуем также составить акт об оказании услуг: он подтвердит налоговой, что компания может выплатить исполнителю вознаграждение, так как он оказал их в полном объеме.
Акт полезен и для исполнителя. Подписанный акт свидетельствует о том, что у заказчика нет никаких замечаний к результату оказанной услуги. Это поможет самозанятому защитить свои права, если в будущем заказчик по каким-то причинам будет с ним судиться из-за результатов его работы. Кроме этого, наличие актов помогает формировать налоговую отчетность. Что собой представляет налоговая отчетность и как ее составлять подробно рассказано на сайте ФНС.
Случаи, когда акт обязателен
Закон не обязывает заказчика составлять акт об оказании услуг. Тем не менее есть две ситуации, когда акт необходим: выплата аванса и покупка рекламы у самозанятого.
Выплата аванса. ФНС указывает: чтобы принять к вычету расходы по сделкам, где предусмотрена предоплата, необходим акт об оказании услуг. Он подтверждает факт исполнения услуг, а также отражает период или дату их оказания.
Покупка рекламы. Из-за новых требований о маркировке рекламы о любом рекламном материале, который заказывает компания, нужно присылать отчет оператору рекламных данных (ОРД). В отчете нужно указать, что услуга по рекламе была оказана, отразить затраты на рекламу и статистику просмотров рекламного материала. Эти данные подтверждаются актом об оказании услуг и данными от площадок, где показывалась реклама.
Юридические аспекты и риски при оформлении акта
Два основных риска для заказчика связаны с отсутствием акта выполненных работ или оказанных услуг самозанятым:
Легко спутать с трудовыми отношениями. Для трудовых отношений наличие акта выполненных работ не характерно. Наличие такого акта подтвердит, что между заказчиком и исполнителем исключительно гражданско-правовые отношения. Они носят разовый или нерегулярный характер, результатом выполненных работ становится акт, который обе стороны подписывают, чтобы подтвердить их выполнение.
ФНС может не зачесть эти расходы по налогу на прибыль. Особенно это важно для заказчиков на УСН, которые выбрали объект налогообложения «Доходы минус расходы».
Мы уже выяснили, что факт оказания услуги можно подтвердить не только актом, но и другими документами. К примеру, договором (письмо Минфина от 13.11.2009 № 03-03-06/1/750). Но сторонам безопаснее составить акт, чтобы зафиксировать, что услуги оказаны в полном объеме и обосновать расходы (п. 1 ст. 252 НК). Форма первичного документа не утверждена. Акт можно составить в произвольной форме с обязательными реквизитами первичного документа. Но даже такие нестрогие правила оформления могут привести к ошибкам.
Какие ошибки могут быть в акте выполненных работ?
Нет подробного описания оказанных услуг и их объема
Подробное описание самих услуг и их объема помогает обеим сторонам доказать, что такие отношения не носят трудового характера. Это поможет избежать споров и разбирательств в суде, а если до этого дошло, то это лишнее доказательство, которое будет принято судьей во внимание.
Пример описания:
Подрядчик выполнил, а Заказчик принял работы по ремонту квартиры, расположенной по адресу: г. Неизвестный, ул. Новая, д. 3 кв. 53, этаж 2, общей площадью 36 кв. м., планировка «евродвушка».
Работы по ремонту включают в себя:
покраску стен в спальне (7 кв. м.) и кухне-гостинной (15 кв. м);
укладку ламината в двух комнатах (22 кв. м.);
установку двери.
Не указан порядок расчета вознаграждения
Размер должен соответствовать количеству оказанных услуг. Время выполнение работ указывать не следует — это сомнительный показатель и больше характерен для трудовых отношений.
Пример описания:
Оказано услуг на сумму 180 000 (сто восемьдесят тысяч) руб. 00 копеек.
Заказчик выплатил аванс в сумме 80 000 (восемьдесят тысяч) руб.
Заказчик обязан уплатить оставшуюся сумму по Договору в размере 100 000 (Сто тысяч) руб. в течение 3 (трех) рабочих дней с момента подписания настоящего акта.
Нет упоминания о предоплате, которая выплачена исполнителю
Обратите внимание на предыдущий пример, там есть строка об уплате аванса. Если заказчик решил перечислить часть оплаты самозанятому заранее, это обязательно нужно прописать в договоре и в акте.
Есть признаки трудовых отношений
В акт нельзя включать термины и условия, которые используют в трудовых договорах. Например, вместо термина «зарплата» необходимо указать «вознаграждение», вместо «работодатель и работник» — «заказчик и исполнитель».
Чтобы избежать грубых ошибок в акте, можно проверить его с помощью сервиса Трудоголик.
Что обязательно должно быть в акте об оказании услуг
К форме и содержанию акта об оказании услуг нет каких-то четких требований в Гражданском кодексе. Но поскольку этот акт используется как первичный документ, он должен содержать обязательные реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете». К ним относятся:
наименование документа;
дата составления документа;
наименование организации, составившей документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
должность, ФИО лиц, участвующих в составлении акта об оказании услуг, и документ, на основании которого они действуют;
подписи сторон и иные реквизиты, необходимые для их идентификации.
Строго следовать порядку расположения реквизитов необязательно. За основу можно взять шаблон, который подготовили специалисты Консоль.Про.
Шаблон акта
Ниже мы разберем содержание акта об оказании услуг, опишем, какие еще положения можно в него добавить, если это понадобится.
Как составить акт об оказании услуг
Шапка документа. В начала акта указывают название документа и на основании какого договора составляется акт. Если вы не ведете нумерацию документов, номер акта и договора можно не писать.
Пример оформления шапки акта
Акт выполненных работ
по Договору подряда № 007 от «30» апреля 2025 года
г. Неизвестный
«30» апреля 2025 года
Иванов Иван Иванович, 08.03.1992 года рождения, паспорт серия 0000 № 111111, выдан отделением УФМС России по гор. Неизвестному, дата выдачи 07.03.2012 года, код подразделения 000-005, зарегистрированный в качестве налогоплательщика налога на профессиональный доход (самозанятого) от 22.01.2025 года, именуемый в дальнейшем «Подрядчик», с одной стороны и Петрова Полина Сергеевна, 10.12.2000 года рождения, паспорт серия 0001 № 222222, выдан отделением УФМС России по гор. Неизвестному, дата выдачи 02.12.2020 года, код подразделения 000-005, именуемое в дальнейшем «Заказчик», с другой стороны составили настоящий акт к Договору подряда № 007 от «30» апреля 2025 года о нижеследующем:
В акте также нужно указать место и время составления документа. Старайтесь следить за тем, чтобы дата составления акта совпадала с фактическим периодом оказания услуги. Если в документе указано, что исполнитель оказывал услуги в апреле, то и акт должен датироваться этим месяцем. Дело в том, что принять к вычету расходы нужно в месяце их фактического совершения. На это в своих письмах указывает ФНС и Минфин РФ.
В информации о заказчике-ИП достаточно указать его наименование. Если это заказчик — юрлицо, то необходимо указать:
наименование юрлица;
должность лица, представляющего компанию;
реквизиты документа, подтверждающие полномочия этого лица на заключение таких актов.
Основная часть. Сначала нужно указать документ, в котором вы закрепили задание для исполнителя. А потом период, в котором он выполнял задание. После этого можно перейти к описанию оказанных услуг.
Описание услуги и ее стоимость должны соответствовать тому, что написано в договоре и задании. Если по договору исполнитель должен укомплектовать 5 000 коробок, в акте об оказании услуг нужно написать также. Более того, желательно указывать объем оказанных услуг в реальных цифрах. Например, если сотрудничаете с копирайтером, можно указать, сколько текстов он написал.
Если у вас в договоре прописаны повышающий коэффициент или дополнительное вознаграждение для исполнителей, это тоже нужно указать в акте. О том, как прописать вознаграждения в договоре с самозанятым, рассказали в нашей статье.
Обязательно нужно прописать, что заказчик принял оказанные услуги без замечаний. Так исполнитель будет уверен, что заказчик доволен результатом оказанной услуги и никакие доработки или исправления не требуются.
Если при приемке результата заказчик обнаружил какие-то недостатки, это можно отразить прямо в акте и попросить исполнителя их исправить. Если исполнитель откажется, можно обратиться в суд. Но помните, согласно ст. 720 ГК РФ, ссылаться можно только на те недостатки, которые были зафиксированы в акте или других документах.
При желании можно добавить дополнительные положения. Например, указать, что исполнитель передает заказчику свои исключительные права на объект интеллектуальной собственности.
Конец документа. В конце находятся реквизиты и подписи сторон. Нужно указать ту информацию, которая поможет идентифицировать заказчика и исполнителя. Это могут быть номера банковских счетов, ИНН, ОГРН, наименование организации, ФИО лица и другие реквизиты. Под реквизитами ставиться дата и подпись.
Ответы на частые вопросы
Чек — обязательный атрибут при взаимодействии с самозанятыми. Акт дополняет информацию из чека. Это первичные документы, которые упрощают взаимодействие заказчика и исполнителя. Рассмотрим основные вопросы об актах и чеках, которые часто возникают у самих самозанятых и заказчиков их услуг.
Вопрос: Если акт подписали, но деньги еще не получены, с этих доходов уже надо платить налог?
Нет, не нужно. Момент получения денег — это день, когда самозанятому они пришли на счет, а не когда подписали акт. Если налогоплательщик НПД выполнил свою работу и клиент принял ее по акту, но деньги задержал, или в договоре с самозанятым есть условие об отсрочке — налог платить не надо, пока средства фактически не будут получены (Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ).
Вопрос: Можно ли принимать к учету затраты по актам в конце месяца, а не на основании чеков?
Необходимо получить чек. Без чека учесть в налоговую базу суммы, которые налогоплательщик получил от заказчика, нельзя. Акт можно сформировать, он наглядно покажет период или дату оказания услуги. Но наличие чека акт не заменит, а только дополнит. Об этом говорят части 8 — 10 ст. 15 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ.
Вопрос: В какой момент чек самозанятого передается заказчику?
Самозанятый должен отразить свои доходы и передать чеки сразу в момент расчета. При других формах расчета чек формируется и передается не позднее 9-го числа месяца, следующего за тем, в котором произведена оплата (ч. 3 ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). Если самозанятый работает через посредника по договору комиссии, поручения или агентскому договору, и кто-то продает товары услуги в его интересах, в этом случае чек формирует не налогоплательщик налога на профессиональный доход, а посредник, при условии, что по закону у посредника есть обязанность применять ККТ. Используйте приложение «Мой налог», в нем удобно формировать и направлять всю документацию. Акт выполненных работ можно прикрепить там же.
Вопрос: Если самозанятый вернул деньги и аннулировал чек, что должен сделать заказчик?
Если вернуть сумму вознаграждения заказчику, можно аннулировать чек. Когда чек аннулирован, заказчик вносит изменения в суммы расходов, которые входят в налоговую базу. Порядок корректировки зависит от применяемого заказчиком налогового режима.
Как облегчить составление актов об оказании услуг
Платформа Консоль.Про помогает компаниям автоматизировать сотрудничество с самозваными и другими исполнителями. Специалисты Консоль.Про помогут проанализировать договоры и иные документы компании и подготовят рекомендации по совершенствованию сотрудничества с исполнителями.
Платформа позволит формировать договоры и акты автоматически, а подписать их можно будет из любой точки страны с помощью простой электронной подписи (ПЭП).
Передав документооборот Консоль.Про, вам больше не придется проверять каждый документ. Особенно это актуально, если компания сотрудничает с большим числом самозанятых.
Популярное по теме за месяц
Пять способов избежать вызова в комиссию по нелегальной занятости
Товарные знаки: виды, особенности, способы регистрации
«Высотник Рентал»: автоматизировали ЭДО с самозанятыми через Консоль
