Все документы по исполнителям компания оформляла вручную. Приходилось каждый раз создавать шаблоны договоров и актов, самостоятельно вносить персональные данные. Но самое сложное — ждать от них подписанных документов и чеков.
Часто исполнители не понимали, зачем документы нужны. Компания могла их получить только после долгих переговоров. Рассказали, как Консоль.Про помогла автоматизировать документооборот и тем самым повысить лояльность внештатников.
О клиенте
Take and Wake — сеть кофеен и станций самообслуживания, 10 лет на рынке. Помимо развития кофейного бизнеса, компания занимается обучением будущих бариста и франчайзингом. В 2024 году бренд Take and Wake включает в себя более 40 кофеен и 2300 станций по всей стране.
Проблема. Ручной документооборот затягивал рабочие процессы и влиял на репутацию компании
В среднем в месяц компания сотрудничает более чем с 50 исполнителями в статусе ИП и самозанятых. Внештатники оказывают услуги в сфере финансовой деятельности, аналитики, маркетинга и дизайна.
До перехода на платформу вся отчетность по исполнителям велась вручную. Сотрудники компании старались быстро делать шаблоны договоров, актов и технических заданий, но исполнители не спешили их подписывать.
Некоторые внештатники объясняли нежелание тем, что им неудобно распечатывать, подписывать и отправлять документы в сканах. Другие слишком долго изучали содержание документа, просили внести правки. При этом всем исполнителям было важно быстро получить оплату за выполненную услугу.
Каждый раз компании приходилось долго убеждать исполнителей подписывать документы, объяснять, как это проще сделать и напоминать, что акты — это правда важно. Документы собирались, но рабочие процессы затягивались.
Чтобы начать с исполнителями сотрудничество, мы обязательно оформляем договоры. Все бы ничего, но прежде чем подписывать их, приходилось несколько дней отвечать на массу вопросов. Например, «А что это за пункт в договоре», «А можно ли изменить пункт». Вместо того чтобы скорее приступать к реализации наших идей, мы тратили уйму времени на операционные вопросы.
Та же самая проблема была в период оплаты услуг. Компания не могла провести исполнителю выплату, пока тот не подпишет акт. А чеки от самозанятых сотрудники могли так и не получить.
У нас была борьба с чеками. Мне иногда самой приходилось включаться в процесс. Созваниваться с исполнителем, выяснять, почему тот не отправил чек, просить как можно скорее прислать отчетный документ.
Долгий онбординг и выплаты влияли на лояльность исполнителей к компании. Чтобы избавить внештатников от бумажной волокиты и быстро настраивать все рабочие процессы, Take and Wake стали искать сервисы.
В 2023 году Take and Wake получили от Консоль.Про предложение оптимизировать весь документооборот и выплаты.
Решение. Делегировать весь документооборот и выплаты Консоль.Про
С помощью Консоль.Про компания смогла избавить как сотрудников, так и исполнителей от бесконечных переписок и сборов отчетной документации. Весь документооборот и выплаты взяла на себя платформа.
Что для этого сделали
Перевели все документы на платформу
У компании уже были подготовлены типовые формы договоров, актов и технических заданий на каждый вид исполнителя. Прежде чем загружать документы на платформу, юристы Консоль.Про проанализировали их на предмет юридических рисков.
Сейчас с новыми исполнителями документы подписываются за 5 минут. Для этого сотрудники направляют исполнителю ссылку-приглашение. Тот переходит по ссылке, регистрируется на платформе и подписывает документ онлайн. Подписанные документы хранятся на платформе и доступны в любой момент.
Ускорили выплаты
Теперь исполнители стали быстрее получать вознаграждение за услуги. Бухгалтерия проводит выплаты в один клик вместо нескольких дней. Для этого бухгалтер прямо на платформе формирует сразу несколько актов и рассылает их всем исполнителям. Как только внештатники подпишут акты, платформа переводит им вознаграждение.
Такой быстрый процесс оплаты помог компании повысить лояльность исполнителей. Им не нужно долго ждать сначала акт, а после выплаты. Достаточно подписать документ на платформе, и оплата поступает на счет.
Тут важно понимать, что когда исполнители получают вознаграждение вовремя, легко и быстро — это влияет на репутацию компании. На сегодняшний день с нами сотрудничают более 50 исполнителей в месяц, эта цифра периодически меняется.
Благодаря автоматической оплате услуг мы получаем положительные отзывы от исполнителей. Это помогает компании найти квалифицированных специалистов, которые готовы с нами сотрудничать. Потому что они знают, что в компании все работает как часы. Нет никакой бюрократии, оплата поступает вовремя и быстро.
Также сотрудникам больше не нужно днями вылавливать исполнителей и просить выслать чеки. Документ формируется на платформе автоматически после выплат.
Снизили риски сотрудничества
Для компании было важно не попасть под переквалификацию отношений с исполнителями и не получать штрафов и доначислений по налогам. Например, внештатник не уследил за лимитом дохода. Исполнитель мог не сообщить об этом компании, потому что сам об этом не знал. И у компании не всегда была возможность проверить этот момент.
Платформа защищает компанию. Консоль.Про автоматически проверяет лимит дохода и статусы у исполнителей до подписания договора и перед каждой оплатой. Компания видит все риски по исполнителям и может вовремя их минимизировать.
Результаты
5 минут | В один клик | 50+ исполнителей |
|---|---|---|
на онбординг исполнителей | оплачиваются услуги | сотрудничают с компанией |
Популярное по теме за месяц
Как бухгалтеру на аутсорсе получать от 70 000 ₽ за рекомендации
Передаточный акт и разделительный баланс: когда нужны и как оформить
Take and Wake: оптимизировали документооборот и повысили лояльность исполнителей
