В статье рассказали, как Консоль избавила Cleverbots от бесконечных проверок.
Cleverbots сотрудничает с разработчиками и дизайнерами по всей стране Раньше договоры и акты с исполнителями подписывали вручную и отправляли по почте. Самозанятые забывали прислать чеки, могли утратить налоговый статус и не уведомить компанию. Чтобы не получить штраф, приходилось перепроверять все документы внештатников при оформлении и перед каждой выплатой.
О клиенте
Cleverbots — IT-компания. Занимается разработкой диалоговых систем на базе искусственного интеллекта (ИИ) для бизнеса. За 7 лет компания реализовала более 70 проектов для крупных российских и международных компаний в сфере медицины, продажи, онлайн-образования.
Ключевые направления деятельности Cleverbots: чат-боты, интеллектуальный анализ данных, голосовые помощники, компьютерное зрение.
Проблема. Много времени на ручной документооборот, риск остаться без отчетных документов
Cleverbots собирает команду специалистов под каждый проект. В нее входят тестировщики, бизнес-аналитики, менеджеры, разработчики, специалисты по работе с ИИ. При необходимости в проектную команду привлекают внештатников: дизайнеров, фронтенд- и бэкенд-разработчиков в статусе самозанятых и ИП.
Исполнители оказывают свои услуги дистанционно. До подключения к Консоли менеджеры отправляли технические задания специалистам через мессенджеры. А финансовые координаторы занимались отчетной документацией: оформляли договоры и акты, отправляли их на подпись через почту или СДЭК.
Мы тратили много времени не только на пересылку документов, но и на их подготовку. Например, в каждом электронном скане договора мы специально указывали, что документ имеет юридическую силу.
Исполнители затягивали подписание документов: тратили несколько дней на изучение, распечатку, подпись и отправку. В присланных документах сотрудники часто находили ошибки. Например, внештатник мог подписать договор не до конца, или ошибиться в банковских реквизитах при заполнении акта.
В конце проекта по всем договорам бухгалтерия вручную оформляла платежки для банка, собирала чеки и акты, вносила данные в «1С». Параллельно сотрудникам нужно было следить за статусом специалистов. Были случаи, когда исполнители снимались с режима НПД и не уведомляли компанию.
Решение. Сотрудничать с исполнителями через Консоль
В начале 2023 года Cleverbots получили от Консоли предложение автоматизировать сотрудничество с исполнителями. Они ознакомились с условиями и решили попробовать.
Теперь все документы хранятся на платформе и сразу видно ситуацию по каждому исполнителю: что подписано, кто получил выплату. Чеки самозанятых формируются автоматически и больше не нужно об этом напоминать. А если самозанятый потерял статус, Консоль тут же предупредит компанию.
В 2023 году мы получили предложение от Консоли оптимизировать сотрудничество по внештатникам. В это время нам предлагали свои услуги еще несколько аналогичных платформ и банков, но мы выбрали Консоль. Подкупила клиентоориентированность сервиса.
У нас было несколько встреч с представителями платформы. На встречах нам подробно рассказали о функционале, ответили на вопросы. Мы сразу сошлись по условиям и начали работать. Работой Консоли довольны и рекомендуем ее своим партнерам.
Что для этого сделали
Создали сценарии оформления исполнителей
Сотрудникам Cleverbots больше не нужно тратить время и средства, чтобы оформить сотрудничество с фрилансерами. Специалисты Консоли настроили на платформе сценарии онбординга. Исполнителю достаточно пройти по пригласительной ссылке от компании, зарегистрироваться на платформе и там же подписать договор. Весь процесс занимает меньше 10 минут.
На платформе компания может увидеть, когда исполнитель приступил к оказанию услуг и все ли документы подписаны. Для этого в личном кабинете есть раздел «Договоры и документы».
Сначала не все наши исполнители обрадовались нововведению. Их беспокоило, что нужно регистрироваться на платформе и загружать свои персональные данные. Но буквально через пару месяцев все привыкли к платформе, поняли, что это удобно и и безопасно. Сейчас от исполнителей мы получаем только один вопрос: «А когда у нас в Консоли появятся новые задания?».
Решили проблему со сбором документов и чеков
Компании важно своевременно получать от самозанятых подписанные договоры, акты и чеки. При ручном документообороте документы часто терялись. С помощью платформы компания смогла решить эту проблему.
Юристы Консоли совместно с юристам Cleverbots скорректировали договоры для подрядчиков. Готовые безрисковые договоры для каждого типа исполнителей загрузили на платформу. Для дополнительной безопасности сотрудничества компания пользуется на платформе шаблонами актов и заданий.
Для подписания документов исполнителю нужно зайти в кабинет и ввести четырехзначный пин-код, который он сам придумал. Пин-код — это простая электронная подпись. Она имеет такую же юридическую силу, как собственноручная подпись.
После каждой выплаты чеки самозанятых автоматически попадают в личный кабинет компании.
Интегрировали модуль «1С»
Бухгалтеры больше не тратят время, чтобы вручную переносить данные об учете расчетов с самозанятыми в программу «1С». Специалисты Консоли сделали интеграцию программы «1С» с платформой. Теперь вся информация о контрагентах, актах и выплатах автоматически переносится из платформы в «1С».
Постоянно находились на связи
Команда технической поддержки Консоли работает круглосуточно и отвечает на запросы сотрудников Cleverbots. Например, иногда при оплате услуг фрилансеров компания сталкивается с превышением лимита на платформе. Техподдержка платформы оперативно отвечает на запрос компании и помогает увеличить лимиты.
Результаты
В один клик | 100% | Круглосуточно |
|---|---|---|
виден статус и готовность документов на платформе | документов получает бухгалтерия на платформе | техподдержка платформы отвечает на вопросы |
Популярное по теме за месяц
Новые индикаторы риска в работе с самозанятыми или Как не получить штраф от ФНС
Может ли программист быть самозанятым
Cleverbots: контролируют статус и получают документы исполнителей в один клик
