Компания должна заботиться о документальном подтверждении любой сделки. Сотрудничество с самозанятым — не исключение. Разберемся, какие закрывающие документы предоставляет самозанятый.
Оглавление
Обязательные и необязательные закрывающие документы от самозанятого для юрлица
Закрывающими называют документы, которые оформляют после того, как договор или какой-то его этап исполнен.
Обычно взаимодействие с самозанятым строится так: после оказания услуги и при отсутствии претензий друг к другу стороны подписывают акт; исполнитель выставляет счет; заказчик его оплачивает и получает от исполнителя чек. Все эти документы закрывают сделку. Рассмотрим каждый из них.
Чек
В законе 422-ФЗ закреплено, что плательщик НПД обязан передать заказчику чек (п. 1 ст. 14). Самозанятый формирует его после получения денег от клиента. Даже если юрлицо платит исполнителю в безналичном порядке, самозанятый должен выдать чек.
Заказчику важно его получить, ведь чек самозанятого — закрывающий документ, который подтверждает расходы в налоговой. Если он есть, компания сможет уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль либо по налогу на спецрежиме на сумму вознаграждения, которую выплатила самозанятому. Если самозанятый не выдал чек, включить такие затраты в подтвержденные и обоснованные расходы не выйдет.
Чек самозанятого — это не то же самое, что кассовый чек, хотя они и похожи. Самозанятый, в отличие от ИП или ООО, не применяет кассовый аппарат. Вместо него он использует приложение ФНС «Мой налог».
Как самозанятый предоставляет чек
Предоставлять чеки самозанятый может разными способами:
распечатать и передать в руки заказчику;
переслать в электронном виде на email, по СМС, в соцсетях или мессенджере;
предоставить клиенту QR-код чека.
Все эти варианты равнозначны. Электронный чек распечатывать не нужно — он может храниться на компьютере или в облаке.
Когда нужно передать чек
Сформировать и передать заказчику чек самозанятый должен в утвержденные сроки. Они разнятся в зависимости от способа оплаты.
Если исполнитель получил наличные или перевод произведен с использованием электронных средств платежа, то он должен сделать и передать чек сразу после проведения платежа.
Если расчет безналичный, чек может быть передан заказчику не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчета. Например, если деньги за услуги были перечислены банковским переводом в марте, заказчик должен получить чек не позднее 9 апреля.
Что должно быть в чеке
В чеке от самозанятого содержится такая информация:
наименование документа и его уникальный идентификационный номер;
день и время расчета;
ФИО самозанятого и его ИНН;
указание налогового режима — НПД;
перечень услуг, которые оказал самозанятый;
полученная самозанятым сумма;
ИНН заказчика-юрлица;
QR-код, в котором зашифрованы все данные.
Совет
Наименование услуги в чеке должно быть конкретизировано и отражать конечный результат деятельности самозанятого. Иначе услугу могут расценить как фактическую трудовую функцию. Хороший пример: «Написание трех статей объемом до 10 000 знаков для сайта». Плохой пример: «Услуги копирайтера».
Бывает, что самозанятый аннулирует выданный чек. Если при этом деньги он не вернул, компания все равно сможет принять расходы к учету (письмо ФНС от 28 октября 2021 г. №ПА-4-20/15213@). Главное, чтобы этот чек был у заказчика, а также чтобы заказчик мог предоставить иные документы, подтверждающие оплату.
Акт выполненных работ или оказания услуг
Акт об оказании услуг или выполнении работ — хорошо знакомый компаниям закрывающий документ в сделках с другими юридическими лицами или ИП. Давайте выясним, должен ли самозанятый предоставлять акт выполненных работ.
Нужен ли акт выполненных работ от самозанятого
Ответ однозначный — да. Акт нужен для подтверждения факта оказания услуг и приемки результатов. Если заказчик видит недостатки, он заявляет об этом исполнителю. Стороны фиксируют их в акте. В дальнейшем заказчик сможет ссылаться на этот документ, требуя от самозанятого устранить недостатки. Если приемка проходит на словах, и акт не составлен, требовать исправлять недочеты от исполнителя будет сложнее.
Еще одна причина оформлять акт — признание расходов. Они должны быть подтверждены документами, иначе ФНС не будет считать их обоснованными. Главный документ для признания расходов — чек. Но он говорит лишь о получении самозанятым денег. А вот тот факт, что он оказал услуги в полном объеме, подтверждается актом. Раз условия договора самозанятым выполнены, заказчик имеет все основания ему заплатить.
Акт выполненных работ или оказанных услуг не должен быть однострочным — подробно описывайте в нем виды услуг и их содержание. Акты, которые четко конкретизируют услугу, делают правоотношения прозрачными и для сторон, и для ФНС. Такой акт подтверждает гражданско-правовой характер отношений, что минимизирует риск переквалификации их в трудовые.
Если сторонами предусмотрена поэтапная сдача результатов, акт можно составлять по каждому этапу. Условия, когда стороны составляют акт, прописываются в договоре. Например, в договоре предусмотрена предоплата самозанятому и поэтапное оказание услуг, а также подписание акта по каждому этапу. Стороны могут согласовать, что остаток вознаграждения выплачивается после подписания акта по второму этапу.
Вполне может быть и так, что в договоре предусмотрена предоплата, но акт подписывается только после сдачи всех результатов.
Совет
Акт обязателен, если заказчик сделал предоплату самозанятому. В этом случае дата чека будет раньше даты акта. Включить предоплату в расходы нужно в том периоде, когда услуги были оказаны согласно акту. То есть учет расходов делают по дате акта при наличии чека.
Что должно быть в акте
В акте должны содержаться реквизиты первичного документа, предусмотренные законом о бухучете № 402-ФЗ (п. 2 ст. 9).
Название и дата составления. Например, акт выполненных работ или акт об оказании услуг.
ФИО самозанятого и наименование второй стороны.
Перечень и описание услуг, которые были исполнены.
Стоимость цифрами и прописью.
Должности или статусы подписывающих лиц.
Подписи сторон с указанием фамилий и инициалов.
Счет на оплату
Счет — вспомогательный документ при взаимодействии между бизнес-партнерами. Если он выставлен, бухгалтерии заказчика проще сделать оплату.
В договоре может быть прописано условие, что счет выставлять необходимо. Например, оплата услуг исполнителя осуществляется после подписания акта на основании выставленного исполнителем счета в течение пяти дней после его получения заказчиком. В таком случае самозанятый должен сформировать счет, чтобы получить вознаграждение.
Но если условиями договора счет не предусмотрен, самозанятый может его не выставлять. Для подтверждения расходов компании он не нужен.
Ответственность юрлица за отсутствие закрывающих документов
Если по сделке с самозанятым нет закрывающих документов, прежде всего чека, заказчика ждут неприятности. Особенно это касается тех, кто учитывает затраты при расчете налога — организаций и предпринимателей на УСН «Доходы минус расходы», ОСН и ЕСХН.
Рассмотрим возможные последствия для компании при отсутствии закрывающих документов.
Без документов ФНС откажет в признании расходов
Учесть сумму, которую вы выплатили самозанятому, при расчете налоговой базы не получится. В итоге размер налога на прибыль будет больше.
ФНС может оштрафовать заказчика
Если сумма вознаграждения включена в расходы без подтверждающих документов, это может быть расценено как занижение налоговой базы. В итоге налог будет уплачен не полностью. А за это назначается штраф по ст. 122 НК в размере минимум 20% от налоговой недоимки.
Можно получить штраф за грубое нарушение правил бухучета
Отсутствие обязательных первичных документов — нарушение. За него может быть наложен штраф по ст. 120 НК. Первоначально он составит 10 000 ₽, но если нарушение повторится, вырастет до 30 000 ₽. Если нарушение привело к занижению базы и налога, штраф составит 20% от суммы недоплаты, но не менее 40 000 ₽.
Сотрудничество с Консоль.Про
Компании важно закрыть каждую сделку с самозанятым: получить от него чек, составить и подписать акт выполненных работ или оказанных услуг. Тогда риск претензий со стороны ФНС минимален, а сотрудничество с самозанятым принесет взаимную выгоду.
Самый простой способ автоматизировать сбор закрывающих документов — передать ведение документооборота с самозанятыми Консоль.Про. Платформа берет на себя весь цикл сотрудничества с исполнителями: регистрирует физлицо в качестве самозанятого, проверяет актуальность статуса, формирует и подписывает акты о выполненных работах или об оказанных услугах, автоматически выбивает чеки, фиксирует доход плательщика НПД в ФНС и оплачивает налог.
Если исполнителей немного, компания может сформировать акт в Консоль.Про вручную, введя данные в предложенную форму. При работе с большим количеством самозанятых эффективнее автоматизировать процесс. В этом случае в систему загружается файл-реестр со сведениями об исполнителях: платформа все проверит и сформирует акты.
Вы можете использовать наши шаблоны документов или предоставить нам свои — мы интегрируем их на платформу, и вам не понадобится перестраивать документооборот. Исполнители подписывают акты электронной подписью, которая создается в Консоль.Про.
Автоматическое формирование чеков платформой минимизирует риск ошибок, которые может допустить самозанятый при самостоятельной подготовке документа. За считанные минуты Консоль.Про выбивает чеки для десятков самозанятых. Для этого также нужно загрузить реестр исполнителей в систему.
Передав документооборот Консоль.Про, вам больше не придется проверять каждый документ. Особенно это актуально, если компания сотрудничает с большим числом самозанятых.
Оставьте заявку, и мы расскажем, как Консоль.Про может вам помочь
Популярное по теме за месяц
Пенсия для самозанятых: стоит ли платить взносы в СФР
Договор на бухгалтерские услуги с самозанятыми
Договор подряда с самозанятым: что важно учесть
